淺析檔案鑒定工作的方法

趙平

摘 要：檔案鑒定工作是檔案管理中一項(xiàng)必不可少的業(yè)務(wù)工作，它關(guān)系到檔案的存毀，并影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案不斷產(chǎn)生，價(jià)值各異，應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的檔案區(qū)別對(duì)待。檔案鑒定工作是使館藏精煉，保證珍貴的、有價(jià)值的檔案充分發(fā)揮作用的有效手段。檔案鑒定工作是決定檔案生死存亡的一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，并關(guān)系到對(duì)珍貴的、有價(jià)值檔案的妥善保管和充分利用，在整個(gè)檔案管理過程中有著重要的、特殊的地位。鑒于檔案鑒定工作的重要性，因此采用直接鑒定法作為鑒定檔案工作的方法。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定 檔案價(jià)值

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

直接鑒定法一般是以案卷為單位進(jìn)行的，如果在一個(gè)案卷內(nèi)有不同價(jià)值的文件，而文件之間又有密不可分的聯(lián)系，則以其中最重要的文件的價(jià)值來確定該案卷的保管期限；如果在重要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別次要的文件，則維持原狀，繼續(xù)保存；如果在次要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別重要的文件，則應(yīng)取出另外保存，該案卷其他文件確認(rèn)沒有價(jià)值后可以銷毀。檔案鑒定工作的具體方法，就是指具體鑒定每一份或一組文件時(shí)，應(yīng)從文件自身方面去綜合分析和判斷。

1、分析文件與立檔單位的聯(lián)系

這是鑒定檔案價(jià)值的起點(diǎn)。分析文件的價(jià)值，首先要分析這份文件與立檔單位之間的聯(lián)系。文件有本機(jī)關(guān)形成的，也有外單位發(fā)來的。外單位發(fā)來的文件中，又有上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)的文件等等。分析文件的價(jià)值，應(yīng)著重本單位，本單位形成的文件應(yīng)保留的要點(diǎn)，應(yīng)多留一些，外單位發(fā)來的文件，相對(duì)來說應(yīng)當(dāng)少留一些，以避免各全宗檔案的重復(fù)立卷。

2、檔案的鑒定方法

2.1 對(duì)檔案條件進(jìn)行鑒定

在檔案進(jìn)行鑒定的過程中，首先一定要對(duì)其條件進(jìn)行鑒定，確保檔案符合條件。針對(duì)這一點(diǎn)，檔案管理人員首先需要針對(duì)檔案形成時(shí)間進(jìn)行觀察，并且還不能簡(jiǎn)單的將其歸檔日期作為時(shí)間鑒定的依據(jù)，總的來說，在鑒定過程中，檔案管理人員一定要把握好檔案形成日期的條件，然后再結(jié)合單位實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆潘?。除此之外，在鑒定過程中，還需要就檔案保存價(jià)值進(jìn)行適當(dāng)?shù)蔫b定，按照檔案自身價(jià)值將其分為“永久”“長(zhǎng)期”和“短期”，然后按照保存價(jià)值分門別類進(jìn)行歸檔保管。

2.2 對(duì)檔案齊全性進(jìn)行鑒定

在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過程中，除了要對(duì)檔案條件進(jìn)行鑒定之外，還需要針對(duì)檔案齊全性進(jìn)行鑒定，針對(duì)這一方面，檔案管理人員在鑒定過程中，可以從兩個(gè)方面著手：（1）檔案門類應(yīng)該要和立檔單位業(yè)務(wù)范圍盡可能保持一致，以此來確保檔案類別的科學(xué)性，這樣在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過程中，也會(huì)更加的方便和科學(xué)；（2）檔案內(nèi)容一定要較為全面，確保檔案能夠?qū)⒘n單位在一定時(shí)期內(nèi)的歷史面貌反映出來，這樣才能更好地確保檔案的齊全性，從而才能讓檔案。

2.3 對(duì)檔案密級(jí)調(diào)整進(jìn)行鑒定

在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過程中，除了要進(jìn)行上述兩點(diǎn)鑒定之外，還需要對(duì)檔案密級(jí)調(diào)整進(jìn)行鑒定?，F(xiàn)如今雖然存在部分涉密信息公開的現(xiàn)象，但是還是會(huì)存在部分文件是屬于密級(jí)的，因此，在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過程匯總時(shí)，一定要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，認(rèn)真梳理其中所涉及的秘密文件，然后按照國家相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，以此來確保檔案鑒定工作的合理性。

2.4 對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定

在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的過程中，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定工作也屬于其中一項(xiàng)，這也是檔案管理的前提條件，只有進(jìn)行了這一項(xiàng)鑒定工作，才能更好地掌握檔案所存在的質(zhì)量問題，從而才能更好地對(duì)其進(jìn)行管理。而針對(duì)這一點(diǎn)，在實(shí)際鑒定過程中，首先，需要對(duì)檔案有效性和完整性進(jìn)行鑒定，其中包括檔案材料是否完整、是否符合紙張要求等；其次，則是需要對(duì)檔案管理的安全性進(jìn)行鑒定，其中就包括檔案是否存在破損、霉變等癥狀。

3、分析文件的內(nèi)容

這是鑒定檔案價(jià)值的中心環(huán)節(jié)。每份文件都是工作活動(dòng)的記錄，工作活動(dòng)的重要與否，以及文件記錄的詳略程度決定了檔案的價(jià)值。反之，那些反映非基本職能活動(dòng)和基本歷史面貌，非方針、政策性，一般事務(wù)性、局部性內(nèi)容的文件重要程度相對(duì)差一些。另外，內(nèi)容重復(fù)性文件，也應(yīng)該區(qū)分開來，區(qū)別對(duì)待。所謂重復(fù)性文件，是指內(nèi)容完全相同或內(nèi)容被包括的兩種類型的文件。第一種類型，是因?yàn)槠瞻l(fā)性的文件或其他原因而出現(xiàn)的重份文件，第二種類型，是同一全宗內(nèi)，幾份內(nèi)容相互包括的文件，比如，有年度計(jì)劃，又有季度計(jì)劃、月度計(jì)劃等。對(duì)于后一種類型，內(nèi)容被包括的文件，經(jīng)短期保存以后，即可銷毀。

4、分析文件的時(shí)間

即從文件形成的時(shí)間遠(yuǎn)近和重要程度兩個(gè)方面判定檔案的價(jià)值。一般是：文件形成的時(shí)間距今愈久，保存價(jià)值就越大，因?yàn)閺墓胖两衲芰鱾飨聛?，已屬不易，今后又不?huì)再產(chǎn)生，所以，鑒定時(shí)一般從寬。如果文件是在重要的歷史時(shí)期中形成的，此類文件往往比一般時(shí)候產(chǎn)生的重要一些。但是，有些檔案時(shí)效性強(qiáng)，只是在一定時(shí)期內(nèi)具有法律和行政上的作用，具有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值，如條約、合約、契約、借據(jù)等文件。過了一定期限，這些檔案的價(jià)值會(huì)發(fā)生變化，甚至喪失其原有價(jià)值。因此，應(yīng)從不同檔案的特點(diǎn)來分析檔案產(chǎn)生時(shí)間對(duì)其價(jià)值的影響。

5、檔案的管理方法

5.1 在鑒定開始前做好相應(yīng)的管理準(zhǔn)備工作

在檔案進(jìn)館管理過程中，要想確保檔案管理的有效性、合理性，可以在鑒定開始之前做好相應(yīng)的管理準(zhǔn)備工作，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：1.成立檔案鑒定小組。在檔案鑒定之前，為了更好地保證鑒定工作的開展，可以成立相應(yīng)的檔案鑒定小組，在成立過程中，可以將檔案管理人員和業(yè)務(wù)科室人員組合在一起，還可以向當(dāng)?shù)貦n案部門的專業(yè)人員請(qǐng)教，然后按照檔案類別進(jìn)行組建。2.為了更好地開展今后的檔案管理工作，可以在鑒定之前編制相應(yīng)的鑒定工作方案，以此來促進(jìn)檔案鑒定工作的有效開展。

5.2 在鑒定過程中加強(qiáng)對(duì)相關(guān)意見的記錄和保存

在檔案管理過程中，還需要建立起相應(yīng)的條件，這樣才能更好地促進(jìn)本單位館藏檔案的流向以及具體變化，而要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，在進(jìn)行檔案鑒定工作的過程中，可以加強(qiáng)對(duì)相關(guān)意見的記錄和保存，通過實(shí)際情況來對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行具體分析，然后對(duì)所獲得的信息進(jìn)行分析，并且制定出相應(yīng)的條件。除此之外，在檔案鑒定過程中，館員一定要養(yǎng)成較為規(guī)范的記錄習(xí)慣，然后再結(jié)合被鑒定檔案構(gòu)成的實(shí)際情況和鑒定內(nèi)容，設(shè)計(jì)出相應(yīng)的能夠反映出鑒定工作信息的記錄表，這樣就能更好地促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

5.3 在鑒定之后加強(qiáng)檢查和審核

為了更好地保障檔案管理工作的有效性，在完成檔案鑒定工作之后，檔案管理人員還需要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和審核，以此來確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。針對(duì)這一方面，可以將鑒定后的檢查和審核工作納入檔案工作檢查和考核當(dāng)中，以此來確保檔案管理人員能夠認(rèn)真仔細(xì)進(jìn)行相關(guān)檢查和審核操作，這樣就能最大程度保障檔案的價(jià)值。

結(jié)束語

我國的檔案鑒定工作還是存在著許多不夠成熟和需要完善的地方。我國目前存在著檔案鑒定工作理論與實(shí)踐發(fā)展不均衡、不注重館藏質(zhì)量、檔案鑒定工作的重視程度不夠等問題。為此，今后我們可以從提高檔案鑒定觀念、強(qiáng)化檔案鑒定意識(shí)、強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐的發(fā)展、制定相關(guān)法律法規(guī)幾個(gè)方面來不斷完善和發(fā)展我國的檔案鑒定工作。

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