崔瑩
摘 要:檔案文書是機關(guān)里非常重要的資產(chǎn),這些文檔里面包含了不同部門的當前和現(xiàn)今材料,而文檔管理中的整理工作也十分重要,檔案整理都是按照一定程序進行分工,不管是分類、排序、編號都遵循了一定的程序進行,但是隨著時代更替,檔案整理也變的比較多元化,為了更好地管理檔案文書,本文就機關(guān)檔案文書管理中存在的問題和對策進行探討。
關(guān)鍵詞:機關(guān)檔案;文檔整理;問題及對策
1 文書檔案管理的特點
文書檔案是一個機關(guān)單位中很重要的東西,里面包括了每一個項工作的前后記錄,并且各種部門的細節(jié)都在里面,所以文檔內(nèi)容很多元化,應(yīng)當受到機關(guān)單位的重視。文書檔案的內(nèi)容一般都是人事和重大事件的過程,一般情況下,管理工作者會把這些內(nèi)容依照不同部門進行編號和排序。而文書檔案管理工作的核心就是收集和保存完整的資料,保證了資料的完整和安全,通過完好的管理,在關(guān)鍵時刻可以作為機關(guān)單位的重要依據(jù),起到一個協(xié)助和有效的幫助。
2 文書檔案管理中存在的問題
1.檔案管理有待進步
機關(guān)單位中的文書檔案管理就目前而言需要更新,因為當前的檔案管理依舊是比較傳統(tǒng)的方式,缺少一些現(xiàn)代化管理的思維,缺少了現(xiàn)代化的分類歸檔的意識。而現(xiàn)代化的歸檔非常重要,目前的管理還依舊是紙質(zhì)的方式,這種方式具有一定弊端,沒有很好的規(guī)范,缺乏了現(xiàn)代電腦化的思維理論,而只有緊跟現(xiàn)代化的整理模式,才能提高規(guī)范性,轉(zhuǎn)變一定的理念,緊跟時代的發(fā)展,創(chuàng)新管理工作。
2.檔案管理的專業(yè)化缺乏
根據(jù)收集調(diào)查發(fā)現(xiàn),當下的機關(guān)單位文書檔案管理工作的人并不是專業(yè)出身,所以一些檔案管理專業(yè)理論并不全部清楚,這些人員大部分都是從機關(guān)單位內(nèi)部調(diào)崗過去,或者是一些非檔案管理專業(yè)人員,因此,這樣的管理人員對文書檔案的管理有一定的缺陷。文書檔案管理的工作要具備檔案管理的基礎(chǔ)知識,綜上所述,機關(guān)單位在文書檔案管理中是缺乏了專業(yè)性,缺乏專業(yè)檔案管理的人員,另外就是缺乏專業(yè)的管理模式,缺乏專業(yè)的整理模式和編號規(guī)范。檔案管理這個工作本身具備的枯燥和死板,導致這個職位的流動性非常大,工作人員十分不穩(wěn)定,經(jīng)常的替換,這樣就導致了文書檔案管理的接替性缺失,這屬于檔案管理中的基本問題。
3.檔案管理的信息化缺乏
這個時代就是一個信息聚集的時代,所以在機關(guān)單位中的檔案管理也需要信息化這樣的部分,而目前不少機關(guān)單位還處在信息化的末端,還使用了大量的人力物力來整理檔案文書,導致了浪費機關(guān)單位的各種資源,并且紙質(zhì)的資料很容易歷經(jīng)年久而損壞,還需要花費時間進行復制。這種傳統(tǒng)模式,沒有一個像樣的數(shù)據(jù)庫和設(shè)備,并且沒有信息化的歸類,浪費將是長久性的。如果換了管理工作者,還需要花費長時間的交接工作,稍有不細心和不注意,或許有些資料文檔就會失傳和損壞,無法得到妥善的保管以及復制,讓下一個管理者無法及時補救,而且無法確認文檔的作用和名稱,一旦需要用到的時候會找不到,這樣對機關(guān)單位來說損失是非常大的,如果引進了信息化技術(shù)來管理文書檔案,那么完全可以省下不少的資源,不管替換了多少管理者,一目了然地歸檔名稱,讓管理者可以很快速的找到所有的資料文檔,復制成本也省下了。
3 增強文書檔案管理的對此
1.管理中的理念轉(zhuǎn)變
想要提高檔案管理中的各方面,首先要在思想和理念中進行提高和改進,從最根本上面去改變當前傳統(tǒng)文書檔案管理的思想意識,還要不停地跟進內(nèi)部的專業(yè)性,對整理的方式進行創(chuàng)新,并且把整理的效果提到最好,目前,不少機關(guān)單位都要跟隨時代的變革把文檔管理工作做到適應(yīng)時代的變化,適應(yīng)機關(guān)單位的發(fā)展。在這樣的情況下發(fā)揮出文書檔案整理的最佳效果和功能,在理念的轉(zhuǎn)變時期,首先就要對文書檔案管理的重視程度提高,做一些類似于報告會和探討會議,引進一些現(xiàn)代化的管理工作理念和設(shè)備,另外也要重視管理工作者的心態(tài),對他們重視起來,引導他們從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化技術(shù)。
2.提高管理人員的專業(yè)化
文書檔案管理這個工作本身就十分枯燥,沒有什么技術(shù)含量,所以機關(guān)單位在招聘的時候比較隨意,只要稍微細心一點的人就能通過,這樣的結(jié)果直接就導致了管理整理中的混亂,毫無專業(yè)化的排序和歸類,連同安全性和完整性也失去了。所以機關(guān)單位一定要提高專業(yè)化的人才培訓,增強文書檔案管理的專業(yè)化,機關(guān)單位在招聘管理者的時候,可以從專業(yè)人才上入手,并且內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)也要重視。定期對內(nèi)部人士進行一個專業(yè)的培訓和演講,增加他們的專業(yè)化水平,從基礎(chǔ)到高級循序漸進的培訓,還可以定期舉辦一些文檔管理法的講座,和不同的機關(guān)單位之間進行互相學習,學習彼此的文書檔案整理技術(shù),積極引進時代最近的管理技能,這對機關(guān)單位的未來發(fā)展也有很大幫助。
3.提高信息化的建設(shè)
如今的時代變化飛速,跟以往的傳統(tǒng)時代完全不同,在這個信息化飛轉(zhuǎn)的時代,機關(guān)單位也要跟著變化,引進信息化的手段去整理檔案,丟棄老舊的整理手法,拋棄紙質(zhì)的的整理法,利用信息化的設(shè)備來管理,跟上時代的管理法。主要改進的辦法有亮點,第一是要快速引進信息化的設(shè)備,進行電腦輸入檔案進行管理,擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理法,也擺脫了不斷復制的資源浪費,第二是轉(zhuǎn)變信息化的思維,通過計算機存儲檔案之后,要及時學習如何利用計算機進行查閱和修改增加,同時也要學習如何保障這些文書檔案的安全,重視安全保障的建設(shè),避免檔案被盜取,這樣才能發(fā)揮出信息化管理的功能。
4.檔案整理的效率和程序化
有了信息化技術(shù)的管理模式,在輸入和整理的效率上也就需要一并提高,而提高的手法則是不定期對文書檔案進行優(yōu)化,具體的做法有二點,第一是要對當前的文書檔案有一個大致的分類,整體有一個編號了解,然后根據(jù)簡單和負責進行區(qū)分,選出一個比較簡單的方式進行輸入整理,這樣的行為可以減輕識別,避免一些復雜的資料讓管理者查詢的時候浪費時間,給機關(guān)單位造成后續(xù)麻煩。第二點是要堅持信息系統(tǒng)化的整理法則,系統(tǒng)化的管理主要是文檔和文檔之間的聯(lián)系清晰,有規(guī)律地進行整理,能夠把所有的文檔都進行關(guān)系鏈接,能夠建立文檔專題,同一類型的文檔歸類在一個專題下,規(guī)范好專題的內(nèi)容,方便于機關(guān)單位的查找。
4 總結(jié)
通過對現(xiàn)今檔案管理的調(diào)查,可見未來的管理檔案發(fā)展會更加專業(yè)化和信息化,文書檔案是社會活動的背后支撐,做好檔案管理的建設(shè)是一個必要的行為,目前的機關(guān)單位檔案管理存在了不少的問題,管理人員自身的素養(yǎng)和專業(yè)技能需要提高,而企業(yè)的管理設(shè)備和模式也需要改變,而引進當下的計算機輸入管理,是改變的第一步,所有的機關(guān)單位都在進行一個全面的改革和更新,利用計算機來管理檔案,徹底告別了紙質(zhì)檔案管理的煩惱,也減少了不斷重復的工作,在人力和物力之上都是有益的,只有做到跟得上時代的步伐,對機關(guān)單位的發(fā)展才能有很大的幫助,尤其是在需要使用到檔案的時候發(fā)揮出其價值。
參考文獻
[1]趙春苗.檔案整理技術(shù)的比較研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2014(08)
[2]胡靜.文書檔案收集工作中存在的問題及其對策[J].蘭臺世界,2006(15)
[3]岳玲玲.檔案整理的本質(zhì)[J].蘭臺世界,2011(S1)endprint