信息化背景下企業(yè)檔案管理改革研究

喬治

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的戰(zhàn)略國(guó)策使得企業(yè)更加重視企業(yè)檔案的信息化管理。本文結(jié)合我國(guó)當(dāng)前實(shí)際情況，分析信息化管理所帶來(lái)的影響，并提出幾點(diǎn)適應(yīng)當(dāng)前信息化的企業(yè)檔案管理方案。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案；管理；改革

進(jìn)入21世紀(jì)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有了進(jìn)一步的提高，同時(shí)現(xiàn)代企業(yè)制度逐漸得到完善。企業(yè)檔案能夠客觀展現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，在逐漸積累的過(guò)程中能夠更深層的得到升華，從而成為一個(gè)企業(yè)最鮮明、最有權(quán)威性的資源。目前，技術(shù)同管理的飛速發(fā)展及創(chuàng)新導(dǎo)致企業(yè)檔案工作逐漸向信息化靠攏，不在僅僅局限于純粹意義上的實(shí)體管理。因此企業(yè)需要對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用，最終達(dá)到提高企業(yè)管理結(jié)構(gòu)的目的。

1 企業(yè)檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

1、信息開(kāi)發(fā)觀念過(guò)于陳舊

企業(yè)檔案部門作為企業(yè)信息資源的管理中心，儲(chǔ)存著企業(yè)各種重要資源。企業(yè)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通，檔案信息開(kāi)發(fā)逐漸向多元化、智能化靠攏，這一部門將逐漸縮小。檔案管理部門如今面臨著生存威脅，企業(yè)也應(yīng)改變信息開(kāi)發(fā)觀念，形成面向新時(shí)代的新型信息管理系統(tǒng)。

2、企業(yè)的資源追趕不上信息化的步伐

在高科技的沖擊下，一部分企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，借助其完成收藏，檔案管理等相關(guān)工作。但是，由于企業(yè)資金有限，企業(yè)資源設(shè)備掉隊(duì)的現(xiàn)象逐漸明顯，電腦老化、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)落后等現(xiàn)象也越來(lái)越凸顯。檔案信息只能被工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的加工處理，以至于整體服務(wù)水平不能跟上時(shí)代的步伐。

3、檔案工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

信息化強(qiáng)調(diào)以人為本，所以，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)水平同信息服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。很多企業(yè)沒(méi)有一支完善的從事企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)的隊(duì)伍。工作人員的素質(zhì)參差不齊使得信息分析、網(wǎng)絡(luò)檢索、市場(chǎng)調(diào)研、信息咨詢等相關(guān)服務(wù)項(xiàng)目開(kāi)展的不是非常順利，影響了信息開(kāi)發(fā)的服務(wù)質(zhì)量。

2 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的必要性

1、檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求是創(chuàng)新

在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)下，一個(gè)企業(yè)要想生存并壯大自己肯定得依靠知識(shí)創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和科技創(chuàng)新，以知識(shí)為基礎(chǔ)，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性為依托，必然條件是檔案工作的不斷創(chuàng)新、不斷完善。檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制，主動(dòng)探索，轉(zhuǎn)換思維，在實(shí)踐上積極創(chuàng)新，發(fā)揮檔案知識(shí)寶庫(kù)的巨大力量。

2、檔案工作自身發(fā)展的需要是創(chuàng)新

檔案工作不僅僅只停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的管理模式，落后于企業(yè)發(fā)展步伐，檔案管理工作者也不能只滿足于無(wú)為無(wú)過(guò)和看門守?cái)偅瑒?chuàng)新就意味著發(fā)展，反之，就會(huì)被淘汰。某些企業(yè)的檔案工作發(fā)展不起來(lái)的原因，一方面是管理體制不健全，另一方面則是檔案工作在企業(yè)發(fā)展中沒(méi)有發(fā)揮出相應(yīng)的作用。檔案工作要發(fā)展，首先要從內(nèi)部開(kāi)發(fā)創(chuàng)新思維與觀念，主動(dòng)尋求創(chuàng)新的道路。創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，是體現(xiàn)新時(shí)期檔案工作在企業(yè)中價(jià)值的最好方式。檔案工作是企業(yè)工作的一部分，它只有在創(chuàng)新中才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

3 企業(yè)檔案管理信息化的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

1、企業(yè)檔案管理信息化的明顯特點(diǎn)

（1）信息的非人工識(shí)讀性；（2）系統(tǒng)依賴性；（3）信息與載體之間的可分離性；（4）信息的可變性；（5）信息存儲(chǔ)的高密度性；（6）多種信息媒體的集成性；（7）信息的可操作性。

2、企業(yè)檔案管理信息化相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

（1）檔案的保存手段更加進(jìn)步

傳統(tǒng)檔案的保存手段一般有：圖片、紙質(zhì)、錄音、錄像、照片等，因檔案保存的時(shí)間長(zhǎng)短不同、方法不同，可能造成文檔紙張火災(zāi)、受潮、蟲蝕、水浸等各類損壞情況。每年企業(yè)需要投入一定的保管經(jīng)費(fèi)，而且要因?yàn)闊o(wú)備份和每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。檔案需反復(fù)檢查，也可能存在原件遺失或損壞等，這些都給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)很多麻煩。企業(yè)檔案信息化借助網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等工具，把有關(guān)資料制作成電子文檔保存，在清晰度、保存、質(zhì)量空間、準(zhǔn)確性等問(wèn)題上都得到了解決。

（2）檔案檢索的準(zhǔn)確性、快速性、自助性提升

檔案管理信息化通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可即時(shí)查詢，更為方便。管理人員可以從分類查詢、模糊查詢、組合查詢中選取最優(yōu)的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業(yè)內(nèi)部的其他部門員工，如有工作需要，可根據(jù)檔案管理要求從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息檢索的自助方式，同時(shí)減少工作人員的工作。

（3）提升檔案管理部門的工作效率和業(yè)務(wù)能力

檔案管理員可以從原來(lái)的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再只是從事錄入、打字、保管這類的簡(jiǎn)單的勞動(dòng)，而是上升到檔案信息整合、收集、分析調(diào)整、編研、與企業(yè)發(fā)展同步甚至超前的信息研究等更進(jìn)一步的檔案管理階段。檔案信息化，是對(duì)檔案管理人員提出新的挑戰(zhàn)，使其自身技能在發(fā)展中不斷得到提高，工作內(nèi)容從枯燥到有新意，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從可替代到有技術(shù)性含量，檔案管理人員不僅對(duì)自身發(fā)展?jié)M意度提升，也使得工作效率不斷高效，同時(shí)也提高了企業(yè)的人才素質(zhì)。

4 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建

1、企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理的必要性

科技的發(fā)展把世界經(jīng)濟(jì)從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代推進(jìn)到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)正以信息化為先導(dǎo)在全球范圍內(nèi)迅速崛起。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理定將成為知識(shí)管理，所有的工作環(huán)節(jié)都將成為知識(shí)管理的必要程序。面對(duì)挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案工作只有主動(dòng)去了解知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

2、構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的目標(biāo)

使檔案知識(shí)信息、化資源化。這要求把檔案，無(wú)論是信息型、還是數(shù)據(jù)型、或者知識(shí)型檔案，都應(yīng)當(dāng)按照知識(shí)管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資源化、信息化，真正成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作的。將之前的信息型檔案資料看成知識(shí)型文檔，按知識(shí)資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類和共享；對(duì)以后的信息型文檔，設(shè)立網(wǎng)上專家委托處理流程系統(tǒng)，快速將信息型文檔轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔，按知識(shí)資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。

5 積極探索企業(yè)檔案管理工作的改革創(chuàng)新之路

面對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化、信息化深入發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度不斷完善，企業(yè)檔案管理工作者必須著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，從范圍內(nèi)容、思想觀念、體制機(jī)制、方法手段等方面改革，大膽創(chuàng)新，為企業(yè)改革發(fā)展更好地服務(wù)。

企業(yè)檔案不只是企業(yè)資產(chǎn)的原始憑證材料，同時(shí)也是全體員工和企業(yè)管理者創(chuàng)造的有價(jià)資產(chǎn)，它的有效利用除了會(huì)給企業(yè)帶來(lái)極大的社會(huì)效益外，同時(shí)還能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。這就要求，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，把企業(yè)檔案作為企業(yè)的一種重要的戰(zhàn)略資源，有價(jià)資產(chǎn)，充分發(fā)揮其在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中的重要作用；另一方面，企業(yè)檔案工作人員也要更新觀念，將檔案管理視為企業(yè)知識(shí)化管理的重要組成部分，著重改變以往“重藏輕用”的現(xiàn)象，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，增強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)的綜合開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理智能化服務(wù)技能和水平，以融入企業(yè)的核心生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案人員由檔案實(shí)體保管員向檔案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者轉(zhuǎn)變。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，一個(gè)企業(yè)檔案的信息化管理能夠更加迅速地進(jìn)行信息的獲取、處理、傳遞、利用是一個(gè)時(shí)代的象征，也是一個(gè)企業(yè)跟上時(shí)代進(jìn)步的象征。它貫穿于整個(gè)公司的改革進(jìn)程中，所有檔案工作人員應(yīng)當(dāng)把握機(jī)遇，借助信息化的進(jìn)程，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程。

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