建筑工程檔案管理工作的重要性

黃燁丹

摘 要：在建筑工程建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不容小覷。當(dāng)工程施工出現(xiàn)什么問題時(shí)，如果缺乏了幫助尋找問題原因的材料，那么相關(guān)問題的解決速度及質(zhì)量將會(huì)受到極為不利的影響。文章主要是對工程檔案管理的重要性及科學(xué)管理措施進(jìn)行了分析研究，以此幫助有效提升檔案管理質(zhì)量，確保整個(gè)工程建設(shè)的順利、高效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：建筑；檔案管理；重要性

工程檔案即指：將工程作為主要單位，在其施工、管理中所出現(xiàn)的大量資料，如圖紙、圖表、文字說明等。檔案能夠充分且真實(shí)的反映出整個(gè)工程建設(shè)活動(dòng)，為其科學(xué)管理、維護(hù)提供參考幫助。

1 建筑工程檔案管理的重要所在

1.1 建筑工程檔案管理的重要作用

現(xiàn)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展使得工程建設(shè)量大幅度增加，對于改善人居環(huán)境及生活質(zhì)量而言，其意義極為重大。在工程建設(shè)中，檔案管理是其中不容忽視的一項(xiàng)重要工作，對于整個(gè)工程的順利建設(shè)完工及優(yōu)化管理而言，意義非同一般。在工程建設(shè)中，會(huì)出現(xiàn)各類文件檔案，這些檔案資料記錄了整個(gè)工程建設(shè)中遭遇的各類問題及其施工的基本流程，對于工程完工后的維護(hù)管理而言能夠提供極大的參考幫助。加強(qiáng)對工程的檔案管理，能夠?yàn)橥暾９芄こ涛募Y料、對工程實(shí)行系統(tǒng)化研究提供助力。

1.2 建筑工程檔案管理的重要意義

第一，為工程建設(shè)積累豐富經(jīng)驗(yàn)。在城市工程建設(shè)中，工程檔案可謂其大量寶貴經(jīng)驗(yàn)的一個(gè)集錦。因此對于城市建設(shè)技能保存及后續(xù)工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)借鑒而言均具有極為重要的意義。

第二，城市管理及維護(hù)。建筑工程的檔案管理對于整個(gè)城市管理而言，是其中不可或缺的一個(gè)重要部分，對于城市建筑的科學(xué)管理及維護(hù)而言，均具有極為重要的意義。與此同時(shí)，在城市救災(zāi)、防災(zāi)及災(zāi)后重建工作中，工程檔案的完整保存也能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖紟椭?/p>

第三，建筑特點(diǎn)及物理特性記錄。工程檔案管理其實(shí)就是對建筑物自身的特點(diǎn)及物理特性的一個(gè)完整化記錄。此記錄對于游戲評(píng)估建筑物的使用壽命及安全使用期限而言，均具有極為重要的作用[1]。在評(píng)估工作中，可依照建筑工程檔案中所記錄的環(huán)境地基及物理參數(shù)值，來對整個(gè)建筑工程的安全性予以科學(xué)評(píng)定。以此幫助人們在一個(gè)安全使用期限中對建筑物進(jìn)行科學(xué)使用，避免出現(xiàn)安全事故。

2 建筑工程檔案管理的科學(xué)措施

2.1 真正進(jìn)入現(xiàn)場研究

建筑工程的檔案管理工作順利進(jìn)行能夠?yàn)槌鞘薪?jīng)濟(jì)發(fā)展提供助力，且可幫助進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的良好發(fā)展，將其多元化功能完全發(fā)揮出來。建筑檔案管理與國計(jì)民生之間存在著直接性的關(guān)聯(lián)。對于一個(gè)國家而言，建筑檔案資料能夠充分真實(shí)的反映出整個(gè)城市的發(fā)展。因此，在城市規(guī)劃及建設(shè)工作中，需注意將現(xiàn)有的建筑檔案信息作為參考幫助。

2.2 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，實(shí)行科學(xué)管理

現(xiàn)今的社會(huì)發(fā)展中，數(shù)字化、信息化趨勢越發(fā)突顯，數(shù)字化檔案館的建設(shè)也被加入日程，將紙質(zhì)的檔案文件信息轉(zhuǎn)化為信息化檔案，并實(shí)現(xiàn)完善其數(shù)字化的建設(shè)工作。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字信息化、在線接收及管理。工程檔案館可以在自己所見網(wǎng)站之上進(jìn)行展覽會(huì)的舉辦，并將檔案目錄完全開放，并將政府所頒布的文件公布。另外，在工程檔案的信息化建設(shè)中，需注意積極開展檔案的檢索、閱覽服務(wù)，并積極接收群眾所提交的檔案查閱預(yù)約申請單，加強(qiáng)自身與用戶之間的交流，盡可能的滿足檔案運(yùn)用者的基本需求。

2.3 工程竣工備案及檔案管理之間有機(jī)結(jié)合

在工程建設(shè)中，其最后一道工序便是工程的竣工驗(yàn)收備案。與此同時(shí)，竣工驗(yàn)收備案也是各行政主管部門開展工程管理工作的主要依據(jù)。工程備案及檔案管理工作的根本性質(zhì)及目的其實(shí)是較為相似的，因此將此兩者有機(jī)結(jié)合起來，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程檔案的管理，對于全面加強(qiáng)工程管理體制完善，檔案收集、整理以及積極建立起一個(gè)長期完善化的監(jiān)督體系而言極為重要。

2.4 積極提升檔案管理者的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)

在工程檔案管理工作中，相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)會(huì)對整個(gè)管理工作質(zhì)量、效率產(chǎn)生極大的影響。提升管理人員的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)能夠促使其良好履行基本職責(zé)，提升綜合素質(zhì)水準(zhǔn)。在檔案管理人員的日常工作中，需注意加強(qiáng)對其的技能培訓(xùn)，促使其充分認(rèn)識(shí)、了解到檔案管理的重要性以及較為常見的一些檔案類型、保存價(jià)值。從而使得管理人員能夠做到具有豐富的理論知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升其服務(wù)水準(zhǔn)，在日常的工作中采取科學(xué)的管理方式，為檔案管理工作提供優(yōu)良服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理工作者也需注意在日常的生活、工作中積極更新思想觀念，做到運(yùn)勢俱進(jìn)，將被動(dòng)位置轉(zhuǎn)為主動(dòng)化。與此同時(shí)，將法規(guī)規(guī)范內(nèi)容全面理解掌握，并將其運(yùn)用于管理工作中，提升管理水準(zhǔn)[2]。

2.5 提升建筑工程檔案管理質(zhì)量

在對建筑工程檔案進(jìn)行分類處理時(shí)，可將分項(xiàng)工程——分部工程——單位工程作為基礎(chǔ)的操作順序。如在常見的房建工程中，在其施工中主要接觸到工序有地基、主體、外墻及水電安裝施工。因此，在針對此類工程的檔案管理工作中，可采用將時(shí)間順序作為分類依據(jù)的管理方式。以此幫助在整個(gè)房建工程竣工后，可以對各部分的施工質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。在工程正式竣工之前，可將初步分類整理完的工程檔案依照連貫的原則組合，并將其交至項(xiàng)目部門。在工程檔案的整理中，需注意積極建立好一個(gè)專屬的目錄臺(tái)賬，確保檔案材料的全面完整化，且能夠真實(shí)直接的反映出工程的施工進(jìn)度，為后期查閱提供助力。另外，還可運(yùn)用前文所提到的信息化管理方式，在數(shù)據(jù)庫的首頁將檔案資料更新狀況上傳，確保相關(guān)管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地的對項(xiàng)目工程的施工進(jìn)度、材料放置等狀況有一個(gè)全面的掌握。如此一來，便能夠在提升工程檔案管理效率的同時(shí)，將管理工作中所耗費(fèi)的人力、物力盡可能地合理縮減，進(jìn)一步幫助減少工作人員的日常工作壓力。在檔案管理工作中，宗卷、目錄、備考表的建立極為重要。在全宗卷的建立中，對檔案盒內(nèi)具有手工版的資料記錄有硬性規(guī)定要求。與此同時(shí)，還要求在計(jì)算機(jī)內(nèi)也能夠搜索到電子版的檔案。檔案庫與數(shù)據(jù)庫的資料內(nèi)容需保持一致性。另外，在施工影像資料的收集工作中，也需注意加強(qiáng)對歸檔工作的重視。如在施工中所屏蔽的驗(yàn)收電子版、照片及性能檢測照片等[3]。

3 結(jié)語

在工程建設(shè)中，需注意加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，促使其作用價(jià)值盡可能的得到最大化的發(fā)揮。因?yàn)?，檔案管理工作的順利、高效進(jìn)行能夠?yàn)槌鞘谢ㄔO(shè)、發(fā)展提供極大的助力，積極創(chuàng)建好一個(gè)優(yōu)良的社會(huì)環(huán)境。因此，積極探究出檔案管理工作的促進(jìn)、加強(qiáng)策略極為必要。此項(xiàng)工作的順利完成所需要的并非單人之力，而是許多人所組成的團(tuán)隊(duì)的力量，且是一個(gè)耗時(shí)較長的工作，需要工作人員具有充分的耐心、花費(fèi)大量時(shí)間，積極采用一個(gè)堅(jiān)持的態(tài)度，才能夠確保獲取到較好的效果。檔案管理工作質(zhì)量、效率的提升能夠?yàn)榻ㄖこ藤|(zhì)量的提升提供助力，進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃勝軍.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].建材與裝飾，2012，（17）：191.

[2]李約漢，張彬，季凱等.關(guān)于加強(qiáng)建筑工程檔案管理的措施探究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2014，（26）：464.

[3]吳靜.建筑工程中檔案管理工作的重要性分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2014，（35）：983.