試論檔案分級(jí)管理的可行性與必要性

馬兆俊　吳昆禹

摘 要：在新出臺(tái)的《檔案實(shí)施辦法》中，明確提出了一個(gè)檔案分級(jí)管理的概念，并且對(duì)其進(jìn)行了具體的規(guī)定。要有效推進(jìn)檔案分級(jí)管理，對(duì)《檔案實(shí)施辦法》進(jìn)行落實(shí)，就必須要明確檔案分級(jí)管理的可行性與必要性。為此，在文中則主要是針對(duì)檔案分級(jí)管理，就檔案分級(jí)管理的可行性與必要性展開探討，以期可以更好的促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；分級(jí)管理；可行性；必要性

信息時(shí)代的到來，為人們展開了更為廣闊多彩的視野空間。信息已成為現(xiàn)代人生活的要素之一，人們迫切期待著能夠更多得獲取它。

檔案屬于人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，其中儲(chǔ)存著大量信息。它是國家和社會(huì)的共同財(cái)富，人們有權(quán)利共同享用它，這一權(quán)利受到法律的保護(hù)。如今人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)越來越深刻，已將灼熱的目光投向了它。然而傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的對(duì)檔案信息的需求。傳統(tǒng)管理方式對(duì)檔案自身的保護(hù)和有效利用，造成了許多盲點(diǎn)。因此，開拓新的管理方式勢(shì)在必行，如今已提上議事日程。《檔案法》的修改，《檔案實(shí)施辦法》的出臺(tái)，與這一歷史背景是密切相關(guān)的?！秾?shí)施辦法》對(duì)檔案管理提出了一個(gè)新概念——分級(jí)管理，并作出了具體規(guī)定，如第一章第三條“各級(jí)國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理”；第三章第十五條（三）“根據(jù)檔案的不同分級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理”；第十九條“各級(jí)國家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。各級(jí)國家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國家檔案館館藏的三級(jí)檔案……，需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，憑海關(guān)批準(zhǔn)文件查檢放行。”這些條文明確了檔案應(yīng)劃分的等級(jí)，提出了對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)管理的要求。

以下筆者就檔案分級(jí)管理的必要性試作論述：

1 科學(xué)管理檔案的要求

分級(jí)管理，是對(duì)原管理方式的突破，是提高檔案管理整體水平，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的要求。實(shí)行分級(jí)管理，能最合理地調(diào)配檔案管理經(jīng)費(fèi)，將有限的人力、物力、財(cái)力投入到最急需的地方去。它為需善待的珍貴檔案從一般檔案中分離出來，予以恰當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)條件，實(shí)施妥善的管理措施，延長其自然壽命，合理利用，給予了物質(zhì)保證。這是現(xiàn)有條件下最經(jīng)濟(jì)、最有效的措施，符合科學(xué)管理中以最經(jīng)濟(jì)的投入，獲得最大產(chǎn)出的原則。

2 體現(xiàn)檔案價(jià)值的要求

檔案價(jià)值的大小如何衡量？傳統(tǒng)的方法通常以保管期限的長短和密級(jí)的高低作為評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。事實(shí)上，保管期限只能在一定程度上體現(xiàn)檔案的整體價(jià)值，它無法確切地顯示同類保管期限檔案個(gè)體間的價(jià)值差別。以永久檔案為例，通常，各級(jí)檔案館把民國時(shí)期及之前形成的檔案定位永久檔案，全國這類檔案的數(shù)量十分龐大，可說是浩如煙海。這類檔案個(gè)體間價(jià)值的高低，也是極為懸殊的。就數(shù)量講，一般檔案占總量的絕大部分，珍貴檔案只是極小部分而已，但其價(jià)值卻不能以數(shù)量的多寡來評(píng)判。

散藏永久檔案中的珍貴檔案，以名人手稿、函札及有關(guān)重要?dú)v史事件歷史人物的史料等為主，其中有些從文物等級(jí)劃分，可列入一、二、三級(jí)文物。實(shí)行分級(jí)管理，必然將這些珍貴檔案分離出來，識(shí)別鑒定，劃分等級(jí)，予以特殊管理。這既突現(xiàn)了它們的價(jià)值，又可合理地調(diào)配緊張的資金，也為珍貴檔案的保護(hù)、利用起著保駕護(hù)航作用。

至于檔案的密級(jí)，其時(shí)效性特別強(qiáng)，不少檔案的密級(jí)隨時(shí)間推移會(huì)降級(jí)、解密。如國家首腦、政府要人出訪期間的行動(dòng)路線、時(shí)間；全國統(tǒng)一考試的試卷等等，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)屬絕密級(jí)，但當(dāng)限定時(shí)間一過，其密則自動(dòng)解除。因此，以密級(jí)高低來衡量檔案的價(jià)值的大小是不科學(xué)的。當(dāng)然，有些檔案的密級(jí)很高，保密期限極長，其保管期限也必定很長。但并不能因此就斷定，這些檔案的價(jià)值一定非常高，一定屬于一、二、三級(jí)檔案。

3 “清理家底”的要求

由于歷史的人為的種種原因，一些檔案館至今仍不清楚自己的家底，自己館藏檔案中有沒有珍檔朱散的情況，其質(zhì)量又如何？

民國時(shí)期及建國初形成的檔案，有一個(gè)通?。毫⒕聿灰?guī)范。具體表現(xiàn)如下：1.所擬標(biāo)題不能正確反應(yīng)內(nèi)容。2.案卷內(nèi)無頁碼，無卷內(nèi)目錄。 3.一個(gè)案卷容納的文件跨度可達(dá)數(shù)年、十?dāng)?shù)年。4.一個(gè)案卷動(dòng)輒幾百頁，厚卷、大卷比比皆是。這類檔案內(nèi)容繁雜，紙張粗劣，文字模糊，尤其是抗戰(zhàn)時(shí)期形成的檔案欲搜珍覓遺，確實(shí)不易下手。這或許是一些檔案館不清楚家底的一個(gè)主要原因。

《中國書畫班》報(bào)道，貴州省美協(xié)在清理家底中發(fā)現(xiàn)了齊白石、張大千、黃賓虹、徐悲鴻、傅抱石、李可染等近現(xiàn)代書畫大師的畫作120余件，這消息震動(dòng)了美術(shù)界。書畫作品大都為長軸大卷，極易發(fā)覺，尚且會(huì)有這么多遺珍，何況珍貴檔案大多數(shù)以散頁形式于案卷之中。如果不派有這方面專長的檔案管理人員仔細(xì)的、逐卷逐頁的檢閱，確實(shí)是難以奏效的。若借助劃分等級(jí)，分級(jí)管理的東風(fēng)，各檔案館對(duì)自己的家底作一次徹底清理，想來必定會(huì)有所發(fā)現(xiàn)，有所收獲的。

4 與同類文物比照，檔案有必要?jiǎng)澐值燃?jí)、分級(jí)管理

部分檔案具有雙重屬性，它們既是檔案又是文物，這個(gè)不爭的事實(shí)。然而，同一事物在文博部門有價(jià)值等級(jí)劃定，在檔案部門無價(jià)值等級(jí)可言的狀況卻是有目共睹的。如孫中山先生的手跡，據(jù)云：在博物館屬二級(jí)文物，在檔案館則無等級(jí)劃定。

同一事物，在不同的兩個(gè)文化領(lǐng)域，其價(jià)值體現(xiàn)如此不同，于理是很難服人的。因此，無論從價(jià)值體現(xiàn)抑或比找角度講，檔案劃分等級(jí)，分級(jí)管理是極為必要的。

5 先行者的探索，為檔案分級(jí)管理提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

實(shí)踐證明，檔案保管期限的長短，只能在一定程度上反映檔案的價(jià)值，但無法區(qū)分同類保管期限檔案價(jià)值的高低、大小。永久檔案中，民國檔案，明清檔案乃至朝代更早的檔案，其保管期限是一樣的，它們中誰的價(jià)值更大呢？或許人們心中明白這樣的道理，年代越久遠(yuǎn)，其相對(duì)價(jià)值越大。但是，沒有具體的法律法規(guī)作為依據(jù)。這類檔案中某些極為珍貴、罕見的檔案，其價(jià)值等級(jí)足可與一級(jí)文物媲美，因缺乏相關(guān)的法律法規(guī)，且受原管理思想、管理方式的限制，只能混跡同類檔案內(nèi)，得不到應(yīng)有的特殊護(hù)理。這對(duì)珍貴檔案的安全保護(hù)和有效利用極為不利，也是對(duì)珍貴資源的一種浪費(fèi)。事實(shí)上，人們已在不同程度上認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)，因此，一些檔案館設(shè)有特藏室、珍檔室的舉措，這或可視為對(duì)現(xiàn)實(shí)檔案管理方式欠合理的一種補(bǔ)救措施吧。他們通常的做法是：將館藏中珍貴檔案逐一地從一般檔案中分離開來，給予特別保管，并尋找機(jī)會(huì)宣傳公布展示。這一做法結(jié)束了珍貴檔案長期掩埋于檔案文山的歷史，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)提供了豐富的材料和珍貴的歷史見證物，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，提高了聲譽(yù)。

因?yàn)闊o相關(guān)的法律法規(guī)作依據(jù)，對(duì)分離出來的珍貴檔案無法劃分等級(jí)，特藏室、珍檔室也只是探索檔案管理新方式的一種嘗試。但不可否認(rèn)，它客觀上推動(dòng)了檔案分級(jí)管理。

6 檔案事業(yè)的發(fā)展，要求檔案分級(jí)管理

隨著我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級(jí)各類檔案館館藏?cái)?shù)量急劇上升。無論從國家檔案行政管理部門為掌握全國珍貴檔案總量及分布狀況，還是從更合理地分配有限的資金及充分發(fā)揮檔案資源而言，檔案劃分等級(jí)，分級(jí)管理都是有必要的。

綜上所述，筆者的結(jié)論是：檔案實(shí)行分級(jí)管理是可行的，是非常必要的。當(dāng)然，檔案劃分等級(jí)，實(shí)施分級(jí)管理，要有前提條件，必須以檔案價(jià)值鑒定為前提，必須有可具體操作的劃分標(biāo)準(zhǔn)，必須有一批懂行的專家，要有準(zhǔn)備和試驗(yàn)期等等。這些已不屬本文論述范圍，恕不作展開。

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