趙瑞萍

摘 要：環(huán)境監(jiān)測檔案蘊藏著巨大的科學價值和社會價值，是環(huán)境監(jiān)測工作服務于環(huán)境管理的紐帶和重要載體。本文首先論述了環(huán)境監(jiān)測檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，其次提出了加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理利用的措施。

關鍵詞：環(huán)境監(jiān)測；檔案管理；網絡化

0 引言

隨著我國經濟的發(fā)展社會的進步，環(huán)境監(jiān)測工程越來越多。環(huán)境監(jiān)測檔案是指在環(huán)境監(jiān)測活動中直接形成的，記述和反映環(huán)境監(jiān)測管理和監(jiān)測活動的，具有保存價值，且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的文件材料，是經濟建設和環(huán)境管理工作科學決策的依據，也是人們改善生活環(huán)境不可或缺的重要憑證，更是社會經濟發(fā)展的信息資源。因此，必須加快檔案網絡化建設，實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案信息共享。

1 環(huán)境監(jiān)測檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 對檔案網絡化工作重要性認識不足，重視不夠

普遍存在領導和職工缺乏檔案意識，對檔案信息化工作重要性的宣傳力度不夠的現(xiàn)象。一些監(jiān)測部門的檔案工作得不到領導的重視和支持，出現(xiàn)重視業(yè)務工作，忽視檔案工作的思想。檔案工作沒有明確的發(fā)展方向和長遠的建設目標，檔案網絡化管理工作未納入本單位工作計劃。檔案軟件、硬件等基礎設施投入不足、不到位，嚴重阻礙了檔案信息化工作的開展。

1.2 檔案信息化工作整體發(fā)展水平差異大

一些經濟發(fā)達且監(jiān)測工作做得較好的監(jiān)測站的檔案管理水平較高，均已實現(xiàn)文檔一體化、檔案網絡化管理。一些經濟發(fā)展較慢地區(qū)的監(jiān)測站檔案管理水平較低，雖已實現(xiàn)計算機管理檔案，但因受到財力、物力、人力、政策等因素的影響，還未開展檔案辦公自動化、數字化、網絡化建設。

1.3 檔案服務意識不強，編研材料缺乏創(chuàng)新意識，檔案利用率低，檔案信息資源開發(fā)利用不能適應當前監(jiān)測工作的需要

檔案人員注重案卷質量管理，輕視檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源的深層次開發(fā)少，開發(fā)手段和方法較單一，提供服務的時效性不強，檔案編研工作需加強開發(fā)利用。

2 開展檔案網絡化管理的措施

2.1 開展檔案數字化、辦公自動化建設

開展檔案網絡化管理離不開辦公自動化和檔案數字化建設，這是實現(xiàn)檔案網絡化管理的基礎性工作。各級環(huán)境監(jiān)測部門應將檔案管理數字化和辦公自動化工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，加大軟件、硬件的資金投入和技術支持，保障檔案網絡化建設順利實施。首先要開展傳統(tǒng)載體檔案的數字化工作。利用掃描儀等設備將室藏的紙質檔案、照片檔案、多媒體檔案等進行掃描，建立檔案全文數據庫。依托單位內部局域網，利用網絡版檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案網上檢索、查詢、利用、打印等工作。數字化工作要做到流程規(guī)范、格式統(tǒng)一、字段完整。其次要建立辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）。該系統(tǒng)是整個單位文件產生和處理的樞紐，保留了所有往來文件的全文內容和辦理信息。檔案人員要主動介入辦公自動化建設，參與系統(tǒng)設計方案和使用需求。在OA系統(tǒng)檔案歸檔保存時，要對檔案信息的著錄進行規(guī)范、標引、分類及排列，保證檔案信息的有序化。運用辦公自動化系統(tǒng)中文件收集、歸檔、編目、檢索、利用等功能與網絡版檔案管理軟件系統(tǒng)進行鏈接，實現(xiàn)文檔一體化、網絡化管理。OA系統(tǒng)可實現(xiàn)數字化辦公，可大大提高檔案管理工作效率，有效地促進檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強檔案信息網絡安全與保密工作

網絡信息安全問題是網絡化管理工作的關鍵。為了維護檔案信息網絡的安全，檔案人員要加強網絡安全宣傳，要制定明確的網絡安全管理制度，強化檔案管理網絡日常管理和維護。具體措施：對存入計算機的涉密檔案資料要實行物理隔離，外網存儲不涉密的檔案資料，內網存儲涉密檔案資料，必要時單機獨立運行。通過“門禁”監(jiān)控系統(tǒng)、身份認證等技術手段，使未通過認證的用戶無法登錄系統(tǒng)；通過身份認證、內部安全監(jiān)控、文件加密等技術，對用戶的使用權限加以區(qū)分限制，使得被非授權用戶無法復制、刪除和修改非授權的信息資料；通過內部安全監(jiān)控、網上審計、日志登記等技術，對網上處理各項作業(yè)進行監(jiān)控和審計，以備檢查；通過病毒防范系統(tǒng)、容災備份系統(tǒng)和防火墻，對網絡實施有效的保護。另外，要切實建立檔案異地備份制度，做好檔案數據備份工作。對重要的電子檔案不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成紙質檔案，保證文件的長久可讀。

3 加強宣傳、培訓、監(jiān)督管理工作

檔案網絡化工作水平高低、檔案網絡化建設的快慢與單位領導重視程度和檔案員管理水平有直接關系，同時也與上級部門的監(jiān)督檢查有關系。上級行政主管部門（省環(huán)保廳、省檔案局等部門）應加大檔案工作監(jiān)管力度，加強對基層單位的監(jiān)督、檢查和指導，通過嚴格執(zhí)法檢查，推動各級監(jiān)測部門加快檔案網絡化工作的實施。

檔案網絡化工作離不開領導重視和全體職工的共同參與，檔案人員要加強檔案工作的宣傳和培訓工作。宣傳檔案網絡化管理的重要性和緊迫性，提高領導對檔案網絡化建設重要性的認識，增強全體職工的檔案意識。在日常工作中，注重電子檔案管理，提高檔案數字化工作效率，針對存在的問題不定期進行專題培訓，提高各部門兼職檔案員數字化檔案能力。

專職檔案員要積極參加各類學習、培訓和交流活動，加強知識儲備，更新知識結構。要“走出去”參觀、考察檔案管理先進單位，虛心向同行學習先進的管理經驗、高效的管理方法、優(yōu)質的服務理念，通過不斷地學習提高自身專業(yè)理論知識和檔案管理水平，加快完成檔案數字化、網絡化建設。

4 加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作

檔案網絡化管理的最終目的是網絡信息資源的共享，提高社會利用率。各級監(jiān)測部門必須將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉向檔案信息的重組和創(chuàng)新，使檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。積極開展檔案編研、數據綜合分析等工作，拓寬利用渠道，運用計算機豐富的圖表處理軟件和多媒體技術對數字化的環(huán)境監(jiān)測檔案信息進行二次、三次開發(fā)，最大限度地對室藏檔案信息進行開發(fā)利用。建立科學檢索體系為用戶提供高效便捷、準確系統(tǒng)的檔案信息服務，充分發(fā)揮檔案的時效性特點，以滿足政府決策部門、公眾及社會各方面對環(huán)境監(jiān)測檔案信息的不同要求。加快檔案網絡化建設，加強環(huán)保系統(tǒng)之間的溝通、協(xié)作與交流，創(chuàng)新服務理念，科學整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，推動檔案信息資源高效利用。

當前檔案工作正處于傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案管理過渡時期，檔案網絡化建設是現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測部門的主要任務。各級監(jiān)測部門應重視檔案網絡建設，要有大局意識、服務意識和創(chuàng)新意識，要保障檔案網絡化建設所需人力、財力、物力的投入，加快檔案數字化、網絡化建設，提升檔案信息化管理整體水平，推動檔案管理工作邁上新臺階，為環(huán)保事業(yè)和社會的發(fā)展提供服務。

5 結束語

綜上所述，在環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作中，我們應運用科學發(fā)展觀確立檔案管理工作與時俱進，堅持以新視野認識新事物，以新觀念研究新情況，以新思路建設新檔案，加快檔案網絡化建設，提供高效、優(yōu)質檔案服務，加強對人才隊伍的建設，加大對環(huán)境檔案管理制度的完善，從而保證檔案管理系統(tǒng)性和規(guī)范性，以充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測站檔案室的作用，實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案信息共享，保證環(huán)境監(jiān)測事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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