探討醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化

賈方琦

摘 要：目前，就醫(yī)院文書檔案管理發(fā)展歷史來(lái)看，的管理模式固然好，但其中還存在一些問(wèn)題有待解決，比如出現(xiàn)信息泄露、系統(tǒng)不夠完善等問(wèn)題，使得醫(yī)院文檔管理的安全性受到了嚴(yán)重的威脅，因此，醫(yī)院相關(guān)管理人員要重視這些問(wèn)題的產(chǎn)生，及時(shí)找出解決方法。本文就醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化中的存在的問(wèn)題，以及提出了一些完善醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化管理模式的建議，希望給廣大的醫(yī)院文書檔案管理工作人員一些幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；問(wèn)題與措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展影響下，醫(yī)院想要提高文書檔案的管理水平，需要借助信息技術(shù)作為輔助開(kāi)展文書檔案管理工作，辦公自動(dòng)化起到了醫(yī)院文書檔案管理工作中至關(guān)重要的作用，利用自動(dòng)化的文書檔案管理模式可以提高檔案辦公的效率，以及醫(yī)院文書的利用效率，醫(yī)院文件保存的穩(wěn)定性更高，以及醫(yī)院文本檔案進(jìn)行資源共享有著很深遠(yuǎn)的影響，由此可見(jiàn)，辦公自動(dòng)化的管理方法在醫(yī)院文書檔案管理模式中的重要地位。

1 醫(yī)院文書檔案辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題

1.1 文書檔案管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)

目前，很多醫(yī)院在文書檔案管理工作的規(guī)范性都有待加強(qiáng)，其中都存在著或多或少的問(wèn)題，例如，經(jīng)常出現(xiàn)文書檔案編號(hào)亂七八糟，文件檔案的分類也是雜亂無(wú)章，卷宗的名稱與內(nèi)容不符合等問(wèn)題，除了這些情況，有部分醫(yī)院對(duì)文書檔案檢索的效率較低，這也是當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的重要性問(wèn)題之一，就目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)文書檔案檢索方法來(lái)看，可以將所用醫(yī)院的文件檔案分為兩大類別，分別是電子類和人工類，現(xiàn)如今很多醫(yī)院都是采用人工檢索文書檔案為主要方法，這樣導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案檢索的效率較低[1]。

1.2 電子文件的保密性有待加強(qiáng)

目前，就我國(guó)醫(yī)院目前的文書檔案管理辦公自動(dòng)化的安全性來(lái)說(shuō)，電子文件的保密性較弱，在信息科技技術(shù)的支持下，越來(lái)越多的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，這是紙質(zhì)文件檔案經(jīng)歷的一次歷史性的重大改變，因?yàn)槲募妮d體發(fā)生了重大的變化，使得電子文件的形式變得更加的多種多樣，使電子文件的穩(wěn)定性能降低，容易受到多種因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致電子文件的安全性和保密性有待加強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，因?yàn)殡娮游臋n的內(nèi)容容易被人修改，最主要的是不會(huì)留下痕跡，使得電子文件的安全性不能提高的障礙之一，即使現(xiàn)在有一些高信息技術(shù)可以防止原有文件檔案被別人改動(dòng)，但是與紙質(zhì)文件檔案相比較，這樣的電子文件檔案在穩(wěn)定性方面還是差了一些[2]；第二，每個(gè)人都是運(yùn)用電腦打字存入文件檔案里面，造成字跡辨認(rèn)比較困難，由于每個(gè)人在錄入文字時(shí)使用的字符和字體都沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，使用者只需要按照特定的字體和字符的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入文字，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療事故糾紛時(shí)，或者出現(xiàn)醫(yī)患事故時(shí)，當(dāng)時(shí)記錄的文字信息派上了很大的用場(chǎng)，對(duì)于調(diào)查工作提供了一定的幫助；第三，由于電子文件不用經(jīng)過(guò)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)蓋章或簽字之類的工序，因此，工作人員分不清哪些文章是原件，哪些又是經(jīng)過(guò)了修改的，這樣的情況容易讓工作人員產(chǎn)生誤會(huì)，會(huì)出現(xiàn)很多不必要的麻煩和問(wèn)題，這些問(wèn)題也很難得到徹底的解決，因?yàn)闆](méi)有人可以分辨哪些電子文件事原件。

2 改進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用的對(duì)策

2.1 提高醫(yī)院文書檔案的信息化工作的計(jì)劃性與有序性

實(shí)施醫(yī)院文書檔案管理進(jìn)行信息技術(shù)化管理模式，文書檔案管理工作人員從醫(yī)院的整體角度出發(fā)，醫(yī)院工作人員將整個(gè)醫(yī)院的文書檔案管理工作放在規(guī)劃醫(yī)院的重要位置之上，規(guī)劃好整個(gè)醫(yī)院也是管理好醫(yī)院文書檔案辦公自動(dòng)化管理模式的前提，是規(guī)范化管理醫(yī)院的重中之重，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行仔細(xì)的分析，充分考慮到醫(yī)院的方方面面，做好一切準(zhǔn)備工作，結(jié)合專業(yè)人士的意見(jiàn)來(lái)合理、科學(xué)地制定工作計(jì)劃書，在制定完善的實(shí)施計(jì)劃書之后，需要滿足醫(yī)院工作所有醫(yī)院的影響因素，比如，醫(yī)院工作人員的上班時(shí)間調(diào)整，以及工作計(jì)劃書是否符合全體工作人員的技能要求，對(duì)醫(yī)院管理工作人員進(jìn)行定期的技能考核，在擁有充足的專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，管理工作人員需要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，以及創(chuàng)新型的管理理念，在這樣的基礎(chǔ)上完成和執(zhí)行管理工作計(jì)劃書。在進(jìn)行醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程中，管理工作人員應(yīng)當(dāng)充分考慮到文書檔案管理工作中的所有細(xì)節(jié)，包括文書檔案管理工作的特殊性和文書檔案管理的安全性，這些因素都要進(jìn)行充分的考慮，進(jìn)而建立一套科學(xué)、完善、合理的管理體系，給醫(yī)院文書檔案辦公自動(dòng)化管理工作提供良好的工作環(huán)境。

2.2 增強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

針對(duì)實(shí)際的醫(yī)院文書檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，進(jìn)行電子檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中存在許多漏洞，同時(shí)受到各方面因素的影響非常嚴(yán)重，讓電子檔案具有更強(qiáng)的完整性和有效性，所以，要將其存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題降低到最低，從而提高醫(yī)院電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。在開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理工作人員要重視計(jì)算機(jī)檔案文件的檢查工作，工作人員需要每天特定的時(shí)間段對(duì)電子檔案?jìng)鬏斣O(shè)備進(jìn)行檢測(cè)，可以更快地發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并且以最快的速度進(jìn)行解決問(wèn)題；也可以采取有效的措施進(jìn)行解決，除此之外，文書檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)定期清理電子檔案?jìng)鬏斣O(shè)備，以及維護(hù)傳輸相關(guān)的服務(wù)器等方面，醫(yī)院要安排專門的人員對(duì)其進(jìn)行管理和監(jiān)督工作，最后，在醫(yī)院文書檔案管理工作中要設(shè)置相對(duì)應(yīng)安全性較高的防火墻技術(shù)，運(yùn)用身份驗(yàn)證的方法加強(qiáng)文書檔案管理辦公自動(dòng)化的安全性，在傳輸和存儲(chǔ)文件的時(shí)候，不要保證文件信息的完整性和安全性[3]。

2.3 提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能與專業(yè)水平

在實(shí)施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化措施過(guò)程中，第一步，醫(yī)院在加大軟實(shí)力的同時(shí)，也要重視醫(yī)院硬實(shí)力的提升，通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院硬實(shí)力的建設(shè)力度，有效地改善醫(yī)院工作的辦公環(huán)境，比如，買幾個(gè)小盆栽，不僅凈化辦公室空氣，還可以令人心情愉悅，提高醫(yī)院工作人員的工作積極性，給每臺(tái)電腦運(yùn)用高配置的插件，不僅可以提高電腦的運(yùn)行速度，間接地提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的工作效率和工作水平，使得管理工作科學(xué)、合理的開(kāi)展下去；第二步，在良好的辦公環(huán)境的前提條件下，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能，以及文書檔案管理工作人員的管理理念進(jìn)行完善，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)理論知識(shí)，意識(shí)到自身工作的重要性，培養(yǎng)文書檔案管理工作人員自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的能力，可以在辦公自動(dòng)化的管理模式中發(fā)揮出更大的優(yōu)勢(shì)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，就醫(yī)院的文書檔案管理工作而言，文書檔案是組成醫(yī)院檔案的重要組成部分，將這些信息記錄保存起來(lái)，可以幫助醫(yī)院對(duì)于自身的發(fā)展歷程進(jìn)行反思，對(duì)于提高醫(yī)院的醫(yī)療水平和解決醫(yī)療事故的能力有很大的幫助；隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生也在不斷的發(fā)展，使得醫(yī)院衛(wèi)生體制得到了不同程度的改革和創(chuàng)新，這些改革將醫(yī)院文書檔案管理工作帶入到全新的鄰域，文書檔案的管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)未來(lái)的發(fā)展前景，因此，醫(yī)院要重視文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的管理模式，有效地提高醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化水平，在醫(yī)院文書檔案管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效地提高醫(yī)院的辦公效率，使得醫(yī)院的發(fā)展可以滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展需求，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展得更快、更好。

參考文獻(xiàn)

[1]王佳琳，雷玉芬.辦公自動(dòng)化對(duì)文書檔案管理的意義[J].蘭臺(tái)世界，2015，（S3）：51.

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[3]杜建民.淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的特點(diǎn)和建議[J].水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2014，（09）：64-65+72.