如何做好工程項(xiàng)目檔案管理

韓中輝

摘 要：工程項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，具有查考價(jià)值的真實(shí)記載項(xiàng)目建設(shè)過程的各種記錄。項(xiàng)目檔案管理是工程建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要工作，對日后工程項(xiàng)目的管理極為重要。本文從增強(qiáng)檔案意識、合同款項(xiàng)約束、健全檔案管理制度、檔案四同步和工程檔案竣工驗(yàn)收等幾個(gè)方面細(xì)致闡述了如何在工程建設(shè)期間采取措施加強(qiáng)對工程項(xiàng)目的檔案管理，以利更好地為日后的生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案；檔案四同步制度；合同正式條款；檔案竣工驗(yàn)收

工程項(xiàng)目檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，具有查考價(jià)值的真實(shí)記載項(xiàng)目建設(shè)過程的各種記錄，是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。一個(gè)具體項(xiàng)目的工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、實(shí)物等各種載體材料。

工程項(xiàng)目檔案管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，建立與加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理，是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要。由于許多建設(shè)單位和施工單位重建設(shè)、輕管理的思想存在，導(dǎo)致許多項(xiàng)目檔案未能按時(shí)移交或資料不全，給后期的生產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)帶來很多不便。如果沒有相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理，項(xiàng)目檔案就會處于乏人管理的狀態(tài)，對檔案的收集、整理工作和日后工程項(xiàng)目的維護(hù)十分不利，也必然影響工程的建設(shè)與后期驗(yàn)收。

那么，如何做好項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作呢？

1 增強(qiáng)項(xiàng)目檔案意識，加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

項(xiàng)目管理單位應(yīng)充分認(rèn)識到項(xiàng)目檔案的重要性，成立項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)期間的檔案管理工作，全過程管控施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等形成的檔案。各參建單位要建立完善的項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，明確規(guī)定項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理的方法和各方責(zé)任，確保檔案文件材料的形成質(zhì)量。

2 明確檔案最終移交完整作為合同正式條款

現(xiàn)在的工程建設(shè)均實(shí)行招投標(biāo)制度，檔案部門要善于運(yùn)用招投標(biāo)的有利條件，積極參與合同的起草工作，對材料歸檔范圍、驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，作為招標(biāo)或合同中的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列出。項(xiàng)目竣工前編制竣工檔案驗(yàn)收申請表，申請表須有施工單位自檢、監(jiān)理單位審查意見和項(xiàng)目單位技術(shù)部門審查意見，全部簽字合格后移交檔案，并經(jīng)項(xiàng)目單位檔案人員確認(rèn)后才可以拿到工程款項(xiàng)，這樣，施工承包方才能夠充分重視工程項(xiàng)目檔案的文件材料積累和歸檔工作，使資料歸檔工作在法律上得到真正保證。

3 建立健全資料管理制度

完善的管理制度是做好檔案管理的前提和保證，工程建設(shè)之初項(xiàng)目單位就應(yīng)制訂完備的檔案管理制度，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中的各自職責(zé)和責(zé)任。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)記錄齊全、簽署完備，資料真實(shí)可靠。

4 檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行

堅(jiān)持檔案工作“四同步”制度，是檔案工作是否達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。四同步即企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。檔案人員在項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)著手檔案工作，加強(qiáng)對前期階段文件材料的管理，項(xiàng)目單位在簽訂招標(biāo)合同時(shí)明確提出文件材料的編制、整理等具體要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范做法，項(xiàng)目實(shí)施過程中，檢查落實(shí)檔案工作情況，工程竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格按照國家規(guī)定組織竣工檔案資料驗(yàn)收，確保檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量。

5 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)介入項(xiàng)目檔案管理

為了避免建設(shè)單位、施工單位到最終竣工驗(yàn)收才突擊整理檔案的現(xiàn)象發(fā)生，項(xiàng)目管理單位檔案部門應(yīng)及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，及早介入，對項(xiàng)目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制分階段性進(jìn)行培訓(xùn)，通過和施工單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，并可適時(shí)組織參觀、交流，多方位為施工單位服務(wù)，保證竣工檔案的規(guī)范和完備。

6 定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改

工程項(xiàng)目施工過程中，項(xiàng)目管理單位檔案人員應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度開展月查和工程節(jié)點(diǎn)檔案檢查，去施工現(xiàn)場檢查施工單位、監(jiān)理單位收集、整理的資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出，并幫助其整改，把問題消除在萌芽狀態(tài)，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

7 檔案部門參加工程竣工驗(yàn)收

檔案資料存在重大缺陷或沒有按照國家規(guī)定編制竣工圖的工程項(xiàng)目，不能給予驗(yàn)收。檔案的竣工驗(yàn)收應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)的竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得通過整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收。齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案是項(xiàng)目生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。因此，檔案部門在工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，以確?？⒐n案的接收質(zhì)量。

工程項(xiàng)目檔案管理工作是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)雜性工作，離不開各方面的支持和配合，要保證工程資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)地記錄和反映工程項(xiàng)目管理全過程，就必須不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位的檔案管理業(yè)務(wù)水平。項(xiàng)目檔案的主體—建設(shè)單位在整個(gè)項(xiàng)目檔案的管理過程中，扮演著領(lǐng)導(dǎo)者的角色，更要不斷強(qiáng)化自身檔案管理意識，探索項(xiàng)目檔案管理新模式，并使之不斷完善，才能真正保證項(xiàng)目檔案工作的順利開展，才能真正保證形成的檔案資料為工程項(xiàng)目管理提供服務(wù)。