摘 要:進入新世紀以后,伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,計算機信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在社會各個行業(yè)。在企業(yè)發(fā)展中,檔案資料發(fā)揮著十分重要的作用,在新時期下,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求,在這種情況下,企業(yè)必須立足于信息時代,積極的創(chuàng)新檔案管理方式,從而更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞:信息時代;企業(yè);檔案管理
在信息時代下,檔案管理工作也發(fā)生了極大的改變,以往單純的檔案保管已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求,在當前的檔案管理活動中,必須實現(xiàn)信息采集、信息化管理、信息化服務(wù),也就說要加強檔案信息化建設(shè),這樣才能充分發(fā)揮檔案資料的重要作用,鑒于此,下面就信息時代下加強企業(yè)檔案管理工作的策略進行全面分析。
1 信息時代下的檔案管理工作
信息科學技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為信息化檔案管理的基礎(chǔ),讓檔案管理工作同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合,通過計算機有效的搜集、處理、整合、歸檔數(shù)據(jù)和資料等,便于給企事業(yè)、人民和國家提供良好的服務(wù)。換句話說,將傳統(tǒng)的人工管理模式有效的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式為信息時代背景下的檔案管理工作原則,其主要包含以下幾方面內(nèi)容,(1)細則規(guī)范建設(shè),不同單位在充分考慮自身實際狀況的時候同我國相應(yīng)的法律法規(guī)相結(jié)合,進而制定出特殊性惡化通用性的標準規(guī)范。(2)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),數(shù)字化、現(xiàn)代化及信息化等為檔案管理工作的基礎(chǔ),應(yīng)讓單位、企業(yè)和國家之間相互聯(lián)動,進而形成層級分明的信息化管理平臺。(3)資源管理建設(shè),對各個檔案資源進行高效的整合,最終建設(shè)內(nèi)容充實的檔案管理中心。
2 加強企業(yè)檔案管理工作的策略
(一)創(chuàng)新檔案管理模式
近年來,伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展步伐越來越快,企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)也逐漸增多,在企業(yè)發(fā)展歷程中,為了規(guī)避法律上的風險,企業(yè)必須保管好各項文件資料,即檔案資料。因此,在新時期下,企業(yè)檔案管理水平會對整個企業(yè)的管理質(zhì)量帶來影響,企業(yè)要想得到更好的發(fā)展,就必須加強檔案管理模式的創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理人員需要樹立全新的檔案利用、服務(wù)觀念,充分挖掘檔案資料的價值,為企業(yè)管理提供全新的服務(wù)。為了滿足檔案信息化管理的需求,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況,制定一套以檔案管理為核心的制度及流程,介入信息前端,從源頭上開展檔案管理工作。企業(yè)要根據(jù)自身的崗位職能,明確檔案管理方法類別、管理要求等,確保檔案原始資料的完整性、真實性,保證檔案管理的科學、標準,促進企業(yè)檔案管理工作的標準化建設(shè)。在企業(yè)檔案管理過程中,要加強信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè),使得檔案信息收集、整理、管理、利用等一體化,為企業(yè)提供完整的檔案服務(wù)。同時檔案信息系統(tǒng)的建設(shè),還能與其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接,對企業(yè)的各種電子文件進行及時歸檔,保證企業(yè)檔案信息的完整。
(二)提高企業(yè)檔案服務(wù)意識
檔案資料是企業(yè)信息資源的基礎(chǔ),也是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現(xiàn)。為了進一步提高企業(yè)檔案管理工作效率,就必須樹立全新的檔案服務(wù)意識,在日常工作中,企業(yè)要加大宣傳力度,引導企業(yè)全體員工都意識到檔案管理的重要性,提高其檔案服務(wù)意識,這樣才能充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢,打破以往檔案管理的局限,真正的發(fā)揮檔案資源的價值。檔案管理人員應(yīng)該樹立全新的檔案理念,熟讀保密職責,嚴守企業(yè)秘密,在信息化持續(xù)推進的今天,企業(yè)的檔案資料以各種電子文檔的形式出現(xiàn),這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關(guān)聯(lián)。對此,企業(yè)可以針對不同級別的用戶進行訪問限制,并建立相應(yīng)的檔案監(jiān)督機制,保證企業(yè)檔案資料的安全、完整。在企業(yè)檔案服務(wù)中,還應(yīng)該具有針對性,也就是針對不同的使用者提供不同的服務(wù)方式,因此,企業(yè)應(yīng)該建立多元的檔案服務(wù)系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案種類較多,載體比較復雜,各種檔案的價值也有所差異,所以在檔案管理中,應(yīng)盡可能的滲透在各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié),提高檔案利用率,同時也提升檔案服務(wù)水平。
(三)提高檔案管理人員綜合水平
在企業(yè)檔案管理中,保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),因此,企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)濟素質(zhì)進行全面提升,針對性開展教育培訓工作,將能力強、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上,并對其進行信息技術(shù)、計算機技術(shù)培訓,使得檔案管理人員成為全新的復合型人才,從而更好的推進企業(yè)檔案管理工作。
3 總結(jié)
在新時代下,企業(yè)檔案管理工作必須抓住信息化這一時代機遇,注重檔案管理創(chuàng)新,實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與信息化的良好結(jié)合,從而全面提高企業(yè)檔案管理效率,提高檔案資源的利用率,為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。
參考文獻
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作者簡介
邱紅(1983-),女,漢,遼寧丹東,沈陽遼法房屋開發(fā)有限公司,本科學士,檔案館員,研究方向:現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。