淺析醫(yī)院會計檔案室與整理室和會計人員辦公室的設(shè)置

鄧勝華

摘 要：部門設(shè)置合理對組織管理有著重要有著重要意義，對于會計檔案和檔案管理人員辦公室的設(shè)置來說，就需要以工作流暢，提高檔案工作效率為主。本文就針對醫(yī)院的會計檔案室與整理室以及會計人員辦公室的設(shè)置為研究主題，分析其設(shè)置存在的問題以及進(jìn)一步的提出相應(yīng)的完善措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案室；整理室；會計人員辦公室

隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷發(fā)展，組織架構(gòu)的設(shè)置越來越重要，一個良好的組織架構(gòu)，可以整合組織內(nèi)部的資源、利于理順工作流程、拓展業(yè)務(wù)、強(qiáng)化組織管理等，組織架構(gòu)中重要的一點(diǎn)就是部門的設(shè)置，部門設(shè)置是合理分工的前提，也是保證工作效率的基礎(chǔ)，可以持續(xù)的促進(jìn)組織的發(fā)展。醫(yī)院作為一個獨(dú)特的組織，同樣需要完善的部門設(shè)置，本文就基于此，對醫(yī)院的會計檔案室與整理室和會計人員辦公室的設(shè)置進(jìn)行探析。

1 基礎(chǔ)概念

1.1 會計檔案室

會計檔案是指按照國家的規(guī)定，將日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的所有有關(guān)會計的憑證、賬薄、報告以及其他的會計相關(guān)核算資料的記錄、證據(jù)，通過一定方式收集、整理、歸檔形成的檔案資料。會計檔案室就是專門對會計檔案資料進(jìn)行收集、整理及歸檔保存，同時負(fù)責(zé)檔案的保密性、完整性，以及日常檔案的檢查和借閱等。一般會計檔案室是單獨(dú)分開的，保密級別較高。

1.2 檔案整理室

檔案整理是檔案管理較為前期和基礎(chǔ)的工作，主要工作是將搜集來的檔案資料進(jìn)行合理的分類，其整理類型可以分為系統(tǒng)排列和編目，對檔案資料的局部整理，對檔案資料的全過程整理。檔案整理室所整理的資料，不僅僅包括會計檔案資料，還包括在組織日常工作中需要建檔的其它資料。

1.3 會計人員辦公室

辦公室是組織的綜合體，具有特殊的地位，不僅僅具有人事相關(guān)工作、還有其行政性質(zhì)的工作職責(zé)。會計人員辦公室就是為了方便會計人員進(jìn)行工作安排的辦公地點(diǎn)，一般會計人員辦公室和其他部門的辦公室是隔離的，不經(jīng)過允許，其他部門人員是不能隨便進(jìn)入會計人員辦公室的，并且會計人員的工作資料具有一定保密性，不能隨意的拿出辦公室，辦公室的整體保密性要求較高。

2 會計檔案室與整理室和會計人員辦公室之間的聯(lián)系與區(qū)別

2.1 三者之間的聯(lián)系

會計人員辦公室和整理室與會計檔案室的設(shè)置具有千絲萬縷的關(guān)系，會計人員辦公室是會計人員日常辦公的地點(diǎn)，但是，在進(jìn)行檔案整理的時候，會在整理室單獨(dú)工作，檔案整理室的設(shè)置，是基于醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況考慮，特別是檔案種類較多，例如病歷檔案，需要專業(yè)的人員和流程針對病歷檔案進(jìn)行整理，以確保檔案的完整性和合規(guī)性，方便后期辦公室檔案的保存和查閱。檔案整理室是在會計檔案之前的，其工作具有交叉性和順序性。會計檔案室基于檔案的特殊性，必須脫離辦公室的檔案而單獨(dú)成立一個部門進(jìn)行管理，但是，在這之前，也是需要整理室進(jìn)行整理，然后到會計檔案室驗(yàn)收，進(jìn)而進(jìn)入會計檔案室進(jìn)行保管和后期的借閱使用。

2.2 三者之間的區(qū)別

會計檔案室和整理室是有區(qū)別的，其主要區(qū)別體現(xiàn)在：一是檔案保全權(quán)限，會計檔案室具有檔案長久保管和處理的權(quán)利，而整理室沒有保管的權(quán)利，至少在檔案整理之后要按照規(guī)定移交給會計檔案室或者其他檔案管理部門。整理室的一個重要的責(zé)任就是對檔案資料的完整性負(fù)責(zé)，在沒有接收之前，檔案整理室有權(quán)利要求上交檔案資料的負(fù)責(zé)部門進(jìn)行資料的補(bǔ)充，這是會計檔案室不具備的作用。會計人員辦公室和會計檔案室具有一定的區(qū)別，其中，最為區(qū)別的是兩個完全獨(dú)立的部室。會計檔案室的環(huán)境設(shè)置對三防有一定的要求，而會計人員辦公室則和其他部門的辦公室環(huán)境大致相同。另外，會計檔案室有些檔案是長期保管，整理室是在整理完成移交之前的保管，會計檔案則是終身保管，只有部分資料才一定時間后審核銷毀，并且在借閱上，會計檔案具有嚴(yán)格的程序，不能隨意的借閱查看。

3 醫(yī)院會計人員辦公室與整理室和會計檔案室設(shè)置問題

3.1 部門部室一體化

目前部分醫(yī)院在三部室設(shè)置上，并沒有細(xì)化分開，而是將會計人員辦公室和整理室及會計檔案室放在一個房間內(nèi)，會計人員日常的工作做賬和外來人員的賬面報銷核算，都在會計人員辦公室辦理，這些必然會影響到會計人員在整理檔案工作的效率和會計檔案室保管的保密性。醫(yī)院部室一體化就會產(chǎn)生一邊整理檔案，一邊檔案的保存和維護(hù)，又擔(dān)負(fù)檔案的借閱，這都在一起辦公，就會造成部室混亂，檔案資料的混亂，最終影響到工作的順利進(jìn)展。

3.2 部門職責(zé)不清晰

部門職責(zé)是組織架構(gòu)設(shè)置之后重要的一環(huán)，部門職責(zé)清晰，能夠在職責(zé)范圍內(nèi)做好工作，提升工作的有效性，醫(yī)院的會計檔案管理、檔案整理以及會計人員辦公室之間的職責(zé)沒有清晰的區(qū)分，甚至檔案整理室的人員沒有對檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，只是根據(jù)自身獲取的資料進(jìn)行編寫，將驗(yàn)收工作交付給辦公室或者會計檔案室，這就造成資料可能確實(shí)或者后期需要補(bǔ)充，影響了檔案正常的歸檔保存。

3.3 部室人員設(shè)置重疊

部分醫(yī)院在進(jìn)行部室設(shè)置時，雖然三部室進(jìn)行了隔離，也就是會計人員辦公室和整理室以及會計檔案室是分別三個房間，但是，在工作中，三個部室的人員工作職責(zé)是重疊的，一人不僅僅管理會計日常報銷賬業(yè)務(wù)，也兼負(fù)會計檔案整理，這就容易產(chǎn)生日常工作的混亂和疏忽，造成了工作不專心，出現(xiàn)易工作疏忽，造成雖然部室之間有明確的設(shè)置，但是工作實(shí)質(zhì)卻沒有分開，一樣影響醫(yī)院各部室之間的工作效率。

4 醫(yī)院會計人員辦公室與整理室和會計檔案室設(shè)置完善措施

4.1 明晰部門職責(zé)，工作人員責(zé)任細(xì)分

雖然會計檔案管理是屬于一個大的部室共同管理，但是，對于檔案管理室設(shè)置和整理室的設(shè)置，以及會計人員辦公室都要進(jìn)行隔離分開，以明確各個部室的主要工作，同時，也要關(guān)注每個部室之間的協(xié)調(diào)性。在人員設(shè)置方面，要注意人員的工作分工，會計核算日常人員要在會計人員辦公室工作，并專門從事日常核算工作。會計檔案整理室工作人員要專門負(fù)責(zé)檔案的收集整理歸檔，確保的檔案的全面性，完整性。會計檔案室人員要注意檔案保管的環(huán)境，以及檔案保密性，專業(yè)的檔案人員對檔案的管理保存和查閱借調(diào)以及后期的銷毀等進(jìn)行負(fù)責(zé)。

4.2 部室之間專業(yè)化分工，重視會計檔案管理

部室之間設(shè)置要避免大雜燴，醫(yī)院要根據(jù)需求和現(xiàn)狀，將會計檔案交由會計檔案室處理，包括一切與會計核算有關(guān)的資料，就交給專業(yè)的會計檔案室進(jìn)行整理核查保存和借閱，保證專業(yè)的部門做專業(yè)的工作，確保整理的科學(xué)化，以提高檔案整理的精確，合理。同時，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要重視組織架構(gòu)的設(shè)置，部門的內(nèi)部設(shè)置，重視會計檔案管理，保證在部室各司其職，發(fā)揮各自的作用，將會計人員辦公室和整理室以及會計檔案室合理設(shè)置。

5 結(jié)束語

醫(yī)院部室設(shè)置無小事，會計人員辦公室檔案與整理室以及會計檔案室對醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，可確保醫(yī)院檔案工作無遺漏，醫(yī)院檔案管理工作效率提升，各部室協(xié)調(diào)工作，信息共享，為醫(yī)院管理和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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