信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新探析

摘 要：在人類不斷發(fā)展進步的過程中，各種聲音、文字和圖像信息不斷出現(xiàn)，而檔案就是對這些信息資源進行記錄，檔案對于各個領域的發(fā)展都具有重要作用，因此，如何采取有效措施提升檔案管理質量已經(jīng)逐漸受到重視。同時，隨著信息技術的飛速發(fā)展，人類進入信息時代，各行各業(yè)都在使用信息技術提升工作效率和質量，所以本文對信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進行了分析，希望能夠為事業(yè)單位找到有效的檔案管理策略。

關鍵詞：信息時代；辦公室檔案管理；工作創(chuàng)新

信息時代的快速發(fā)展既為檔案管理工作帶來了新的機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，因為信息技術在檔案管理中的應用提升了檔案管理工作效率，同時也面臨著更高的工作要求，因此，檔案管理工作需要充分利用信息化技術進行完善，從而更好地適應時代潮流的發(fā)展。在管理檔案時，事業(yè)單位應充分發(fā)揮出管理人員的主觀能動性，從而促進工作效率的提升和資源的優(yōu)化配置，最大限度地節(jié)省人力、物力和財力。

1 辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏風險意識

在新時代的辦公室檔案管理中，其工作環(huán)境呈現(xiàn)出更加開放的特點，在管理理念方面也有一定的突破。但是，隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為也不斷出現(xiàn)，從而給辦公室檔案管理工作帶來了風險。因為辦公室檔案包含了很多單位的重要文件，一旦被黑客惡意攻擊網(wǎng)絡。就會導致文件信息被泄露或者丟失，這對企業(yè)來說是一筆不可挽回的損失。但是，很多辦公室管理人員并沒有意識到這一點，再加上檔案管理工作比較繁瑣，他們也沒有時間去兼顧多項工作，所以檔案信息泄露的事情還是時有發(fā)生。

1.2 檔案管理機制不夠完善

據(jù)調查發(fā)現(xiàn)，很多單位的辦公室檔案管理都缺乏相對獨立的管理人員，大部分是由行政部門兼管，再加上沒有制定崗位責任制，管理體系也不夠健全，所以在檔案管理中就會出現(xiàn)互相推諉責任、相互扯皮的現(xiàn)象，導致管理責任的缺失。另外，在檔案管理實踐中，很多單位并沒有嚴格按照規(guī)定開展工作，從而導致檔案和文件流失，嚴重影響到檔案的應用效率。

1.3 檔案管理的基礎設施不到位

檔案管理工作時一種比較系統(tǒng)、耗時較長的工作，需要一定的時間進行長期摸索，還需要基礎設施的輔助。但是，由于辦公室檔案管理工作條件的限制，單位也沒有投入足夠的資金，所以有些檔案管理工作無法做到位，經(jīng)常性地出現(xiàn)文件缺失或丟失的情況，導致單位面臨一定的損失，檔案管理工作質量也因此大打折扣。

1.4 管理隊伍整體素質偏低

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是由閑置人員完成的，但是他們只會一些簡單的計算機操作，對于軟件的使用并不精通。而檔案信息管理工作不僅要求工作人員掌握基本的計算機操作，還要熟悉專業(yè)的工作軟件。不同的行業(yè)對于檔案管理工作的要求也有所不同，因此，檔案管理信息化應致力于提高管理隊伍的素質，對員工加大培訓力度，培養(yǎng)出合格的檔案管理人員，從而更好地發(fā)揮檔案信息的作用。

2 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 管理方面

在信息時代背景下，信息技術正在迅猛發(fā)展，能夠滿足人們在不同領域的不同需求，因此，針對我國檔案管理信息化比較分散的現(xiàn)狀，單位在建設檔案管理信息化的過程中，應立足于檔案管理的實際需求，構建專門的檔案管理系統(tǒng)，還要注意檔案管理管理的統(tǒng)一性。在這個系統(tǒng)中，必須包括全面的已經(jīng)登記的檔案，所有的信息都要按照規(guī)范輸入系統(tǒng)中，從而提升檔案的利用率。同時，如果有個別單位因為自然或技術等因素導致信息系統(tǒng)發(fā)生故障，進而導致文件損壞或丟失，也可以通過該系統(tǒng)找到備份文件繼續(xù)開展工作，從而降低文件損壞帶來的不利影響。在集中化管理檔案的過程中，事業(yè)單位應保證各部門都能應用統(tǒng)一的軟件進行檔案管理，讓檔案管理更具規(guī)范性，這對于保護信息資源也具有重要意義。

2.2 信息共享方面

應用信息技術進行檔案管理最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人以及部門和部門的距離，從而能夠快速地進行信息傳遞和共享。就檔案管理工作來說，因為我國各部門的信息資源比較分散，所以信息交流和利用的程度也比較低，不利于提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)單位的快速發(fā)展。在這種情況下，我國應針對檔案管理工作進行積極創(chuàng)新，不僅要構建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還要創(chuàng)建獨立的管理團隊和平臺，促使各項信息資源能夠實時共享，大幅提升資源的利用率。信息共享平臺在運行的過程中，工作人員應對資源進行分類管理，這樣平臺用戶就可以快速找到自己想要的工作信息，有針對性地選擇應用資料。為了確保平臺能夠有效運行，單位應制定相關措施，鼓勵各部門在日常工作中加強交流，除了完成自身的工作內容，還要努力促進各部門的合作，合理運用信息資源來提升工作效率。另外，各部門在上傳資料時，應標明資料名稱和來源等信息，從而為使用者提供便利。

2.3 工作人員方面

在信息時代背景下對檔案管理工作進行創(chuàng)新，其中最關鍵的因素就是管理人員。因此，事業(yè)單位只有不斷提升工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神，才能在檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作的效率。其實，檔案管理人員對檔案管理工作的缺陷是最了解的，因此提升管理人員的創(chuàng)新精神，讓他們在日常工作中不斷完善檔案管理中的缺陷，就可以提升檔案管理的質量。同時，各個部門的檔案管理人員還要加強交流，通過合作的方式為檔案管理的創(chuàng)新出謀劃策，努力商討出一套適合單位實際的檔案管理機制。另外，上級部門應對提出可行性建議的員工進行鼓勵，引導員工認識到創(chuàng)新意識的重要性，激勵他們?yōu)閱挝坏陌l(fā)展獻計獻策，為創(chuàng)設一個良好的工作環(huán)境而不斷努力，這既是為員工個人謀福利，也是推動單位不斷進步的動力。

3 結語

綜上所述，作為事業(yè)單位管理工作中的一部分，辦公室檔案管理工作會影響到其他工作的開展。在信息時代背景下，只有提高檔案管理人員的信息管理意識，加大信息技術的應用力度，健全辦公室檔案管理制度，增加基礎設施的資金投入，才能有效提高管理工作效率，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻

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作者簡介

段茜，本科，宜昌市港航管理局。