檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

柳淳萍

摘 要：檔案的規(guī)范化和信息化是檔案管理的最終方向，檔案管理高新技術(shù)是以計(jì)算機(jī)管理為基礎(chǔ)的，是能夠不斷增強(qiáng)我國(guó)檔案管理能力和工作績(jī)效的重要抉擇，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的主要模式，也是未來(lái)的檔案管理模式，本文介紹了檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，提出了關(guān)于檔案的幾點(diǎn)思考以及建設(shè)措施，希望可以為推進(jìn)我國(guó)檔案管理的進(jìn)程提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 檔案管理

引言

我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，已經(jīng)不能夠?qū)δ壳暗慕?jīng)濟(jì)發(fā)展的狀況進(jìn)行各方面的適應(yīng)，對(duì)于在傳統(tǒng)的管理辦法當(dāng)中，在對(duì)資料進(jìn)行放置和共享的方面，都存在著多個(gè)方面的問(wèn)題，并且已經(jīng)跟不上經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的步伐。對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)字化的管理進(jìn)行利用，就要使管理的內(nèi)容進(jìn)行逐漸的系統(tǒng)化，為了能夠給檔案管理人員的日常工作帶來(lái)方便，以及對(duì)日常經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的建設(shè)和人員的管理，也提供了非常大的方便，就必須要不斷的對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)。

1、檔案信息化的建設(shè)和檔案管理的內(nèi)容

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

對(duì)檔案信息進(jìn)行建設(shè)，主要是指對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理的利用，從而也不斷的對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平進(jìn)行全方面的提高，也要對(duì)檔案管理的新情況和新原則以及新理論進(jìn)行合理的確立，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對(duì)檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架進(jìn)行相應(yīng)的確立，從而就可以逐漸的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享以及社會(huì)化相關(guān)的服務(wù)，也是對(duì)一門(mén)學(xué)科知識(shí)進(jìn)行綜合的運(yùn)用以及各個(gè)專業(yè)之間的配合。

1.2 檔案信息化建設(shè)的要求

對(duì)于檔案信息化建設(shè)主要是由五個(gè)部分來(lái)組成的，其中包括對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是用來(lái)將檔案信息進(jìn)行傳輸和交換以及對(duì)資源進(jìn)行共享的一個(gè)最基礎(chǔ)的條件，只有對(duì)先進(jìn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)，才能充分的將檔案信息化的整體效益進(jìn)行發(fā)揮。

2、目前我國(guó)檔案信息化管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

2.1 信息的高度分散性

例如每個(gè)部門(mén)的財(cái)務(wù)報(bào)表，每一個(gè)稅務(wù)的部門(mén)都會(huì)有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，而每個(gè)單位也有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，這樣的話，就會(huì)導(dǎo)致檔案館在對(duì)信息進(jìn)行處理的時(shí)候，各方面的難度都會(huì)加大，所以，他們要從大量的信息當(dāng)中抽取最有利用價(jià)值的信息，并且進(jìn)行更加合理的加工和處理，這樣才有助于對(duì)社會(huì)信息進(jìn)行共享。

2.2 檔案部門(mén)的信息化水平不高

目前，我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)都已經(jīng)引進(jìn)了計(jì)算機(jī)的技術(shù)來(lái)對(duì)信息進(jìn)行管理，但是還有很多機(jī)構(gòu)依然采用單機(jī)操作，這就使信息的資源無(wú)法進(jìn)行共享，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分的發(fā)揮，很多人對(duì)計(jì)算機(jī)的使用效率也比較低，只會(huì)一些比較簡(jiǎn)單的操作，這就會(huì)對(duì)信息化的建設(shè)造成影響。

2.3 對(duì)檔案信息化的建設(shè)缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)

對(duì)信息的技術(shù)進(jìn)行普及，可以對(duì)工作效率進(jìn)行不斷的提高，比較完整的信息框架和信息的處理模式也可以加快對(duì)信息進(jìn)行加工和處理。因此在信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該樹(shù)立以人為本的理念，讓他們對(duì)思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過(guò)對(duì)自身的技術(shù)水平不斷的提高，也能對(duì)工作的效率進(jìn)行提高。

3、完善我國(guó)信息化的建設(shè)和檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)檔案信息管理

檔案的組成過(guò)程影響著檔案的建立與形成一定的規(guī)模和發(fā)展前景，從開(kāi)始檔案建立一直到工作的每個(gè)細(xì)節(jié)、每個(gè)階段都要去監(jiān)督。資料的整理收集、建立最初的信息儲(chǔ)備，整體收集檔案的過(guò)程打破了傳統(tǒng)老化僵硬的信息收集系統(tǒng)，大大降低了收集難度，對(duì)信息的管理而言提高了管理檔案的便捷有效的效率。檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式向新型的管理信息化模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行升級(jí)，所以相應(yīng)配備的管理人員也要從傳統(tǒng)模式脫離出來(lái)，去學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息化高新的管理模式，建立多層次，多渠道的管理模式，注重對(duì)信息化人才的培養(yǎng)使其對(duì)應(yīng)的市場(chǎng)與社會(huì)匹配的人才，建立考評(píng)監(jiān)督制度，規(guī)范工作程序，提升檔案管理人員的管理能力對(duì)工作的負(fù)責(zé)程度。而且工作人員應(yīng)當(dāng)全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的管理信息知識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)新型的知識(shí)和設(shè)備，與本專業(yè)參與軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適應(yīng)的檔案管理軟件，規(guī)定規(guī)章制度，改變不當(dāng)?shù)墓芾眢w制不能使管理體制臃腫，排除弊病，打破地域和部門(mén)分割，提供信息交換和共享資源平臺(tái)，建立有利于各個(gè)有關(guān)部門(mén)和單位的更加便捷的去利用這些資源。

3.2 推進(jìn)數(shù)字化的建設(shè)和資源的共享

為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的管理，就必須要對(duì)數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，在相關(guān)的工作單位，也要對(duì)電腦的使用和管理進(jìn)行普及，以及培養(yǎng)人員的專業(yè)的數(shù)字化的管理技術(shù)，也要針對(duì)其中的重點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，從而保證每個(gè)檔案的管理人員都能對(duì)管理的軟件進(jìn)行規(guī)范性的使用，從而對(duì)工作的效率進(jìn)行不斷的提高。另外還要實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，這也對(duì)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著非常重要的作用，并且也有利于借鑒經(jīng)濟(jì)經(jīng)驗(yàn)和宏觀的管理，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)的資源管理的建設(shè)。也為我國(guó)的信息化建設(shè)提供一個(gè)最基礎(chǔ)的服務(wù)。

3.3 提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案信息管理

人員的管理思路。之所以要進(jìn)行檔案管理工作，主要是為了為社會(huì)提供有效的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，檔案管理部門(mén)以及其內(nèi)部的相關(guān)管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)而言，我國(guó)的檔案管理工作將過(guò)多的精力放在了“保管”資料之上，而沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理還存在著過(guò)于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價(jià)值取向，在檔案信息化建設(shè)時(shí)期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對(duì)檔案的保存，更需要綜合性的人才對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對(duì)國(guó)家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。

3.4 加大資金和安全的建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，相關(guān)的單位要對(duì)資金的投入進(jìn)行逐漸的加大，從而對(duì)管理軟件的升級(jí)和開(kāi)發(fā)進(jìn)行逐漸的促進(jìn)，也要對(duì)操作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，將信息化管理的技術(shù)和人才的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行平衡的發(fā)展，并且對(duì)現(xiàn)代化的需求進(jìn)行提高和適應(yīng)，同時(shí)還要對(duì)信息資源共享的資金播放進(jìn)行加大，從而實(shí)現(xiàn)單位之間的信息網(wǎng)通，也為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支持。

結(jié)語(yǔ)

建立檔案信息化是非常重要的，要準(zhǔn)確掌握檔案管理體系設(shè)立相應(yīng)的配備和軟件要求，在以后的檔案信息化管理的作用當(dāng)中起到至關(guān)重要作用，做出技術(shù)、管理的應(yīng)對(duì)方案，推動(dòng)檔案管理體系建設(shè)，又要做好檔案資源的利用，技術(shù)升級(jí)革新合理的掌握，更好的促進(jìn)社會(huì)良好的發(fā)展。

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