李曉晨
摘 要:隨著社會的飛速發(fā)展,市場經(jīng)濟(jì)體制逐步完善,與此同時事業(yè)單位的改革也不斷的深入。事業(yè)單位在工作中通過重組、并購、轉(zhuǎn)型以及轉(zhuǎn)制等各種措施來獲得新發(fā)展。因此,檔案的管理必須以現(xiàn)階段新時期的發(fā)展作為引導(dǎo)和基礎(chǔ),要正確認(rèn)識檔案的管理發(fā)展方式,要創(chuàng)新檔案的數(shù)據(jù)管理,信息管理,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新
檔案載錄了事業(yè)單位始建至發(fā)展歷程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位文件查閱與利用帶來極大便利,使得事業(yè)單位檔案管理水平切實(shí)提高,同時也為其未來發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。除此之外,伴隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢,各大事業(yè)單位在迎來一眾機(jī)遇的同時也需要接受更多新的挑戰(zhàn),在此背景下的檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的組成之一日顯重要,故而對其展開探究具有一定現(xiàn)實(shí)意義。
1 事業(yè)單位中檔案管理的創(chuàng)新的意義
對于檔案的管理是相關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行登記管理方面的工作的一部分重要的內(nèi)容。建立起一套完備的事業(yè)單位登記管理檔案主要是為了貫徹并實(shí)施 《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,從而加強(qiáng)對于事業(yè)單位登記管理的服務(wù)以及其他方面的管理服務(wù),使檔案管理能夠很好地服務(wù)于事業(yè)單位和社會公眾。基于此,我們應(yīng)當(dāng)把事業(yè)單位中的登記檔案的管理擺在工作上的突出位置,召開專門的事業(yè)單位檔案管理工作會議,對事業(yè)單位中檔案管理工作的目及意義進(jìn)行充分的學(xué)習(xí),統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識,充分調(diào)動起各個單位對于檔案管理工作的積極性,為檔案管理工作的高效實(shí)施做好鋪墊。
2 當(dāng)下我國事業(yè)單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的不足
(一)不重視檔案管理工作
大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠,沒有將檔案管理工作提上重要日程,缺乏專職的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督促落實(shí)。同時,管理者對于《檔案管理辦法》以及《檔案法》等相關(guān)文件也缺乏貫徹學(xué)習(xí)的力度,沒有認(rèn)識到檔案管理對實(shí)際工作開展的促進(jìn)作用,這就直接導(dǎo)致了對于檔案管理工作的不重視,工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn),甚至沒有相應(yīng)的管理制度,檔案管理工作呈現(xiàn)出一片混亂的局面。
(二)工作人員缺乏扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)
筆者通過走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn),我國部分事業(yè)單位在檔案管理工作上基礎(chǔ)相當(dāng)薄弱,盡管有的事業(yè)單位建立了相應(yīng)的管理體制,但是由于沒有專門人員予以監(jiān)督執(zhí)行,從而致使其淪為形式,難以落實(shí),檔案管理一片混亂;還有就是檔案管理工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差,檔案管理不科學(xué),很容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。由于缺乏相應(yīng)的管理制度和激勵制度作為支撐,這就導(dǎo)致相關(guān)工作人員的積極性不高,存在當(dāng)一天和尚撞一天鐘的現(xiàn)象,主動投身檔案管理工作的主動性和責(zé)任感不強(qiáng)。
(三)較差的保管條件
由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視,所以很多單位很難滿足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室,而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善,檔案柜的編碼比較凌亂??偟膩砜?,事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞,嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。
3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新
(一)加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識。
要使事業(yè)單位的檔案管理工作取得良好的效果,就要提高對檔案管理工作的認(rèn)識,明確檔案管理在事業(yè)單位中的重要地位以及重要性。事業(yè)單位的管理人員要加強(qiáng)重視程度,落實(shí)檔案管理工作,加強(qiáng)檔案管理工作的資金、人力等扶持力度,為檔案管理提供有力的保障,完善管理設(shè)施,使檔案的存放工作安全、有序,努力提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,使檔案管理取得可喜的成績。
(二)建立完善的檔案管理工作制度。
事業(yè)單位的檔案管理工作要有效開展,就要有完善的管理制度作保障,因此事業(yè)單位的有關(guān)部門要建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度應(yīng)切實(shí)可行,能夠很好地規(guī)范和指導(dǎo)管理工作的進(jìn)行。事業(yè)單位的工作人員及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度,確保管理制度起到實(shí)際的效果。
(三)加強(qiáng)檔案的保密工作。
在檔案管理工作中,保密工作是十分重要的,作為事業(yè)單位而言,應(yīng)把檔案的保密工作作為檔案管理工作的重要內(nèi)容。在檔案存放時,檔案存放室的門窗要進(jìn)行加固,并且派專人看管,禁止無關(guān)人員入內(nèi),防止不法人員盜竊,而且檔案管理的辦公室要與存放室分開。同時要明確檔案看管人員的保密意識,認(rèn)識到檔案管理的重要性,以及泄露檔案的嚴(yán)重危害和后果。確保檔案管理工作順利開展。
(四)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會、生活中,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化也逐漸成為管理工作的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要注重管理工作的信息化,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理,學(xué)習(xí)和借鑒外國經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化,確保檔案信息的保密。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化是我國檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢,信息化的管理方式可以極大地提高管理效率和質(zhì)量,準(zhǔn)確反映檔案信息,并且使用更加便捷。
(五)提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。
檔案管理人員的素質(zhì)能力直接關(guān)系到檔案管理工作能否順利開展,所以要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。由于檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作,對管理人員的要求也比較高,檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。提高他們的檔案管理知識和技能,提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時要具備較高的職業(yè)道德。樹立檔案管理意識,認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開展工作,確保檔案管理工作的質(zhì)量。
4 結(jié)語
綜上所述,當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行,不創(chuàng)新就無法適應(yīng)新形勢的需要,不創(chuàng)新就無法促進(jìn)檔案管理工作深入開展,不創(chuàng)新也無法推動事業(yè)單位各項(xiàng)工作再上新臺階。因此,在新時期和新階段,事業(yè)單位管理者必須要高度重視檔案管理工作,要從資金和人才兩個方面予以保障,不斷完善檔案管理的硬件設(shè)施,不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力,促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作再上新水平。
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