淺談農(nóng)業(yè)科研院所如何加強科研檔案的管理

蔡云婷

摘 要：農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員在信息化時代，如何開發(fā)利用好館藏檔案，進一步加大檔案的再開發(fā)利用，不斷提高檔案管理工作水平，是農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員面臨的一項重大任務。

關鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著社會的不斷進步，隨著各項工作的改革發(fā)展，科研檔案越來越多的在人們的政治、經(jīng)濟、文化等諸多方面發(fā)揮著它不可替代的重要作用，而目前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠遠不能適應現(xiàn)在新形勢的工作需求?？蒲袡n案是科技工作者們在農(nóng)業(yè)科研研究中產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像和電子材料等大量具有保存價值的原始材料，是科學技術研究的真實記錄，是農(nóng)業(yè)科研檔案的重要組成部分，因種種原因不能完整的歸入到檔案室。所以，改革目前的科研檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理體制，是農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員面臨的一項重大任務。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

1.1 重視程度不夠 歸檔不及時

由于農(nóng)業(yè)科研院所的工作主要是進行農(nóng)業(yè)科學研究，重心都放在科研項目上，對檔案管理工作不重視，導致檔案管理基礎薄弱，工作混亂。例如：檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求。科技人員對檔案材料的收集，歸檔意識淡薄，對檔案工作的重要性認識不足，不愿意，不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，再者是為了今后自己查找資料方便，把一部分資料留下來不歸檔保存，把一個完整的檔案有時被分割成好幾部分，導致檔案收集困難，難以保證科研檔案的準確、全面、完整。甚至有些科技人員對檔案管理人員不信任，把一些應該歸檔的核心材料自行保管，許多珍貴的原始數(shù)據(jù)材料遺失或仍保留在個人手中，人為的造成科研材料歸檔不全或原始材料丟失，從而造成重大科研成就的文件材料得不到及時歸檔，嚴重的影響了科研檔案的質(zhì)量[1]。

1.2 管理力量薄弱 服務意識不強

目前，我院科研檔案管理人員雖然是專職科研檔案管理人員，但并非學檔案管理專業(yè)的，有些工作不知從何下手如何開展。因為大多數(shù)專職檔案管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，對檔案管理專業(yè)知識掌握不全面，哪些文件該歸檔，那些文件不該歸檔，概念模糊，對科研檔案工作的重要性、復雜性和專業(yè)性認識不足。再加上科室領導對文件材料歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的材料不能如期、完善、系統(tǒng)的歸到檔案室，給以后的檔案工作帶來許多困難。此外，檔案管理人員工作熱情不高，主動服務意識不強，檔案管理工作沒有活力，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用[2]。

1.3 管理手段落后 利用程度低

隨著社會進步和農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量也日益增多，同時光盤、U盤、硬盤等記錄載體種類的多樣性，農(nóng)業(yè)科研檔案的收集、整理和利用也越來越復雜。計算機未能在檔案信息的儲存、加工、傳遞上普遍應用，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。傳統(tǒng)的科研檔案管理工作多采用紙質(zhì)管理，檔案數(shù)量大、收集周期長、加工難度大、檢索工具單一，要查詢檔案只能采取大范圍逐一查找的方式，不僅要耗費大量時間，更不利于檔案的保護，已經(jīng)難以滿足和適應時代的發(fā)展。同時由于農(nóng)業(yè)科研項目研究周期長，涉及面廣，科研檔案材料積累需要一個漫長的過程，這就導致科研檔案管理中存在重視保管，輕視利用的現(xiàn)象，科研檔案一旦歸檔就被擱置，很少借閱，利用程度較低。

2 加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

2.1 提高檔案管理意識 健全檔案管理制度

檔案的管理工作與領導的重視和支持是分不開的，尤其是直接參與文件處理各環(huán)節(jié)，參與大部分文件材料的形成過程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來源。農(nóng)業(yè)科研單位更要把科研檔案管理作為一項重要內(nèi)容納入科研管理工作中，讓科技人員了解檔案以及所形成檔案的各種要求，從課題開題起就指定專人負責文件材料的收集，定期向檔案室移交。歸檔文件整理前需要制定文件材料整理的歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限 ，其中還包括收發(fā)文件登記制度、傳閱記錄制度、打印留存制度等文件處理制度。傳閱文件應由專人負責，保證文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案管理人員要定期對收集來的文件進行篩選，按照統(tǒng)一的分類標準進行分類，確保材料的內(nèi)在質(zhì)量。

2.2 及時收集文件資料 確保檔案完整性

收集資料是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中處于基礎地位，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理的后續(xù)工作的開展。收集材料應該有步驟、分批次、循序漸進的推進科研檔案材料的收集。收集的材料應該突出農(nóng)業(yè)科研院所主要職能活動和基本歷史面貌的特色，應是本單位科研活動中產(chǎn)生的有價值的文件材料。在工作中拓寬收集渠道，掌握收集主動權，進行科研檔案材料的整理及加工，在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，準確把握立卷歸檔的時效性，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化。

2.3 加強業(yè)務學習 提高人員素質(zhì)

從事科研檔案管理的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案管理人員的只是過于老化單一，面對新情況、新問題就佷難提出解決的辦法，因此要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一要素，做努力學習專業(yè)知識，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農(nóng)業(yè)科研工作的各個環(huán)節(jié)、步驟、而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，要多思考、多研究、運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型的轉(zhuǎn)變。

2.4 創(chuàng)新檔案管理方法 加強檔案開發(fā)利用

農(nóng)業(yè)科研檔案管理離不開現(xiàn)代化的技術和手段，農(nóng)業(yè)科研檔案管理離不開現(xiàn)代化的技術和手段，因為隨著時代進步，各種科研檔案信息量高速膨脹，面對數(shù)量龐大，類別紛繁的科研檔案材料，必須利用現(xiàn)代化設備與技術，如計算機、掃描儀、硬盤、網(wǎng)絡技術等等。由于農(nóng)業(yè)科研院所在科技檔案管理工作中，對科研檔案數(shù)字化管理軟件和硬件設施投入較少，運用計算機網(wǎng)絡技術對科研檔案進行管理僅停留于對項目、成果進行一般性檢索的階段，對檔案計算機管理的數(shù)字化管理模式等工作較少涉及。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足農(nóng)業(yè)科技工作者的實際需要，科研檔案管理工作應引進相適應的軟件，以數(shù)字形式來對科技檔案信息進行存儲和利用，利用網(wǎng)絡連接多臺計算機對科研檔案進行集中管理和檢索，而且數(shù)字化的數(shù)據(jù)不易丟失，可以多備份幾份，以免發(fā)生意外。通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查找相關資料也相當迅速。人工的查找速度與電腦相比相去甚遠。因此，使用現(xiàn)代技術對科研檔案實施規(guī)范化、標準化、科學化的 管理是未來發(fā)展的必然趨勢， 是實現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理的基礎，同時也有助于農(nóng)業(yè)科學技術的傳播和總結(jié)，有助于實現(xiàn)大量農(nóng)業(yè)科研信息資源的發(fā)揮利用，有助于農(nóng)業(yè)科學濟世的進步和發(fā)展。

隨著科學技術越來越先進，農(nóng)業(yè)科研檔案收集與整理的標準化也變得越來越易于操作，但我們要勇于開拓，不斷創(chuàng)新，最大限度地提高工作效率，減少工作人員的勞動時間和勞動強度。

參考文獻

[1]岳曉歷.農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理存在的問題和利用對策[J].河北農(nóng)業(yè)科學2010，14（5）：171-172

[2]劉詠紅，黃友洪.農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及其解決對策[J].湖南農(nóng)業(yè)科學，2012，（09）：141-143