論衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理

余惠紅

摘 要：檔案管理可以分為紙質(zhì)文件檔案管理和電子文件檔案管理兩大類，是由檔案管理部門的工作人員對(duì)需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過(guò)收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)。檔案管理的最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來(lái)越多，如何對(duì)復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對(duì)檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。對(duì)于疾病預(yù)防控制中心來(lái)說(shuō)，對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有較高的要求，本文立足于衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的重要性及目前我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的現(xiàn)狀，分析衛(wèi)生事業(yè)檔案管理部門如何對(duì)檔案科學(xué)管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案安全管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)檔案；安全保管；規(guī)范化管理

對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的開(kāi)展成果不僅會(huì)對(duì)這個(gè)國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理對(duì)于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求，所以檔案安全保管的規(guī)范化管理就顯得尤為重要。對(duì)于疾病預(yù)防控制中心來(lái)說(shuō)，衛(wèi)生事業(yè)檔案的安全保管是有效利用檔案文件、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作目標(biāo)的前提[1]。檔案管理可以分為紙質(zhì)文件檔案管理和電子文件檔案管理兩大類，管理起來(lái)較為復(fù)雜和繁瑣，為此，建立一個(gè)有效的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理體系對(duì)于疾病預(yù)防控制中心的可持續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵。

1 衛(wèi)生事業(yè)檔案管理概述

疾病預(yù)防控制中心是實(shí)施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的衛(wèi)生事業(yè)單位。是通過(guò)對(duì)疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保障國(guó)家安全，促進(jìn)人民健康。在現(xiàn)代社會(huì)中，流行病、傳染病的出現(xiàn)，衛(wèi)生事業(yè)檔案的有效保管能夠?yàn)檫@些病情的防控提供參考和借鑒等作用，意義重大，疾病預(yù)防控制中心對(duì)于相關(guān)衛(wèi)生事業(yè)檔案的安全保管就顯得尤為重要。衛(wèi)生事業(yè)檔案管理是一個(gè)十分嚴(yán)肅的工作，對(duì)于保密性和專業(yè)性要求較高，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，在日常工作中要把握衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，保證衛(wèi)生事業(yè)檔案的安全性，進(jìn)行規(guī)范化管理。疾病預(yù)防控制中心的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作從公文制發(fā)就開(kāi)始了，衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理的前提，就是要推進(jìn)公文制發(fā)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，公文制發(fā)采用的紙質(zhì)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)要遵循規(guī)章制度的要求，才能保證公文檔案等的長(zhǎng)久保存。

同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)布文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。在疾病預(yù)防控制中心的日常工作中，利用電子文件的形式發(fā)布公文、記載資料成為主流，對(duì)電子文件檔案逐漸成為衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作的主要形式。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來(lái)講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來(lái)講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來(lái)具有一定的難度性。對(duì)電子文件檔案來(lái)說(shuō)，無(wú)論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來(lái)說(shuō)，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，衛(wèi)生事業(yè)檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性。

2 衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理措施

衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作復(fù)雜、繁瑣，當(dāng)下我國(guó)的衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管還不夠規(guī)范化，但是在我國(guó)檔案管理的改革推動(dòng)下，未來(lái)衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的將會(huì)進(jìn)行規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，加上現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作必將會(huì)向信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。為此，疾病預(yù)防控制中心對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理要采取一定的措施。

1.要想更好地規(guī)范檔案管理工作，衛(wèi)生事業(yè)檔案管理部門首先要完善檔案管理工作的規(guī)章制度，提高檔案管理工作法制化、科學(xué)化、合理化。近年來(lái)，我國(guó)政府越來(lái)越重視檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)于檔案管理不斷進(jìn)行改革，頒布一系列法律法規(guī)規(guī)范檔案管理工作，保障了衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，在其收集、整理和管理等過(guò)程提供了有力的制度規(guī)范[2]。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的方法要跟隨時(shí)代的發(fā)展的腳步不斷創(chuàng)新，疾病預(yù)防控制中心要不斷對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行創(chuàng)新、完善，彌補(bǔ)法律法規(guī)中的不足。

2.衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的工作人員必須樹(shù)立憂患意識(shí)，端正工作態(tài)度，不斷增加相關(guān)檔案管理知識(shí)以提高自身的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)要求，保障衛(wèi)生事業(yè)檔案的管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)和單位規(guī)章制度。此外，疾病預(yù)防控制中心單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，立足于衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，制定出一套科學(xué)、合理、規(guī)范管理方案，最大化地發(fā)揮衛(wèi)生事業(yè)檔案管理在疾病預(yù)防控制中心工作中的作用。

3.疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作的程序也要進(jìn)行規(guī)范化執(zhí)行，在衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作的操作過(guò)程中要遵循集中收集、分類整理、歸檔完備、科學(xué)鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。工作人員要時(shí)刻對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用[3]。同時(shí)在檔案管理過(guò)程中不斷完善工作程序，對(duì)原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

4.現(xiàn)代社會(huì)是信息化的時(shí)代，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理成為時(shí)代發(fā)展的潮流，疾病預(yù)防控制中心的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理也不例外。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)檔案管理部門來(lái)說(shuō)，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)：a.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過(guò)程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核。b.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲(chǔ)存。對(duì)電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。c.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問(wèn)題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技水平的不斷提高，我國(guó)各項(xiàng)工作也在逐漸的趨于標(biāo)準(zhǔn)化管理，在過(guò)去不太被重視的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作也在逐步被提上日程[4]。盡管目前我國(guó)的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作在存在一定的問(wèn)題，但是相信國(guó)家改革的推動(dòng)下，以及社會(huì)各界的努力下，在不久的將來(lái)這些問(wèn)題都能夠得到改善，直至解決，疾病預(yù)防控制中的衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管將會(huì)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]黃婷，李忻芝，石星.衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理初探[J].今日中國(guó)論壇，2013，17：328+330.

[2]李春佳.論衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理[J].科學(xué)之友，2011，16：121-123.

[3]王玲.論衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，11：22-23.

[4]董志新，高計(jì)云.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化管理[J].檔案天地，2014，09：46-47+58.