探究電子檔案在檔案管理中的重要性

摘 要：在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，電子檔案的數(shù)量在逐漸增加，公司內(nèi)部的各個(gè)崗位和部門也開始對電子檔案的管理引起重視并深入了解。利用電子檔案進(jìn)行檔案工作的管理能夠更加有效的促進(jìn)內(nèi)部事務(wù)的處理，提高工作效率加強(qiáng)電子檔案管理也是企業(yè)在現(xiàn)代化管理模式發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，本文針對電子檔案在企業(yè)內(nèi)部組織管理中的重要性簡析，提出了一些提高電子檔案管理水平的相關(guān)建議和措施。

關(guān)鍵字：電子檔案；檔案管理；重要性

電子檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，所謂的電子檔案主要是指具有一定的保存價(jià)值，并且已經(jīng)歸檔的重要資料和數(shù)據(jù)。尤其是在現(xiàn)階段的社會(huì)中，信息已經(jīng)充斥著這個(gè)社會(huì)，企業(yè)之間的競爭在很大程度上取決于信息的競爭，因此電子檔案對于人們的影響十分重要。雖然現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)開始逐漸重視到電子檔案的重要，并且也作出了一定的改善，但是在總體的管理手段以及管理觀念上還是存在一些問題，強(qiáng)化電子檔案管理是希望能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行更好、更充分的利用，提高組織內(nèi)部的檔案管理水平。

1 電子檔案使用的途徑

電子檔案是技術(shù)革新的產(chǎn)物，因而相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言具有很多時(shí)代性的特征和優(yōu)勢，現(xiàn)階段中對于電子檔案的利用主要包括了幾個(gè)方面：

（一）能夠備份

電子檔案在使用過程中有一個(gè)很重要也很基礎(chǔ)的功能就是能夠備份，這方便了檔案管理工作者對重要的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存檔，避免不必要的資源損失，而且備份的功能還能方便工作者一些文印的工作。

（二）通信傳輸

通信傳輸?shù)墓δ芸梢詭椭鷻n案使用者解決空間和時(shí)間上面的限制問題，這也無形之中節(jié)省了一些人力、物力以及財(cái)力。通信傳輸主要是便利各部門之間進(jìn)行信息資料的共享，便于檔案的傳閱共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在使用過程中經(jīng)常會(huì)被有關(guān)檔案人員通過信息傳輸?shù)墓δ苓M(jìn)行資料數(shù)據(jù)的傳輸。

（三）直接利用

直接利用就是通過部門中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接對電子檔案進(jìn)行直接查詢，能夠保障多個(gè)使用者通過不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備同一時(shí)間獲取同一份電子檔案資料，為使用電子檔案的人員提供了一定的技術(shù)支持。

2 電子檔案的重要性

電子檔案是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，對于傳統(tǒng)管理企業(yè)而言屬于一個(gè)新興的技術(shù)和管理模式，因而對于我國大部分的單位以及工作部門而言還屬于一種全新的事物，但是在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，電子檔案的重要性在逐漸凸顯出來，以下就是針對電子檔案重要性進(jìn)行的深入分析和研究。

（一）電子檔案節(jié)省公司成本

電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案管理而言，在紙張上就節(jié)省了一大筆開銷，并且電子系統(tǒng)更加便于進(jìn)行檔案資料的查閱和保存，方便了檔案工作者的日常工作流程，提高了工作人員的工作效率。在上文中提到了電子檔案具有通信傳輸、直接利用等多個(gè)使用功能，這些功能正是優(yōu)化工作流程的代表，通信傳輸節(jié)省了人力上的奔波，將信息資源的使用效率最大化，并且電子系統(tǒng)的儲(chǔ)存也避免了紙質(zhì)檔案由于自然環(huán)境的存放問題而導(dǎo)致的信息損失或者遺漏，極大的增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

（二）電子檔案可以提高檔案工作的整體服務(wù)水平

實(shí)施檔案管理的目標(biāo)是為了方便有關(guān)使用者的工作，提高相關(guān)人員的工作效率，電子檔案管理的強(qiáng)化以及應(yīng)用，借助其使用的優(yōu)勢能夠進(jìn)一步的便利使用者，從而提高檔案管理的服務(wù)水平以及服務(wù)質(zhì)量。利用電子檔案系統(tǒng)，將大量的原始資料和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，然后利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)篩選功能等，便于使用者在上面進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的篩選、查找。

3 提高電子檔案管理水平的建議及措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且對于技術(shù)手段的依賴性也很強(qiáng)，因此電子檔案在使用過程中會(huì)遇到很多技術(shù)或者流程方面的問題。針對問題我們需要進(jìn)行強(qiáng)化和解決，讓電子檔案管理系統(tǒng)更加完善，對于檔案工作者的工作效率和質(zhì)量的提升更加具有保障。加強(qiáng)電子檔案管理工作，提升整體的管理水平和管理質(zhì)量也是電子檔案管理有關(guān)人員的職責(zé)。

（一）構(gòu)建完善合理的電子檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案的安全性管理

對于檔案工作的管理以及工作流程的規(guī)制，其前提就是制定一套較為合理、完善的檔案管理相關(guān)制度，規(guī)范在計(jì)算機(jī)使用過程中對檔案管理的有關(guān)步驟，使得使用者以及管理者更加清楚的了解到在檔案管理和使用過程中應(yīng)該注意到的問題和環(huán)節(jié)，進(jìn)一步的適應(yīng)電子檔案管理的要求。其次，電子檔案是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的操作，因此在使用過程中必然會(huì)存在由于系統(tǒng)故障或者其他原因?qū)е碌陌踩詥栴}，網(wǎng)絡(luò)安全隱患也一直是計(jì)算機(jī)使用過程中的大問題，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也相應(yīng)伴隨著網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)的成熟，電子檔案的有關(guān)系統(tǒng)和資料一旦被黑客侵入，極容易導(dǎo)致整個(gè)資料信息的泄露或者盜取，從而給企業(yè)帶來不必要的損失。因此電子檔案管理在日常的工作管理中還需要對網(wǎng)絡(luò)安全的漏洞及時(shí)進(jìn)行排查和修復(fù)，制定相關(guān)的專業(yè)崗位人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和管理工作，保障網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個(gè)合理的水平階段，從而確保電子檔案管理工作正常有序的開展。

（二）規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生概率

在檔案使用過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料遺失或者信息泄露等現(xiàn)象，出現(xiàn)這些問題的原因不僅僅是由于網(wǎng)絡(luò)安全性問題導(dǎo)致的，很大程度上也取決于檔案工作管理人員自身在檔案利用方式上的失誤，為了防止此類事情的頻繁出現(xiàn)，在利用電子檔案之前應(yīng)該對使用步驟或者相關(guān)操作方式進(jìn)行規(guī)范，相關(guān)檔案工作人員只有在經(jīng)過檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的獲批之后才能進(jìn)行電子檔案的查詢和使用。除此之外，在針對電子檔案管理工作中需要構(gòu)建一個(gè)相對完善的檔案管理制度，對工作人員的操作以及使用制定合理的規(guī)范流程，通過有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去加強(qiáng)電子檔案的收集工作，時(shí)刻確保電子檔案信息的更新，保障電子信息的實(shí)效性。

（三）加強(qiáng)檔案工作人員的管理，提高檔案工作人員的安全意識(shí)

電子檔案借助計(jì)算機(jī)的技術(shù)優(yōu)勢進(jìn)一步提高了檔案管理工作的信息化水平，因此對于檔案工作人員而言要想利用電子檔案進(jìn)行工作流程，首先需要掌握相應(yīng)的操作技術(shù)以及有關(guān)設(shè)備的利用，而檔案工作者也需要具備相應(yīng)的管理理念和知識(shí)系統(tǒng)，因此在電子檔案發(fā)展的今天，對于檔案工作者的要求也在逐漸提高。檔案人員的個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平直接影響到了檔案工作的質(zhì)量和水平。為了改善這一現(xiàn)象，要加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建設(shè)一批高質(zhì)量、高素質(zhì)的檔案管理人員。另外，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，檔案工作者還需要具有對檔案信息的分析處理能力，這也是進(jìn)一步提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量的保障。

4 總結(jié)

目前社會(huì)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新與發(fā)展已經(jīng)深入到社會(huì)生活、生產(chǎn)的方方面面，檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)了電子檔案的概念，而電子檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用的確顯示出了其獨(dú)特的優(yōu)越性和重要性，尤其是節(jié)省了公司的成本，提高了工作效率及質(zhì)量。電子檔案的出現(xiàn)不僅便利了檔案工作人員的日常工作，同時(shí)也對檔案工作者提出了挑戰(zhàn)和要求，因此在實(shí)際工作中應(yīng)該不斷加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，提高其電子檔案操作能力，讓電子檔案更好的融合到實(shí)際工作中，并且不斷提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王紅梅.淺談如何提升學(xué)校教科研檔案管理的能力[J].經(jīng)營管理者.2011（11）

[2]趙思媛.淺談文書檔案計(jì)算機(jī)管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技.2010（12）

[3]江微.高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息.2010（25）

作者簡介

劉琦（1983-），女，漢，廣東省廣州市人，本科。