探析檔案社會化管理的發(fā)展合理性

王婧文

摘 要：近年來，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案中介機構逐步發(fā)展起來。檔案中介機構主要以承接企事業(yè)單位或是檔案館的檔案業(yè)務來運行。這種將檔案業(yè)務外包給市場的檔案管理模式其實質(zhì)為檔案的社會化管理，能夠有效降低企業(yè)成本，提高檔案管理水平。本文將從檔案學、管理學、經(jīng)濟學三個維度來闡釋檔案社會化管理的可行性，從社會整體、經(jīng)濟效益、行政體制改革、制度的規(guī)范、信息技術發(fā)展五個維度詮釋檔案社會化管理的必然性，并以此闡明檔案社會化管理是合理的。

關鍵詞：檔案管理；業(yè)務外包；中介機構

隨著檔案管理的社會化發(fā)展，檔案業(yè)務外包已經(jīng)成為企業(yè)管理檔案的新趨勢，符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構應運而生。不可否認，檔案業(yè)務外包作為企業(yè)一種經(jīng)營管理戰(zhàn)略，有效解決了檔案部門人力資源匱乏、部門經(jīng)費短缺、信息技術落后、專業(yè)化程度不高等問題。

1 本文將從檔案業(yè)務外包的理論基礎探析其發(fā)展的可行性

筆者認為支撐檔案業(yè)務外包的理論主要來自檔案學、管理學、經(jīng)濟學這三個方面。它們對我國檔案管理社會化工作具有重大指導意義。

1.1筆者將從檔案學的角度研究檔案業(yè)務外包產(chǎn)生的系統(tǒng)內(nèi)在邏輯。檔案學對于檔案業(yè)務外包的理論支持主要有文件雙元價值理論與文件生命周期理論。文件雙元價值理論是對檔案價值的肯定。從一定意義上說，社會科學是關于價值的科學。檔案有了價值，社會才會對檔案有需求。文件生命周期理論表明文件具有階段性，檔案的保管利用需依據(jù)其階段性來確定。

1.1.1 文件雙元價值理論。文件雙元價值強調(diào)了文件因其價值而存在，文件的價值包含工具價值與信息價值兩種。文件的工具價值是指文件具有彌補人類記憶偏差的工具作用，文件的信息價值是指文件自身內(nèi)容所具有的信息傳遞的作用。文件價值目標的實現(xiàn)依賴于文件的有效利用，這種有效利用是指文件通過安全高效的管理方式得以服務于文件形成機關與社會大眾，滿足社會利用需求。這高度耦合了檔案社會化管理的本質(zhì)特點與最終目標，以價值認識為起點，檔案業(yè)務外包完全符合檔案事物的內(nèi)在規(guī)律與價值利用。不難發(fā)現(xiàn)，滿足利用需求的檔案業(yè)務外包是檔案價值外化的體現(xiàn)。

1.1.2 文件生命周期理論。文件生命周期理論指出文件從形成到銷毀或永久保存呈現(xiàn)出明顯的階段性特征，以此將文件運動階段劃分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個階段[1]。由于現(xiàn)行文件需頻繁使用，檔案部門一般選擇將半現(xiàn)行和非現(xiàn)行文件進行外包，這充分符合文件生命周期理論對文件管理的要求。文件生命周期理論強調(diào)對于文件的管理應針對其價值形態(tài)的變化，尋求適宜各階段文件的保管場地與保管方式。檔案中介機構通過對文件的集成化與專業(yè)化管理，有效降低企業(yè)成本并安全高效保管文件，成為企業(yè)文件中半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件的最佳保管場地，符合文件生命周期理論對文件階段式管理的要求。檔案業(yè)務外包無疑是一種價廉質(zhì)優(yōu)的最佳管理方式。

1.2 筆者從管理學角度出發(fā)研究檔案業(yè)務外包對優(yōu)化企業(yè)管理的重大意義。支撐檔案業(yè)務外包的管理學理論主要包括企業(yè)再造理論、核心競爭力理論與價值鏈理論。隨著信息技術革命的到來，市場競爭加劇，企業(yè)重新進行戰(zhàn)略定位與機構重組，不再是致力于彌補自身資源缺陷，而是集中精力發(fā)展核心能力從而提高整個企業(yè)價值，因此檔案業(yè)務外包無疑成為企業(yè)的最優(yōu)選擇。

1.2.1 企業(yè)再造理論。企業(yè)再造是指以流程重組為導向，以組織機構改造為依托，從而達到精簡工作流程，提升績效的目的。企業(yè)追求低成本、高質(zhì)量的檔案社會化管理的目標與企業(yè)再造理論是一致的[2]。企業(yè)可以通過調(diào)查打破原有的分工方式，并將檔案部門中非核心業(yè)務或?qū)I(yè)化程度高的業(yè)務進行外包，即將自己的“短板”剝離出去，集中精力發(fā)展核心業(yè)務，使自身的“長板”更長，從而形成絕對優(yōu)勢，達到優(yōu)化自身配置，提升績效的目標。

1.2.2 核心競爭力理論。核心競爭力作為一種隱性資產(chǎn)，是企業(yè)區(qū)別于其他競爭對手的差別化知識體系，能為企業(yè)創(chuàng)造根本價值。在快速多變的市場競爭中，企業(yè)僅靠自身資源進行自我調(diào)整的速度很難趕上市場變化的速度[3]，因此企業(yè)不應再追求大而全的發(fā)展模式，而是將有限資源集中在核心業(yè)務上，將非核心業(yè)務進行外包，集中力量塑造核心競爭力。檔案業(yè)務屬于企業(yè)（除檔案中介機構外）業(yè)務中的非核心業(yè)務，因此理應進行外包。檔案業(yè)務外包作為新興經(jīng)營理念，能夠有效節(jié)約管理成本，提高管理效益，優(yōu)化業(yè)務流程，并整合利用了檔案中介機構的專業(yè)優(yōu)勢，構建了適應性強、設置靈活的外部機構進行協(xié)作與戰(zhàn)略同盟，擴大企業(yè)的邊界，從而降低企業(yè)管理的風險。

1.2.3 價值鏈理論。核心競爭力是能滿足客戶利益的能力，價值鏈是能動態(tài)創(chuàng)造價值的能力，核心競爭力和價值鏈彼此相連的戰(zhàn)略流程構成核心能力。企業(yè)的價值創(chuàng)造是通過一系列活動構成的，這些互不相同又相互關聯(lián)的生產(chǎn)經(jīng)營活動構成了一個創(chuàng)造價值的動態(tài)過程，即價值鏈。企業(yè)通過對價值鏈的成本與效益的權衡，保留并優(yōu)化收益大于成本的部分，刪除或改造收益小于成本的部分，從而縮小經(jīng)營范圍，重置組織機構，將資源集中在最能給企業(yè)帶來效益的環(huán)節(jié)以發(fā)揮其最大功能。通過這種模式，企業(yè)整體提高了價值鏈的價值，促成了規(guī)模經(jīng)濟，極大滿足了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展要求。

1.3 筆者從經(jīng)濟學角度出發(fā)研究檔案業(yè)務外包為企業(yè)帶來的最大經(jīng)濟效益。本文通過博弈論與交易成本這兩個理論展開分析經(jīng)濟學對檔案業(yè)務外包的理論貢獻。博弈論是對檔案業(yè)務外包過程通過建立博弈模型進行風險評估分析，從而最大限度規(guī)避風險。交易成本理論是通過對“業(yè)務內(nèi)包”與“業(yè)務外包”的交易成本比較，選擇最低成本交易的方式處理檔案業(yè)務。

1.3.1 博弈論。檔案部門可以結合自身需求，與檔案中介機構建立博弈模型，對可能發(fā)生的風險進行分析，作為企業(yè)是否將檔案業(yè)務外包的參考依據(jù)。檔案業(yè)務外包涉及三個流程：業(yè)務外包評估階段、外包招標與投標階段、業(yè)務外包實施階段。檔案業(yè)務外包風險分析如下：（1）外包評估過程中的風險。外包評估是后面兩個階段的基礎，因此處于外包風險的前端。筆者認為檔案業(yè)務外包的前提是檔案部門保留其核心業(yè)務，將非核心業(yè)務外包，但檔案部門在劃分界限時有可能模糊標準，導致泄露核心業(yè)務內(nèi)容，有失密風險[4]。（2）外包招標與投標過程中的風險。目前中介機構尚未有標準的市場規(guī)范，檔案部門與檔案中介機構存在委托代理關系，由于信息不對稱，相比于檔案中介機構，檔案部門處于不利位置。（3）業(yè)務外包實施過程中的風險。外包實施階段是檔案業(yè)務外包的核心階段，此階段主要存在安全風險與違約風險。在實施過程中，檔案部門可能由于無法有效實施監(jiān)管，面臨信息泄密，知識產(chǎn)權無法得到保護的風險。同時，若檔案中介機構臨時違約，合同終止，將對檔案部門造成無法挽回的損失。檔案部門可通過博弈模型分析，選擇最佳戰(zhàn)略同盟，盡可能降低外包風險，實現(xiàn)雙方效益最大化。

1.3.2 交易成本理論。檔案中介機構長期從事檔案管理工作，由于規(guī)模經(jīng)濟的作用，其在研發(fā)投入、工作經(jīng)驗、管理水平方面有絕對優(yōu)勢，而大多數(shù)企業(yè)往往在非核心業(yè)務流程不具優(yōu)勢。由交易成本理論可知，當企業(yè)進行經(jīng)營管理某項業(yè)務的成本大于市場開展活動的成本時，企業(yè)選擇“市場取代企業(yè)”的方式以此來降低交易成本?！笆袌鋈〈髽I(yè)”的方式即指檔案部門由自身內(nèi)部分工向社會分工轉(zhuǎn)化，由交易成本較高的內(nèi)部交易向交易成本較低的市場交易轉(zhuǎn)化[5]。即用檔案業(yè)務外包的方式代替檔案業(yè)務內(nèi)包的方式處理檔案業(yè)務。

2 本文將從檔案業(yè)務外包的實踐操作探析其發(fā)展的必然性

筆者從以下5個角度探討檔案業(yè)務外包的具體實踐操作：社會整體的角度、經(jīng)濟效益的角度、行政改革的角度、制度規(guī)范的角度、信息技術發(fā)展的角度。它們對我國檔案管理社會化工作的實施具有重大現(xiàn)實意義。

2.1 社會的整體需求。檔案管理是社會各機構都會普遍開展的一項活動?；诟咝б?、低成本的檔案管理要求，部分企業(yè)及政府機構選擇檔案社會化管理的模式，即將本機關或本單位的檔案業(yè)務進行外包。社會對于檔案業(yè)務外包的需求主要體現(xiàn)在以下兩個方面。（1）社會檔案服務與利用需求。基于優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理的目的，社會對檔案專業(yè)化服務有客觀需求，同時伴隨著企業(yè)數(shù)量的增加，企業(yè)檔案數(shù)量隨之增加。企業(yè)對大規(guī)模的檔案有利用需求，但由于信息資源爆炸式增長，檔案部門難以完成不斷增大的業(yè)務工作量，無法滿足企業(yè)的檔案服務與利用需求，這為檔案業(yè)務外包提供了新的發(fā)展機遇。（2）社會分工的客觀要求。由于信息化建設的全面展開，檔案管理活動日趨復雜，遵循優(yōu)化資源配置的自然法則，社會分工不斷細化，服務與生產(chǎn)逐漸實現(xiàn)專業(yè)化與專門化，檔案技術資源的重要性日益顯著。不可否認，檔案業(yè)務外包是社會勞動生產(chǎn)率提高的必然結果。

2.2 經(jīng)濟效益的最大化。改革開放以來，非公有制經(jīng)濟迅速發(fā)展，市場內(nèi)部分工不斷細化，檔案數(shù)量高速增長，管理難度不斷加大，因此部分企業(yè)選擇將檔案這類勞動密集的非核心領域進行外包。哈佛大學經(jīng)濟學教授Jorgeson認為，業(yè)務外包可使企業(yè)投資效率提高20%[6]，原因主要為企業(yè)將檔案業(yè)務內(nèi)包時會面臨基礎設施、技術人員重復投入與無效勞動，企業(yè)檔案管理風險等問題。如果企業(yè)將檔案業(yè)務外包則能夠有效提高工作效率，降低生產(chǎn)成本并且充分整合利用外部資源來減輕企業(yè)負擔。承接檔案業(yè)務外包活動的檔案中介機構由于長期從事檔案工作已形成流程化、專業(yè)化、規(guī)模化的專業(yè)優(yōu)勢，比起企業(yè)內(nèi)部檔案部門更能夠提供安全經(jīng)濟高效的檔案管理工作。由此看來，檔案業(yè)務外包很好地解決了部門資金匱乏，人力資源不足的問題，并節(jié)省了大量空間，符合市場運行的規(guī)律。

2.3 行政機制的改革。經(jīng)濟體制改革是政治體制改革的前提，政治體制改革是經(jīng)濟體制改革的保障。隨著行政體制的改革，政府組織與相關經(jīng)濟實體解除關系，檔案行政部門職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。（1）行政管理部門將業(yè)務咨詢、技術指導等微觀業(yè)務分離出來，側重于檔案業(yè)務標準制定、規(guī)范監(jiān)督檢查等宏觀管理的方面。在這種情況下，檔案微觀業(yè)務的服務需求激增，檔案業(yè)務外包應運而生。（2）國家檔案局在《檔案行政許可程序規(guī)定》中減少了對檔案人員從業(yè)資格的限制并減少了對檔案中介機構的干預限制，這為檔案業(yè)務外包活動的發(fā)展提供了新契機。

2.4 制度的規(guī)范。首先，在檔案中介機構發(fā)展初期，全國沒有統(tǒng)一的法律規(guī)范，各地法律標準不一，監(jiān)督檢查機制并未健全。隨著檔案中介機構的發(fā)展，法律環(huán)境進一步完善，《檔案中介機構管理辦法》的制定已列入全國檔案事業(yè)規(guī)劃當中，為檔案業(yè)務外包活動提供法律保障并引導檔案中介機構向更加法制化、規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，檔案外包市場逐漸走向成熟。其次，社會信用體系的建設也對檔案業(yè)務外包起到促進作用。社會信用體系的健全保證了經(jīng)濟市場的平穩(wěn)發(fā)展，為檔案業(yè)務外包活動創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

2.5 信息技術的發(fā)展。由于檔案數(shù)字化業(yè)務相對專業(yè)，檔案部門人員信息能力不足，或是檔案部門沒有足夠資金配置數(shù)字化設備（譬如以實物為標準進行電子化的掃描儀、計算機軟件系統(tǒng)等設備）等因素，制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。但檔案中介機構可以通過流程化作業(yè)、規(guī)范化加工的方式，進行信息管理系統(tǒng)的開發(fā)并將企業(yè)檔案資源建成數(shù)據(jù)庫以便有檔案利用需求時迅速從龐雜檔案中提取所需信息，從而提高檔案管理與信息服務水平，加速科技檔案信息成果化。

3 總結

本文從理論基礎與實踐操作兩個方面分析了檔案的社會化管理是合理可行的。企業(yè)為達到提高檔案管理水平、降低檔案管理成本的目的，進行檔案業(yè)務板塊重構，將企業(yè)檔案業(yè)務外包給檔案中介機構，從而有效整合外部專業(yè)化資源并釋放內(nèi)部資源。通過這種檔案社會化管理的模式，企業(yè)極大地提高了檔案管理水平，增強了自身競爭優(yōu)勢，優(yōu)化了自身資源配置，實現(xiàn)了經(jīng)濟效益最大化。由此可見，檔案的社會化管理是未來企業(yè)處理檔案業(yè)務的新趨勢，有著巨大的市場潛力。

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[6]王玉龍.企業(yè)檔案管理業(yè)務外包可行性研究[J].中國檔案，2012（1）：18.

（作者單位：天津師范大學管理學院 來稿日期：2017-04-05）