新形勢(shì)下高校干部檔案管理研究

莊小雪

【摘要】干部檔案是如實(shí)記錄干部的成長(zhǎng)履職經(jīng)歷和德能勤績(jī)廉等方面內(nèi)容的資料，是歷史全面考察了解干部的重要依據(jù)。本文分析了高校干部檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并對(duì)新形勢(shì)下如何做好干部檔案管理工作進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】干部檔案；管理

干部檔案工作是干部工作的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)干部檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部檔案在實(shí)際工作中的作用，是干部管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。近年來(lái)，隨著《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的不斷修訂，對(duì)擬提拔人選考察對(duì)象“三齡兩歷一身份”審核越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)干部檔案管理工作的研究也應(yīng)該取得新的發(fā)展。

一、高校干部檔案管理的現(xiàn)狀

第一，檔案管理專業(yè)人員匱乏。對(duì)于干部檔案的整理工作而言，其需要管理人員擁有較高的政治素養(yǎng)，才能更好地開(kāi)展管理工作。在某些高校中，由于管理人員不夠充足，未能形成有效的管理隊(duì)伍，加之大部分管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，沒(méi)有了解到檔案的重要性，進(jìn)而造成檔案管理工作有所缺失。

第二，高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不足。無(wú)論是什么工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度往往能夠起到?jīng)Q定的作用，因此高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度是前提。目前高校的決策層對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)不足、不夠重視的現(xiàn)象，而且也沒(méi)有關(guān)注檔案工作的統(tǒng)籌工作，沒(méi)有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。其中最顯著的表現(xiàn)為，在高校不斷深化教育改革的背景下，高校的各部門(mén)開(kāi)展了定編、定崗以及緊縮辦公人員的工作，從而導(dǎo)致檔案人員的地位不高，而且責(zé)任、難度過(guò)大等問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案工作的開(kāi)展。

第三，檔案管理過(guò)程中的隸屬關(guān)系不明。在當(dāng)前的高校檔案管理工作中，其管理人員并未明確檔案管理實(shí)質(zhì)上是屬于人事部門(mén)的，而其中有的歸為組織部門(mén)，另外一部分歸為辦公室。然而大多數(shù)高校中沒(méi)有理順其關(guān)系，管理不夠集中，造成干部檔案不能真實(shí)反映干部的真實(shí)工作狀況。除此之外，對(duì)于考核以及鑒定工作而言，其千篇一律的檔案內(nèi)容使得人才的選拔受到了極大的影響。

第四，在高校中存在人質(zhì)檔案和棄檔現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)于畢業(yè)生而言，其會(huì)因?yàn)槎畏峙湟约皩W(xué)費(fèi)未繳等原因被扣留檔案，影響了學(xué)生的就業(yè)，使得學(xué)生的工作與檔案分離，給檔案管理工作也帶來(lái)了一定的難度。

第五，檔案的經(jīng)費(fèi)投入較少。在高校中，檔案經(jīng)費(fèi)投入較少造成檔案現(xiàn)代化、檔案保護(hù)設(shè)施配備存在缺陷。基于此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)從事人事檔案工作的人員進(jìn)行管理，同時(shí)參加學(xué)校的檔案工作會(huì)議，對(duì)學(xué)校的人事檔案工作進(jìn)行分析和研討。另外應(yīng)該深入基層，對(duì)人事檔案工作人員提出的問(wèn)題進(jìn)行記錄并想辦法解決。除此之外，從事人事檔案工作的人員的穩(wěn)定性需要提高，以此保障人事檔案的保密性、連續(xù)性。

二、高校干部檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱，重視程度不夠。所謂檔案意識(shí)，就是人們對(duì)檔案及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對(duì)檔案和檔案工作的態(tài)度和認(rèn)知的總和。簡(jiǎn)言之，就是對(duì)檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識(shí)水平。很多高校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)停留在“保管”層面，有保存而無(wú)管理，缺少精耕細(xì)作，更少談及深度開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新利用。高校以教學(xué)、科研為主，檔案工作容易被擺在次要的位置。檔案工作所發(fā)揮的作用，不像企業(yè)生產(chǎn)某種產(chǎn)品直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以在單位里往往被忽視。在選拔干部時(shí)，若不調(diào)閱檔案，就很難對(duì)干部德、能、勤、績(jī)、廉的情況做到客觀全面的分析，也就不能發(fā)揮好干部檔案在識(shí)人用人上的作用。

（二）檔案材料不完整，更新補(bǔ)充不及時(shí)。干部檔案中政治性、歷史性材料居多，反映工作能力和實(shí)際成績(jī)的資料較少，表現(xiàn)為檔案中政審材料、履歷表、職務(wù)任免審批表等資料較為豐富，而在高校中尤為重要的諸如教科研成果、高質(zhì)量著作、專利發(fā)明等具有個(gè)人特色的材料被忽視。已經(jīng)歸檔的資料，往往束之高閣，導(dǎo)致有些干部雖然在職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲等方面有所變動(dòng)，但在檔案中卻查無(wú)所證，造成了干部檔案內(nèi)容的紕漏與不可靠。這些情況使干部檔案價(jià)值弱化，在很大程度上降低了檔案的公信度和利用率。

（三）管理方式落后，管理水平不高。目前高校從事檔案管理工作的人員大部分沒(méi)經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、在新形勢(shì)下做好干部檔案管理工作的途徑

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，就要堅(jiān)決克服各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的“說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。高校要提高全體教職工尤其是管理者對(duì)干部檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)全體教職工深刻認(rèn)識(shí)干部檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，配合檔案管理工作。

（二）建立管理體系，健全管理制度。建立統(tǒng)一集中管理和專項(xiàng)分散管理相結(jié)合的檔案管理體系。組織部門(mén)統(tǒng)一管理全校的干部檔案資料，人事、教務(wù)和各院系建立專項(xiàng)檔案庫(kù)，化整為零，有整有零，方便查找與管理。推進(jìn)干部檔案管理工作的制度化建設(shè)，規(guī)范干部檔案管理。歸檔有規(guī)范，更新有規(guī)定，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，銷毀有依據(jù)，開(kāi)發(fā)利用有明確的目標(biāo)，庫(kù)房管理有良好的措施，真正落實(shí)《干部檔案工作條例》等制度的要求，積極推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)，做到干部檔案管理工作有章可循，有規(guī)可依。

（三）拓寬材料的收集渠道，完善檔案內(nèi)容。全面完整地收集材料是做好干部人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過(guò)各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評(píng)定、年終表彰及干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時(shí)還要重點(diǎn)收集反映干部德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，使干部檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個(gè)人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長(zhǎng)、業(yè)績(jī)的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整，提高檔案的價(jià)值和利用率。

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)。做好干部檔案管理工作，應(yīng)具備幾個(gè)方面的素質(zhì)：一是豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握電子檔案管理系統(tǒng)。二是熟悉干部工作的政策法規(guī)，了解干部檔案評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。三是過(guò)硬的政治素質(zhì)，嚴(yán)守工作紀(jì)律。因此，高校應(yīng)采取有效措施，加大培訓(xùn)力度，使檔案工作人員了解《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)及檔案專業(yè)的基本理論知識(shí)，熟練地掌握和應(yīng)用管理檔案的基本技能。除加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)外，還應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，注重加強(qiáng)檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，借助檔案，能更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。高校在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，更好地為干部人事工作服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校更好地發(fā)展。

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