我國科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析與發(fā)展思考

近一段時(shí)間以來，我國重大科技成果佳訊頻傳，C919大型客機(jī)試飛成功、蛟龍?zhí)栞d人潛水器下潛7000米海洋最深處、我國實(shí)現(xiàn)全球首次成功試開采可燃冰、-----還有我國的高鐵技術(shù)走出國門服務(wù)全球高鐵建設(shè)。這些激動(dòng)人心科技成果的取得，應(yīng)當(dāng)歸功于我國本世紀(jì)初開始實(shí)施的科技計(jì)劃項(xiàng)目戰(zhàn)略。

科技計(jì)劃項(xiàng)目是以科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要為指導(dǎo)，以提高科技創(chuàng)新能力、解決經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的關(guān)鍵共性科技問題為重點(diǎn)，由國家科技計(jì)劃安排，在一定期限內(nèi)進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)項(xiàng)目?？萍加?jì)劃項(xiàng)目的承擔(dān)單位或個(gè)人在該項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、評(píng)估、驗(yàn)收、審計(jì)、成果推廣應(yīng)用等全過程中形成的，應(yīng)該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄就是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案。

1 福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況

1.1 我省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀

我省從2003年開始通過網(wǎng)絡(luò)在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)申報(bào)、受理科技計(jì)劃項(xiàng)目，不僅有紙質(zhì)材料，而且在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)中形成了電子文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十二五”期間（2011—2015年）我省共實(shí)施各類省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目6934項(xiàng)，安排經(jīng)費(fèi)20.37億元。目前福建省科技檔案館共接收管理通過驗(yàn)收（或鑒定）的各類省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案16436項(xiàng)（包括獲得省科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)的科技計(jì)劃項(xiàng)目）。

推進(jìn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)首先要明確何為“檔案信息化”？按照國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》：以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案雙套制管理，實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，已成為當(dāng)今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對(duì)的課題。

1.2 對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的理論研究

可以說，檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。對(duì)于科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案這一專業(yè)門類的檔案信息化要如何開展？我省科技管理人員、科技檔案工作者從上個(gè)世紀(jì)九十年年代初開始就不斷進(jìn)行課題研究與探索。主要有《科研檔案利用效果調(diào)查與開發(fā)利用服務(wù)方式的研究》（1992年）、《科研檔案多媒體管理系統(tǒng)》（2005年）、《福建省檔案信息資源發(fā)展戰(zhàn)略研究》（2006年）、《福建省科研檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享研究》（2008年）、《福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔管理研究》（2013年）等。

其中《科研檔案多媒體管理系統(tǒng)》研究課題獲得了2005年福建省科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)三等獎(jiǎng)和國家檔案局優(yōu)秀成果獎(jiǎng)三等獎(jiǎng)。2013年開展的《福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔管理研究》課題研究針對(duì)福建省科技廳信息化建設(shè)項(xiàng)目（一期）中科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、科技獎(jiǎng)勵(lì)管理系統(tǒng)的改進(jìn)，解決福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、科技獎(jiǎng)勵(lì)管理系統(tǒng)與科技廳檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)順利對(duì)接，通過系統(tǒng)端口完成科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文檔的及時(shí)有效傳輸管理問題進(jìn)行了系統(tǒng)研究。

1.3 對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)實(shí)踐應(yīng)該從1989年開始，到現(xiàn)在二十多年的時(shí)間里，大致經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：

第一階段：1989年—2001年，福建省科技檔案館成立，與省計(jì)算中心等單位合作，最早是運(yùn)用WORD文檔、EXCLE表格等簡單的文字處理系統(tǒng)開始管理科研項(xiàng)目檔案目錄，實(shí)現(xiàn)包括檔案卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案報(bào)表的生成與打印。

第二階段：2001年—2004年，福建省科技檔案館與省檔案館技術(shù)處聯(lián)合進(jìn)行課題研究，研制出科研檔案多媒體管理系統(tǒng)。首次對(duì)我省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)從理論研究到具體實(shí)踐進(jìn)行了嘗試，并進(jìn)行了試運(yùn)行。

第三階段：2004年—2015年，使用科易檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理，并按照國家對(duì)檔案信息化規(guī)范要求逐步開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化工作?？埔讬n案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)全部檔案目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理文件和查詢利用等常規(guī)檔案管理功能。但該系統(tǒng)為C/S結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器模式），無法與福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)和科技獎(jiǎng)勵(lì)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文檔的接收、傳輸功能。

第四階段：2015年至今。在福建省科技廳信息化建設(shè)總體規(guī)劃中開始了福建省科技廳檔案管理系統(tǒng)的重新研發(fā)及試使用。福建省科技廳信息化建設(shè)項(xiàng)目（二期）包含了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、科技創(chuàng)新平臺(tái)及機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)、科技紀(jì)檢監(jiān)察信息管理系統(tǒng)、科技廳檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)改造或重新研發(fā)。檔案管理系統(tǒng)是重新設(shè)計(jì)研發(fā)的新系統(tǒng)，新系統(tǒng)基于更高水平的研發(fā)，完成后將不再使用現(xiàn)有的科易檔案管理系統(tǒng)，新系統(tǒng)與科易系統(tǒng)相比，增加了電子文檔保存格式自動(dòng)轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。目前該系統(tǒng)已進(jìn)入試使用階段。

為了全面了解福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理系統(tǒng)使用狀況，2013年6月省科技檔案館進(jìn)行相關(guān)問卷調(diào)查，調(diào)查問卷顯示，全省情況大致可以分為三種：第一種是自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)或購買相關(guān)軟件系統(tǒng)，開展項(xiàng)目檔案電子文件歸檔的單位，這些單位都是大型科研院所和省屬企業(yè)；第二種是購置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的目錄級(jí)管理的單位，大多數(shù)省級(jí)科研院所、科技型企業(yè)以及各設(shè)區(qū)市科技局屬于這種情況；第三種只有紙質(zhì)檔案，沒有相關(guān)的檔案管理軟件的單位。當(dāng)然這是四年前的調(diào)查情況，現(xiàn)在的情況應(yīng)該會(huì)更好些了。

2 國家與部分省市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)情況

2.1 國家科技部注重加快建立科技計(jì)劃項(xiàng)目國家科技報(bào)告制度而對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)未引起足夠重視

2002年科技部啟動(dòng)科技計(jì)劃項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)管理工作，開始建設(shè)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)?？萍加?jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)建立起來了，但科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)制度并未隨之建立。由于科技部沒有科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案專門管理部門，并未開展檔案信息化工作。究其原因可能是以建立科技報(bào)告制度取代科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。實(shí)行科技報(bào)告制度與科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的最終目的都是為了加快科技計(jì)劃項(xiàng)目成果信息利用和共享。國家層面可能混肴了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)與科技報(bào)告制度建設(shè)，認(rèn)為科技報(bào)告制度的建立就是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)。

由于科技部沒有設(shè)置科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門，也沒有出臺(tái)相應(yīng)的科技計(jì)劃項(xiàng)目電子檔案管理的規(guī)范要求，所以全國部分省市科技檔案部門都從自身管理實(shí)際出發(fā)，參考國家電子檔案的相關(guān)法律法規(guī)，從2002年左右就開始陸續(xù)進(jìn)行科技計(jì)劃項(xiàng)目電子檔案管理理論研究與實(shí)踐探索。其中以北京市、天津市、遼寧省、福建省等省市尤為重視，通過課題引領(lǐng)，規(guī)范管理，以研究成果帶動(dòng)實(shí)踐，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)取得一定的成效。

2.2 北京市等省市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)情況

北京市科委著力于項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的政策設(shè)計(jì)和配套條件建設(shè)。在制度建設(shè)上，2008制定印發(fā)了《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》，對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、歸檔、評(píng)估作了嚴(yán)格細(xì)致的規(guī)定。在資源建設(shè)上，2002年與北京郵電大學(xué)信息安全中心合作，投資340余萬元構(gòu)建北京市數(shù)字科技檔案館。管理系統(tǒng)分為收集、檢索、管理、統(tǒng)計(jì)、操作演示等模塊，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔系統(tǒng)自動(dòng)鑒定、自動(dòng)整編、電子簽章等功能。

遼寧省科技檔案館開展了《多媒體科技檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)研究》、《科技創(chuàng)新與檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)》等課題研究，于2003年與沈陽格瑞特軟件有限公司合作完成《科技檔案資源平臺(tái)（數(shù)字檔案館）及區(qū)域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)》建設(shè)，采用B/S與C/S相結(jié)合架構(gòu)模式。管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息采集、整理、檢索、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等網(wǎng)絡(luò)化管理，解決了內(nèi)部和外部檔案采集的困難，為館藏檔案從庫存資源向信息資源轉(zhuǎn)換提供了支撐平臺(tái)。

天津市科技檔案館完成了《天津市科研檔案目錄管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)運(yùn)用》、《天津市科研檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)》等課題研究。天津市科技檔案管理系統(tǒng)于2002年開始啟用，2007年升級(jí)改造，系統(tǒng)采用批量導(dǎo)入的方式，從天津市科委的項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中提取所需的檔案著錄數(shù)據(jù)存入移動(dòng)硬盤，再批量導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫中，并將各個(gè)項(xiàng)目信息自動(dòng)對(duì)應(yīng)到各門類檔案的著錄項(xiàng)中。并以數(shù)字化掃描加工形式建立起科技計(jì)劃檔案原文數(shù)據(jù)庫。

3 對(duì)推進(jìn)我國科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息建設(shè)發(fā)展的思考

1.理順國家與地方項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)關(guān)系。希望在科技部、國家檔案局的共同努力下，進(jìn)一步健全完善或理順科技部與各省市科技廳（科委）的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，由國家統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，結(jié)束當(dāng)前省市各自為戰(zhàn)的狀況。做好我國項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)既需要科技主管部門從上至下的統(tǒng)一指揮、檔案業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督指導(dǎo)，也需要全國項(xiàng)目檔案同行之間的工作經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.強(qiáng)化項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)意識(shí)。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化意識(shí)不僅僅對(duì)項(xiàng)目研究人員而言，更是對(duì)科技項(xiàng)目的管理者和項(xiàng)目檔案的工作者來說的。要明確做好檔案工作是行政工作的一部分，是一項(xiàng)政治任務(wù)。習(xí)總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。項(xiàng)目檔案要發(fā)揮作用以體現(xiàn)其價(jià)值所在，檔案信息化建設(shè)是充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案作用的有效途徑。

3.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指項(xiàng)目檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有配置先進(jìn)的設(shè)施，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。當(dāng)前福建省已著手建設(shè)云平臺(tái)，按照要求省級(jí)項(xiàng)目電子檔案將統(tǒng)一在省云平臺(tái)管理中心備份保存，此外，還要研究采用移動(dòng)互聯(lián)等新興信息技術(shù)的可行性，配置相應(yīng)的設(shè)備儀器，滿足項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。

4.扎實(shí)做好項(xiàng)目檔案信息資源建設(shè)?！扒蓩D難為無米之炊”。項(xiàng)目檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。項(xiàng)目檔案信息資源建設(shè)主要包括館藏項(xiàng)目檔案數(shù)字化、項(xiàng)目電子文件的采集和接收以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。檔案信息資源建設(shè)扎實(shí)與否是項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量項(xiàng)目檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

5.不斷完善項(xiàng)目檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)際上就是要有一套行之有效、操作便捷、安全可靠的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，項(xiàng)目檔案應(yīng)用系統(tǒng)包括項(xiàng)目檔案收集、整理、利用、安全等方面，它關(guān)系到項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量水平。同時(shí)應(yīng)用系統(tǒng)不僅要滿足現(xiàn)在需要，而且要有一定的超前性。項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)要滿足在整體信息化系統(tǒng)中有效運(yùn)行、有效鏈接等功能要求。

6.與時(shí)俱進(jìn)健全項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化的“交通規(guī)則”。無規(guī)則不成方圓。目前我國項(xiàng)目檔案所遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中，除《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》修訂到2008年版，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（1980年）和《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行規(guī)定》（1988年）等都是二三十年前制訂的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，已不合時(shí)宜了，國家應(yīng)及時(shí)修訂。福建省已按照國家最新檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)重新制訂省級(jí)項(xiàng)目檔案整理辦法。

7.有的放矢推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)。項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)人才保障是關(guān)鍵。在項(xiàng)目檔案信息化進(jìn)程中，需要兩方面的人才：一是具有較高檔案研究水平、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、知曉一定電腦網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的檔案人才；二是具有專業(yè)電腦網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、知曉一定檔案知識(shí)的技術(shù)人才。兩者相輔相承，互通有無，檔案人才負(fù)責(zé)檔案信息化的業(yè)務(wù)規(guī)劃，計(jì)算機(jī)人才負(fù)責(zé)系統(tǒng)研發(fā)?！皩I(yè)的事還是要由專業(yè)的人來辦”。畢竟檔案與計(jì)算機(jī)專業(yè)是兩個(gè)截然不同的領(lǐng)域。

8.做好項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)銜接工作。就是要處理好項(xiàng)目檔案信息化前項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、信息化工作，與項(xiàng)目檔案信息化后項(xiàng)目電子檔案實(shí)現(xiàn)有效銜接，從而保證項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的完整性。要堅(jiān)定不移地貫徹實(shí)施國家“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。一方面加強(qiáng)檔案信息化中新產(chǎn)生的電子檔案的移交接收與管理，實(shí)現(xiàn)“增量電子化”。另一方面應(yīng)對(duì)之前形成的項(xiàng)目紙質(zhì)檔案通過掃描數(shù)字化等方式，實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”。

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