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      淺談企業(yè)檔案信息化建設

      2017-08-23 15:19:52吳楊敏
      卷宗 2017年18期
      關鍵詞:企業(yè)檔案信息化建設

      摘 要:隨著社會信息化的飛速發(fā)展,企業(yè)檔案信息化的建設顯得尤為重要,面對激烈的市場競爭,企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化既是刻不容緩的一件事,同時也是是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文分析了企業(yè)檔案信息化建設的重要性,指出了檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的問題,并且就可能影響企業(yè)檔案信息化建設的相關問題提出了反思。

      關鍵詞:企業(yè)檔案;信息化;建設

      眾所周知,企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料[1]。這些資料客觀的記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動的全過程,是企業(yè)最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識資源,是企業(yè)賴以生存的血液。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,原來以紙質(zhì)為主要保存形式的各種檔案已經(jīng)不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項要求,將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字、信息、網(wǎng)絡為載體的保存形式,這種方式無疑可以使檔案工作更加便捷、有序。

      1 企業(yè)檔案信息化介紹

      企業(yè)檔案信息化,就是將計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等充分運用于企業(yè)檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動中,以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益[2]。實際上就是將傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的電子化。

      2 企業(yè)檔案信息化建設的重要性

      在企業(yè)傳統(tǒng)檔案保管中載體一般為紙質(zhì),因為需要長期保存,所以企業(yè)每年都會投入一定比例的檔案文檔保管經(jīng)費來預防可能發(fā)證的破損,腐蝕,丟失等情況,如果檔案管理實現(xiàn)信息化就可以大大減少文檔檔案保管經(jīng)費的支出,為企業(yè)節(jié)約開支;其次由于檔案的特性,檔案往往需要反復調(diào)閱、查詢,在現(xiàn)實操作中不可避免地會使檔案受到損壞甚至遺失,尤其是那些內(nèi)容涉及企業(yè)核心機密的重要檔案,如產(chǎn)品設計圖、試驗報告、經(jīng)營合同等等,它們不僅僅是企業(yè)的寶貴資源,而且在企業(yè)的發(fā)展乃至創(chuàng)新過程中起著至關重要的作用,具有極高的參考價值。尤其在新產(chǎn)品的開發(fā)研制中,往往許多資料需要在短時間內(nèi)快速、準確且被反復查閱。因此,如何能夠使檔案資料方便、快捷、高效地發(fā)揮作用就顯得尤為重要了。

      需求驅(qū)動創(chuàng)新,創(chuàng)新帶來變革,檔案管理信息化就是將檔案的載體需求從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)字化、網(wǎng)絡化的載體。使其能夠在企業(yè)發(fā)展中更加便捷、有序的發(fā)揮作用。

      3 企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

      3.1 對檔案信息化工作重視程度不夠

      企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)組織開展生產(chǎn)、營銷、規(guī)劃等管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié),在信息化背景下,信息的準確性、完整性和及時性能夠使企業(yè)在競爭激烈的環(huán)境下?lián)屨枷葯C。但是部分企業(yè)往往忽略企業(yè)檔案管理工作的重要性,沒有意識到檔案管理本身也是企業(yè)發(fā)展的一部分,一味地重效益、輕管理沒有發(fā)揮管理尤其是檔案管理本身的價值,間接損壞了企業(yè)的切身利益。

      3.2 企業(yè)檔案信息化相關制度不完善

      目前我國企業(yè)檔案管理經(jīng)過長期實踐的探索,并不斷總結(jié)經(jīng)驗,制定了較為完善的標準制度,但是伴隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展,檔案信息化管理也需要一定的制度標準和措施來支撐,原來的檔案管理標準條例已不能夠滿足現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息的歸檔管理工作。因此就必須出臺適應于當前檔案管理特點的標準、法規(guī)、制度,完善信息化建設的保障機制,在制度上做到有章可循、有序發(fā)展。例如:檔案工作目標管理制度,檔案信息安全保密管理制度、責任追究制度等。

      3.3 標準化、規(guī)范化工作有待加強

      俗話說無規(guī)矩不成方圓,檔案信息化建設的標準就相當于“交通規(guī)則”,沒有嚴格統(tǒng)一的標準,勢必會出現(xiàn)交通擁堵,雜亂無序。目前部分企業(yè)在檔案建設信息化過程中各部門缺乏協(xié)調(diào),雜亂無章,各自為政,而且重復建設頻繁,使得標準建設困難,嚴重影響企業(yè)檔案信息化建設效果。

      3.4 部分企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)無法適應信息化的需求

      檔案信息化管理工作需要綜合能力較強的管理人才,不僅僅局限于可以熟練操作計算機而已?,F(xiàn)實中,部分企業(yè)檔案管理人員雖然掌握了一定的檔案管理技能,但在信息化專業(yè)方面素質(zhì)普遍偏低。甚至于部分檔案管理人員不懂計算機檔案管理的基本操作,電腦變成了一種擺設,檔案信息化管理成了空談。

      3.5 檔案管理信息化模式實效不高

      目前,一些企業(yè)面對信息化的浪潮已經(jīng)行動起來,確實建立了一套檔案管理信息化的流程和模式,但是不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目的進行檔案信息化建設,卻沒有先進的思想理念作為指導,對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識,重藏輕用,重視檔案管理系統(tǒng)的建設而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用,結(jié)果導致檔案信息化建設效率低下。

      4 企業(yè)檔案信息化建設的思路

      4.1 加強企業(yè)對檔案信息化工作的重視

      檔案信息化建設不僅僅是新時期檔案部門一項基礎性工作,也是當今企業(yè)管理架構(gòu)中的核心要素之一。在現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展中的作用也越來越明顯,信息的完整性、準確性和及時性直接決定企業(yè)在市場競爭中的地位。因此,企業(yè)應切實把企業(yè)檔案信息化建設提上議程,并把企業(yè)檔案信息化管理納入企業(yè)工作計劃和考核范圍。同時企業(yè)要加強領導對檔案資源信息化建設工作的重視。樹立全新的檔案資源信息化理念,有與時俱進、開拓創(chuàng)新的管理思路,加大經(jīng)費及技術(shù)人員的投入,大力推動企業(yè)檔案資源信息化建設[3]。

      4.2 企業(yè)檔案信息化中的標準制定

      制定標準是企業(yè)檔案信息化建設中的核心要素,建立科學、合理、長效并符合自身企業(yè)發(fā)展需求的標準規(guī)范體系是企業(yè)檔案信息化建設首要解決問題。企業(yè)檔案信息化標準的制定需符合國標及行標等標準,并結(jié)合企業(yè)實際情況出臺具有較強適用性的企業(yè)檔案標準。與此同時,檔案信息化標準的判定應兼顧檔案業(yè)務中管理與技術(shù)兩方面的實際情況,建立具有可操作性的統(tǒng)一標準。企業(yè)檔案中從辦公、研發(fā)、生產(chǎn)等都具有極高的關聯(lián)性,因此,需要統(tǒng)一技術(shù)語言、規(guī)范電子文檔,設置關鍵字,便于不同部門迅速、準確查閱。

      4.3 企業(yè)檔案信息化過程中的安全建設

      檔案管理實現(xiàn)信息化的同時,信息的保密性和安全性等問題也變得越來越突出。由于電子文件本身具有可復制、易刪除,能修改的特殊性,再加之信息與網(wǎng)絡技術(shù)的弊端,以及各種人為因素,都將對檔案信息化之后的保管和利用產(chǎn)生潛在威脅。

      因此,首先要制定相對完善的企業(yè)檔案信息保管與使用制度,來保證數(shù)據(jù)的真實可靠;其次要對計算機病毒要從管理上加以預防,制定措施,加強職工尤其是檔案工作人員對計算機病毒的認識,不得傳播、制造病毒;與此同時利用技術(shù)手段,采用保護屏障,對檔案信息進行保護,降低安全風險;最后要強化檔案人員的安全意識,制定安全管理制度,做好安全防范工作,不給檔案管理工作留下漏洞,瞞下隱患。

      4.4 加強企業(yè)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

      在新時期企業(yè)檔案管理工作不斷完善、優(yōu)化的過程中,提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平是信息化建設的基本要求。檔案信息化管理的核心是人,檔案管理人員掌握了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)還遠遠不夠,還需要進一步學習并掌握通信、網(wǎng)絡等計算機技術(shù)。因此必須要加強對檔案管理人員的教育、培訓以及提高信息技術(shù)水平,使他們盡快適應檔案信息化管理的需求。

      4.5 加強檔案管理體制的創(chuàng)新

      企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新思路的核心在于精簡。任何企業(yè),精干是必然趨勢,企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步。檔案管理的方法要創(chuàng)新,就要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作內(nèi)涵,將單一的檔案管理變成信息高度集中的數(shù)據(jù)庫,通過計算機網(wǎng)絡將各種信息、資源整合,形成大數(shù)據(jù),使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體,這樣才能高效率,靈活的利用數(shù)字信息進行檔案管理。

      4.6 企業(yè)檔案信息化應與企業(yè)本身信息化相結(jié)合

      企業(yè)檔案信息化是提高企業(yè)綜合競爭實力的重要途徑,因此,必須將企業(yè)檔案信息化建設納入到企業(yè)的總體規(guī)劃中,分階段,分批次落實、部署,逐步解決企業(yè)檔案管理工作中遇到的困難,不斷滿足企業(yè)自身更好、更穩(wěn)、更快的發(fā)展要求。事實上,企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化可以進一步推動整個企業(yè)的信息化建設,兩方面并不矛盾,相反是互相支撐,相輔相成的。企業(yè)整體的信息化水平直接決定了檔案管理工作的高度和深度,企業(yè)檔案信息化的建設也只有在企業(yè)信息化的大環(huán)境下才能得到長遠的發(fā)展和進步。因此,只有將兩者有機結(jié)合,才能保證檔案信息化建設有效進行。

      參考文獻

      [1]宋吉芳.企業(yè)檔案信息化建設的探討[J].山東電力高等??茖W校學報.2011(6):86-88.

      [2]衛(wèi)婷.論企業(yè)檔案信息化建設[J]2009(7):86-88.

      [3]張寵平.論企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及對策[J].老區(qū)建設:2008(16):54-55.

      作者簡介

      吳楊敏(1987-),女,畢業(yè)于山西大學社會學專業(yè),助理工程師,現(xiàn)就職于山西天地煤機裝備有限公司。

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