任海斌
摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,檔案信息化建設(shè)成為了各行各業(yè)都非常重視的一項(xiàng)工作。對(duì)于事業(yè)單位而言,檔案管理工作質(zhì)量直接影響著日常工作效率,因此事業(yè)單位要更加重視單位檔案管理,加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。本文從事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題兩方面入手,探討提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑,希望能在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。
關(guān)鍵詞:必要性 存在問題 改善措施 發(fā)展途徑
隨著信息化時(shí)代的到來,過去的檔案管理模式在很大程度上影響了事業(yè)單位的檔案辦公效率,無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求。因此為了提高事業(yè)單位的檔案利用率,保證檔案管理工作質(zhì)量,最大限度滿足單位工作需求,我們要大力推行信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案中的應(yīng)用,不斷加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性
1、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)即通過信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè),使紙質(zhì)檔案能夠以信息的方式儲(chǔ)存下來,再運(yùn)用信息化管理方式更好地管理檔案。通過檔案信息化建設(shè)一方面可以使人們?cè)诓殚喰畔r(shí)更加簡便,隨時(shí)獲取想要查看的信息,另一方面也可以進(jìn)一步壓縮檔案管理成本,減少人力、物力的投入,再一方面可以全面提高檔案管理工作的效率,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的充分有效利用。此外,提高事業(yè)單位的檔案信息化管理水平是信息化時(shí)代的必然要求,為下一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料共享奠定了一定基礎(chǔ)。
2、事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理就是將單位的所有紙質(zhì)資料按照一定方式分類存放和借閱,紙質(zhì)資料在長期保存和使用中必然會(huì)受到損壞,一不注意就可能導(dǎo)致很多重要信息丟失。而事業(yè)單位的檔案相對(duì)都較為重要,涉及到社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案、人事檔案等,一旦出現(xiàn)損壞,很難得到修補(bǔ),從而導(dǎo)致重要資料的遺失,造成難以預(yù)估的影響。而運(yùn)用信息化手段就可以很好地規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn),將紙質(zhì)檔案信息化,進(jìn)而將原始檔案更好地封存起來,這樣既能滿足人們對(duì)檔案的需求,又能保證檔案的完好存儲(chǔ)。
二、目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
1、資金投入少,相關(guān)設(shè)施配備不足
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)首先需要具備完成信息化建設(shè)的工作設(shè)備如掃描機(jī)、錄入機(jī)等等。而很多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,往往會(huì)忽略檔案管理工作,雖然提倡開展信息化建設(shè)工作,但仍然還未配備相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備,從而使得大部分事業(yè)單位在檔案的信息化管理方面沒有取得突破。其中有些單位在檔案管理工作中,依然保留傳統(tǒng)觀念,不愿意嘗試新鮮事物,信息化意識(shí)淡薄,對(duì)信息化建設(shè)的重視度不夠,即使建立了檔案管理信息化系統(tǒng)也不注重運(yùn)用,此外,有些單位除了具備簡單的檔案儲(chǔ)備設(shè)設(shè)備外沒有任何信息化設(shè)備的運(yùn)用,而有些單位雖然配備了相關(guān)信息化設(shè)施,但由于人員能力不足,操作運(yùn)用困難,這些都影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。總體來說,領(lǐng)導(dǎo)重視度不高,資金投入少,相關(guān)設(shè)施配備不足,無法滿足當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的需求。
2、對(duì)檔案信息信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足
在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中除了需要投入足夠的設(shè)備,還需要相關(guān)工作人員能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作,因?yàn)橹挥姓_的認(rèn)識(shí)才能促進(jìn)事物的發(fā)展,反而則會(huì)阻礙事物的發(fā)展,目前很多事業(yè)單位工作人員還沒有充分意識(shí)到檔案信息化管理的重要性,其思想還停留在傳統(tǒng)檔案管理模式上,思想固化,不愿意接受新生事物,不能緊跟時(shí)代的步伐,進(jìn)而阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的步伐。
3、檔案管理信息化過程中存在安全隱患
事業(yè)單位檔案信息化過程中要充分重視檔案資料的安全性,不能造成安全隱患。有些事業(yè)單位在開展檔案信息化工作時(shí),對(duì)檔案安全沒有足夠重視,在將紙質(zhì)檔案信息化的過程中不注意保密,造成了重要信息的泄露。此外,檔案信息化本身存在著安全隱患,如果沒有配備安全硬件、軟件設(shè)施,很有可能就被黑客入侵,導(dǎo)致相關(guān)重要資料的泄露,產(chǎn)生不利社會(huì)影響。
4、缺乏檔案管理信息化專業(yè)人才
作為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施者,檔案工作人員在檔案信息化過程中發(fā)揮著非常重要的作用。而目前很多事業(yè)單位的檔案工作人員思想較為落后,對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足,同時(shí)還不愿意去接受新生事物,對(duì)相關(guān)信息化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等一知半解,操作起來非常困難,極大的阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
5、檔案管理工作培訓(xùn)力度存在不足
雖然目前很多事業(yè)單位都開展了檔案信息化管理工作,但是從對(duì)此項(xiàng)工作的支持程度上來看,大多事業(yè)單位都不注重檔案信息化管理工作方面的培訓(xùn),使得工作工作人員不論在思想上還是技術(shù)上都沒有對(duì)檔案信息化管理工作給予重視,更談不上主動(dòng)開展檔案管理信息化工作,嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化工作進(jìn)程。因此,在事業(yè)單位檔案信息化管理工作中,應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)這方面知識(shí)的培訓(xùn),進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案管理信息化工作的開展。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑
1、提高領(lǐng)導(dǎo)信息化認(rèn)識(shí),加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要想更好地推進(jìn)檔案管理的信息化工作,必須提高領(lǐng)導(dǎo)的信息化認(rèn)識(shí),充分重視檔案信息化建設(shè)工作的重要性,進(jìn)而增加信息化建設(shè)的資金投入,一方面加大信息化硬件設(shè)施投入力度,如引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等資料的設(shè)備,另一方面加大信息化軟件設(shè)施投入,如數(shù)據(jù)庫、防火墻技術(shù)等。
2、強(qiáng)化檔案信息化工作考核
通過加強(qiáng)檔案信息化工作考核,使檔案工作人員明確自己的工作職責(zé),激發(fā)其對(duì)檔案管理信息化工作的全面認(rèn)識(shí),進(jìn)而提高他們對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度,在思想上充分意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性。
3、提高檔案管理人員工作能力
檔案管理工作人員在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用,因此必須全面提高檔案管理人員的信息化知識(shí)水平,主要包括以下幾個(gè)方面:一是提高工作人員的信息化認(rèn)識(shí),使他們確實(shí)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性,從而更好地將信息化方案運(yùn)用在工作中;二是通過講座、培訓(xùn)等增強(qiáng)工作人員的信息化專業(yè)技能,提高硬件操作能力;三是工作人員要意識(shí)到檔案管理信息化模式的優(yōu)勢,將信息化管理內(nèi)化為一種工作習(xí)慣。
4、加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理,確保檔案管理安全
一方面通過引用先進(jìn)的安全硬件、軟件設(shè)施,防止黑客入侵盜取重要資料,另一方面要建立檔案信息管理保密制度并嚴(yán)格落實(shí),使保密制度貫穿于檔案細(xì)信息化管理的始終。
5、持續(xù)加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)工作
通過開展檔案信息化管理知識(shí)培訓(xùn),一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性,進(jìn)而重視此項(xiàng)工作的開展,另一方面可以從技能和管理兩個(gè)方面持續(xù)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì),最終滿足當(dāng)前檔案管理信息化工作的需要。在日常工作中,事業(yè)單位應(yīng)經(jīng)常性地開展相關(guān)信息化知識(shí)培訓(xùn),針對(duì)工作人員在工作中遇到的問題進(jìn)行培訓(xùn),以便更好地推進(jìn)檔案管理信息化工作。
四、結(jié)束語
綜上所述,我們知道事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求,更是提高單位檔案管理質(zhì)量的必經(jīng)之路。面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位存在的問題,我們要一一解決,切實(shí)落實(shí)上述途徑,真正促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。
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