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      信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新探析

      2017-08-10 08:37:48段茜
      卷宗 2017年21期
      關鍵詞:工作創(chuàng)新信息時代

      摘 要:在人類不斷發(fā)展進步的過程中,各種聲音、文字和圖像信息不斷出現(xiàn),而檔案就是對這些信息資源進行記錄,檔案對于各個領域的發(fā)展都具有重要作用,因此,如何采取有效措施提升檔案管理質量已經(jīng)逐漸受到重視。同時,隨著信息技術的飛速發(fā)展,人類進入信息時代,各行各業(yè)都在使用信息技術提升工作效率和質量,所以本文對信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進行了分析,希望能夠為事業(yè)單位找到有效的檔案管理策略。

      關鍵詞:信息時代;辦公室檔案管理;工作創(chuàng)新

      信息時代的快速發(fā)展既為檔案管理工作帶來了新的機遇,也帶來了挑戰(zhàn),因為信息技術在檔案管理中的應用提升了檔案管理工作效率,同時也面臨著更高的工作要求,因此,檔案管理工作需要充分利用信息化技術進行完善,從而更好地適應時代潮流的發(fā)展。在管理檔案時,事業(yè)單位應充分發(fā)揮出管理人員的主觀能動性,從而促進工作效率的提升和資源的優(yōu)化配置,最大限度地節(jié)省人力、物力和財力。

      1 辦公室檔案管理工作中存在的問題

      1.1 檔案管理人員缺乏風險意識

      在新時代的辦公室檔案管理中,其工作環(huán)境呈現(xiàn)出更加開放的特點,在管理理念方面也有一定的突破。但是,隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展,黑客攻擊等惡意行為也不斷出現(xiàn),從而給辦公室檔案管理工作帶來了風險。因為辦公室檔案包含了很多單位的重要文件,一旦被黑客惡意攻擊網(wǎng)絡。就會導致文件信息被泄露或者丟失,這對企業(yè)來說是一筆不可挽回的損失。但是,很多辦公室管理人員并沒有意識到這一點,再加上檔案管理工作比較繁瑣,他們也沒有時間去兼顧多項工作,所以檔案信息泄露的事情還是時有發(fā)生。

      1.2 檔案管理機制不夠完善

      據(jù)調查發(fā)現(xiàn),很多單位的辦公室檔案管理都缺乏相對獨立的管理人員,大部分是由行政部門兼管,再加上沒有制定崗位責任制,管理體系也不夠健全,所以在檔案管理中就會出現(xiàn)互相推諉責任、相互扯皮的現(xiàn)象,導致管理責任的缺失。另外,在檔案管理實踐中,很多單位并沒有嚴格按照規(guī)定開展工作,從而導致檔案和文件流失,嚴重影響到檔案的應用效率。

      1.3 檔案管理的基礎設施不到位

      檔案管理工作時一種比較系統(tǒng)、耗時較長的工作,需要一定的時間進行長期摸索,還需要基礎設施的輔助。但是,由于辦公室檔案管理工作條件的限制,單位也沒有投入足夠的資金,所以有些檔案管理工作無法做到位,經(jīng)常性地出現(xiàn)文件缺失或丟失的情況,導致單位面臨一定的損失,檔案管理工作質量也因此大打折扣。

      1.4 管理隊伍整體素質偏低

      傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是由閑置人員完成的,但是他們只會一些簡單的計算機操作,對于軟件的使用并不精通。而檔案信息管理工作不僅要求工作人員掌握基本的計算機操作,還要熟悉專業(yè)的工作軟件。不同的行業(yè)對于檔案管理工作的要求也有所不同,因此,檔案管理信息化應致力于提高管理隊伍的素質,對員工加大培訓力度,培養(yǎng)出合格的檔案管理人員,從而更好地發(fā)揮檔案信息的作用。

      2 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

      2.1 管理方面

      在信息時代背景下,信息技術正在迅猛發(fā)展,能夠滿足人們在不同領域的不同需求,因此,針對我國檔案管理信息化比較分散的現(xiàn)狀,單位在建設檔案管理信息化的過程中,應立足于檔案管理的實際需求,構建專門的檔案管理系統(tǒng),還要注意檔案管理管理的統(tǒng)一性。在這個系統(tǒng)中,必須包括全面的已經(jīng)登記的檔案,所有的信息都要按照規(guī)范輸入系統(tǒng)中,從而提升檔案的利用率。同時,如果有個別單位因為自然或技術等因素導致信息系統(tǒng)發(fā)生故障,進而導致文件損壞或丟失,也可以通過該系統(tǒng)找到備份文件繼續(xù)開展工作,從而降低文件損壞帶來的不利影響。在集中化管理檔案的過程中,事業(yè)單位應保證各部門都能應用統(tǒng)一的軟件進行檔案管理,讓檔案管理更具規(guī)范性,這對于保護信息資源也具有重要意義。

      2.2 信息共享方面

      應用信息技術進行檔案管理最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人以及部門和部門的距離,從而能夠快速地進行信息傳遞和共享。就檔案管理工作來說,因為我國各部門的信息資源比較分散,所以信息交流和利用的程度也比較低,不利于提升檔案管理工作效率,實現(xiàn)單位的快速發(fā)展。在這種情況下,我國應針對檔案管理工作進行積極創(chuàng)新,不僅要構建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),還要創(chuàng)建獨立的管理團隊和平臺,促使各項信息資源能夠實時共享,大幅提升資源的利用率。信息共享平臺在運行的過程中,工作人員應對資源進行分類管理,這樣平臺用戶就可以快速找到自己想要的工作信息,有針對性地選擇應用資料。為了確保平臺能夠有效運行,單位應制定相關措施,鼓勵各部門在日常工作中加強交流,除了完成自身的工作內容,還要努力促進各部門的合作,合理運用信息資源來提升工作效率。另外,各部門在上傳資料時,應標明資料名稱和來源等信息,從而為使用者提供便利。

      2.3 工作人員方面

      在信息時代背景下對檔案管理工作進行創(chuàng)新,其中最關鍵的因素就是管理人員。因此,事業(yè)單位只有不斷提升工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神,才能在檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新,從而提升檔案管理工作的效率。其實,檔案管理人員對檔案管理工作的缺陷是最了解的,因此提升管理人員的創(chuàng)新精神,讓他們在日常工作中不斷完善檔案管理中的缺陷,就可以提升檔案管理的質量。同時,各個部門的檔案管理人員還要加強交流,通過合作的方式為檔案管理的創(chuàng)新出謀劃策,努力商討出一套適合單位實際的檔案管理機制。另外,上級部門應對提出可行性建議的員工進行鼓勵,引導員工認識到創(chuàng)新意識的重要性,激勵他們?yōu)閱挝坏陌l(fā)展獻計獻策,為創(chuàng)設一個良好的工作環(huán)境而不斷努力,這既是為員工個人謀福利,也是推動單位不斷進步的動力。

      3 結語

      綜上所述,作為事業(yè)單位管理工作中的一部分,辦公室檔案管理工作會影響到其他工作的開展。在信息時代背景下,只有提高檔案管理人員的信息管理意識,加大信息技術的應用力度,健全辦公室檔案管理制度,增加基礎設施的資金投入,才能有效提高管理工作效率,全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

      參考文獻

      [1]馬荔. 信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J]. 黑龍江科技信息,2015,34:129.

      [2]梁曉龍,孫芳,王衛(wèi)國. 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J]. 中國市場,2016,29:239-240.

      [3]鄭世梅. 淺議信息時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 經(jīng)營管理者,2016,28:329.

      作者簡介

      段茜,本科,宜昌市港航管理局。

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