張怡慧
摘 要:隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,我國逐漸走向了大數(shù)據(jù)時代,信息是各企事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案資料是承載歷史、記錄以及信息的重要載體,在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中發(fā)揮了一定的積極作用,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。文章主要嘗試分析國有企業(yè)在檔案管理工作中可能存在的問題,本人依據(jù)多年工作經(jīng)驗對國有企業(yè)檔案信息管理工作進行探索,以供參考。
關(guān)鍵詞:國有企業(yè);檔案管理;問題;探索
在國有企業(yè)的各項管理中,檔案管理是最基礎(chǔ)的部分,有效執(zhí)行檔案管理工作不但能夠維護企業(yè)的合法權(quán)益,還能夠真實的反映出企業(yè)的發(fā)展歷史[1],從而有效指導(dǎo)企業(yè)的正常生活工作,完善企業(yè)的管理方向,提高企業(yè)的發(fā)展速度,推動企業(yè)走向多元化的發(fā)展道路。
1 國有企業(yè)檔案管理工作中的問題
(一)企業(yè)不重視檔案管理工作
目前,部分企業(yè)沒有專制的檔案信息管理人員,而是采用科室兼職的形式負責管理,由于管理人員不專業(yè),兼職管理人員的工作內(nèi)容較多,從而會忽略檔案管理工作,影響檔案管理工作的效率[2]。部分企業(yè)沒有檔案管理工作人員的入職培訓、系統(tǒng)性培訓、繼續(xù)教育培訓、激勵機制、工作榮譽感等等,導(dǎo)致員工對檔案管理工作的深入認識不夠,工作沒有積極性,沒有深入開發(fā)自身的工作價值,所以無法有效利用檔案信息資源,也無法完善檔案信息管理流程,部分企業(yè)不重視檔案管理工作,所以在資源配置方面經(jīng)常會讓步于主要盈利部門,導(dǎo)致檔案信息管理設(shè)備過于陳舊,設(shè)備維護不及時,無法與現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)接軌,影響了檔案管理效率。
(二)檔案管理制度不完善
1、目前,部分企業(yè)對檔案信息管理工作并不重視,所以在檔案管理工作中沒有專業(yè)的管理人員,所有的檔案信息全部都是兼職管理人員負責,在日常管理工作中會出現(xiàn)疏漏,也無法找到相關(guān)的負責人,而兼職管理人員在工作中也無法全身心投入到檔案管理工作中,兼職管理人員沒有專業(yè)檔案管理技能,也不具備主動搜集檔案信息的意識,嚴重影響了檔案管理的效率。
2、在檔案資料的搜集、整理、分類、歸檔和借閱等過程中,由于管理制度的不完善,所以檔案信息存在了資料保存混亂、檔案分類不清晰、借閱歸還不及時等情況,從而導(dǎo)致了檔案信息資料的丟失,影響了企業(yè)檔案信息的真實性、保密性。
(三)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低
目前,部分的國有企業(yè)檔案管理工作人員普遍存在素質(zhì)較低的問題,主要體現(xiàn)在以下兩方面:
1、專業(yè)知識水平較低
檔案管理專業(yè)人才匱乏,而社會對人才的需求量的卻極大,高校的檔案管理專業(yè)課程較少,所以專業(yè)人才的培養(yǎng)速度較慢,造成檔案管理工作人員的專業(yè)水平較差,工作人員沒有掌握專業(yè)的檔案管理知識,無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作[3]。
2、缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)
目前,部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng),在工作中沒有積極搜集檔案信息,整理、分類資料的過程中不認真,沒有及時保存檔案數(shù)據(jù)信息的習慣,工作應(yīng)付了事,也沒有提升檔案管理工作效率的意識,限制了檔案管理工作的發(fā)展。
2 解決檔案管理問題的探索
國有企業(yè)應(yīng)該強化檔案管理工作,重視檔案數(shù)據(jù)的開發(fā),并針對檔案管理工作中存在的問題進行詳細分析。針對以上對各個問題的研究和探討,需要在下文中為其提出合理的解決對策,在該發(fā)展程度上,不僅能促進檔案管理工作的有序執(zhí)行,還能促進管理工作水平的有效提升,從而為國有企業(yè)的積極發(fā)展提供有效的執(zhí)行依據(jù)。
(一)完善檔案管理制度
國有企業(yè)應(yīng)該在管理檔案的過程中,解決檔案信息分散、保管不及時等問題,應(yīng)該結(jié)合自身的情況制定出科學完善的管理制度,并且要及時補充制度內(nèi)容,從而保障檔案管理制度的有效性,保證企業(yè)的檔案管理工作有法可依、有理可循[4]。然后要不斷擴大檔案管理制度的宣傳工作,提升企業(yè)所有員工的檔案管理意識,促使員工能夠自主提升檔案管理能力,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作,并且認真遵守檔案管理制度的要求,做到檔案數(shù)據(jù)信息借閱、歸還的流程,并主動搜集有關(guān)企業(yè)的檔案信息資料,從而帶動員工遵守檔案管理規(guī)定,培養(yǎng)員工的責任意識,促進檔案管理工作的發(fā)展。
(二)加強檔案管理人才的引進和培養(yǎng)
企業(yè)應(yīng)該認真挑選檔案管理工作人員,使其不但具備完善的專業(yè)能力,還擁有較高的職業(yè)素養(yǎng),通過創(chuàng)建一支穩(wěn)定高素質(zhì)的檔案管理團隊,有效保障了企業(yè)正常工作的順利開展。企業(yè)要定期對員工進行培訓,從而使員工能夠充分認識檔案管理的重要性,鼓勵員工參加專業(yè)的培訓和學習,提升自身的專業(yè)知識,單位也可以聘請專家來企業(yè)進行培訓,并組織員工參加檔案管理大賽等等,從而有效調(diào)動員工的參與積極性[5]。通過學習使員工的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)全部得到提升,當然,企業(yè)也可以要求上級單位的檔案管理工作人員來企業(yè)進行指導(dǎo),有效開拓員工的眼界,拓寬了員工的視野,促進了檔案管理工作的發(fā)展。
(三)嚴格管理檔案的分類、整理和歸檔工作
為了保證企業(yè)檔案資料的完整性,應(yīng)該加強檔案數(shù)據(jù)信息的整理、分類和歸檔等工作,主要應(yīng)該從兩方面的工作入手:
1、應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況,制定出科學的檔案信息保存時限和保存范圍,在文件歸檔的過程中嚴格的依據(jù)文檔保存范圍和保存時限來搜集和整理資料,將不再保存的文件剔除掉,從而有效清理出大量的儲存空間,并且將剔除掉的文件全部銷毀,通過處理能夠有效節(jié)約企業(yè)的存儲空間,并且能夠高效、清楚的將檔案數(shù)據(jù)信息展現(xiàn)出來。
2、要建立科學的檔案管理資源的共享制度,企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息存儲數(shù)據(jù)庫,然后通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息展示給員工,員工通過登錄賬號和密碼來實現(xiàn)檔案信息的資源共享,員工在任何空間和時間都可以閱讀企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息,解決了檔案資源應(yīng)用落后的問題,減少了檔案數(shù)據(jù)信息的重復(fù)性。
(四)強化企業(yè)檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)
為了提高企業(yè)的檔案管理效率,企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理智能化的發(fā)展,將網(wǎng)絡(luò)信息價數(shù)融合到檔案管理工作中,創(chuàng)建科學的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)該增加人力、財力和物力等方面的支持,加大資金投入,增加配套的設(shè)備[6],比如:打印機、投影儀、掃描儀、碎紙機、高端數(shù)據(jù)計算機、溫濕度記錄儀、目錄柜等等設(shè)備,為完善檔案管理系統(tǒng)奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身情況來選購適合的檔案管理軟件,利用全新的系統(tǒng)管理軟件,能夠快速制定出科學的檔案目錄,并且能夠有效提高檔案信息檢索的能力,從而更好的為企業(yè)提供全方位的檔案服務(wù)。
(五)強化企業(yè)的開發(fā)利用
檔案信息是企業(yè)發(fā)展的歷史,是企業(yè)發(fā)展的瑰寶,只有高效的利用企業(yè)檔案信息才能夠提高企業(yè)的決策能力,增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。所以企業(yè)需要開拓自身的管理理念,完善企業(yè)的管理思想,做好企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,從而將有限的資金、精力和物理全部投放到關(guān)鍵性的發(fā)展方向上,檔案管理工作人員應(yīng)該依據(jù)企業(yè)檔案的情況,深度開發(fā)檔案信息資料的作用,為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3 結(jié)束語
綜上所述,在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的時代里,檔案數(shù)據(jù)資料包含了企業(yè)發(fā)展的歷史和輝煌,國有企業(yè)應(yīng)該強化檔案管理工作,重視檔案數(shù)據(jù)的開發(fā),提高企業(yè)的檔案管理意識,并且倡導(dǎo)所有的員工都能夠具備檔案自主搜集整理的工作意識,企業(yè)需要一支專業(yè)能力強、職業(yè)素養(yǎng)高的團隊,從而有效提高檔案管理工作的水平,為國有企業(yè)更好的發(fā)展做出積極貢獻。
參考文獻
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