信息時代檔案管理工作的變革及創(chuàng)新分析

齊飛

摘 要：信息時代的到來，給高校及企事業(yè)單位的檔案管理工作都帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。但是這對于檔案管理工作來說，也是一個新的變革和機遇。在開展檔案管理工作過程中結(jié)合著信息時代的特征，可以為檔案工作人員提供更為有效的方案，進而提高了工作效率。文章研究了檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足，并提出了信息時代檔案管理工作的變革及創(chuàng)新的途徑。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；變革；創(chuàng)新

1 引言

現(xiàn)今是一個信息發(fā)達的社會，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的各行各業(yè)中，信息技術(shù)給檔案管理事業(yè)帶來了新的機遇。目前，各企事業(yè)單位中的檔案管理技術(shù)也不斷的信息化，開始逐漸的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的電子檔案管理模式，電子檔案的發(fā)展、形成、存儲和管理不同于傳統(tǒng)的檔案做法，這將為檔案管理帶來新的工作方式挑戰(zhàn)。為此，檔案管理工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，只有深刻的認識才能做好檔案信息化的管理工作，推進檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

2 檔案信息化建設(shè)的不足

1、相關(guān)部門對檔案管理工作不重視

業(yè)務(wù)部門認為檔案信息化建設(shè)是可有可無的，在開發(fā)軟件的過程中有的檔案管理人員還存在著等和靠的想法，在提供需求和測試中不愿意付出太多的精力。此外，技術(shù)部門缺少一個穩(wěn)定的軟件開發(fā)隊伍，同時人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中所發(fā)現(xiàn)的不足，無法進行及時完善。鑒于檔案管理部門的人員及經(jīng)費的有限，所以也只能是忙于日常工作，很難在宏觀上做積極的引導(dǎo)。

2、缺乏相應(yīng)的管理軟件開發(fā)的統(tǒng)一參考標準

首先，上級部門開發(fā)的軟件往往不能滿足下級部門的工作實際需要，必須要借助于行政手段去推廣。下級部門為滿足本單位的需要而自行開發(fā)的軟件，盡管有個性，但是共性不足，也缺乏一個統(tǒng)一的標準。導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的原因就是缺乏明確的規(guī)范和細則，使開發(fā)軟件工作處于混亂無序的狀態(tài)。其次，通常一個單位運用多套軟件系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)，是很難解決后臺數(shù)據(jù)整合問題的，還使操作人員重復(fù)勞動，收集整理檔案信息都是困難重重。缺乏權(quán)威牽頭機構(gòu)，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費。在檔案信息化建設(shè)中，要緊緊圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和原則來工作，要嚴格按照檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。

3、檔案信息安全保障系統(tǒng)有待于完善

要加強對檔案管理系統(tǒng)的升級維護，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全；加強監(jiān)督并指導(dǎo)電子文件歸檔工作，保證歸檔文件是真實、完整、有效的；確保檔案信息轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實行物理隔離。在利用檔案信息資源過程中，要切實提高信息的安全意識，防止非授權(quán)查看和泄密的發(fā)生。

4、相關(guān)復(fù)合型人才嚴重不足

目前，嚴重缺少懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，信息化建設(shè)要靠人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，給工作效率帶來影響。要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。

3 信息時代檔案管理工作的變革及創(chuàng)新的途徑

1、做好基礎(chǔ)建設(shè)，及時轉(zhuǎn)變管理觀念

要讓各級領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理工作的重要性，并將檔案管理的信息化建設(shè)和全面深化改革放到本單位的年度工作計劃中，為檔案管理設(shè)定目標，完善制度，制定考核目標。此外，還要加大對檔案管理的資金投入，將檔案管理費用列入單位的年度資金支出預(yù)算中，做到?？顚Ｓ谩Ａ己玫能浻布O(shè)施和專業(yè)的檔案管理團隊是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提條件。在硬件設(shè)施中，要配備檔案數(shù)字化所需的專業(yè)采集儀器和存儲設(shè)備，并且提供相配套的網(wǎng)絡(luò)共享設(shè)備和專業(yè)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺。軟件設(shè)施中，要有檔案管理系統(tǒng)、用戶查閱和檢索系統(tǒng)、共享和保密系統(tǒng)等。

2、加強對檔案管理信息化資源的開發(fā)及利用

在信息化時代，加強檔案信息管理工作的開發(fā)與利用是最基礎(chǔ)的內(nèi)容。只有加強檔案信息資源的開發(fā)與利用才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進行檔案信息資源開發(fā)時，要對檔案信息進行科學(xué)合理的分類與整理，將信息集成化、系統(tǒng)化、采用統(tǒng)一的管理模式，從根本上減少信息的分散程度，再結(jié)合運用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

3、創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)能力

隨著檔案事業(yè)的全面深化改革，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)理念也遇到了挑戰(zhàn)。因此，必須要創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)理念，因為理念是行動的指引，只有更加積極和主動的服務(wù)理念，才是保障提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。首先要轉(zhuǎn)變舊的觀念，把檔案管理部門和檔案用戶之間的關(guān)系，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶“被動”接受服務(wù)，檔案服務(wù)部門“主動”提供服務(wù)。有必要建立一個信息采集系統(tǒng)，以便更好的收集檔案用戶的資料，并開展調(diào)查研究，站在檔案用戶的立場上，去感受檔案用戶的認知和體驗，對檔案用戶所需要的各種檔案信息要深入挖掘，為檔案用戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

4、培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理隊伍

要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊，就必須要加大檔案信息管理人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)力度，并開發(fā)出培養(yǎng)檔案信息管理人員的多個途徑，逐步提高檔案信息管理人員的管理理念、專業(yè)知識和技能。通過檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批檔案基礎(chǔ)知識扎實、專業(yè)技術(shù)過硬、有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才，使之成為既通曉檔案信息管理、開發(fā)和服務(wù)知識，又了解掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，還通曉現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新動態(tài)，可以廣泛涉獵檔案各個學(xué)科、各門類技術(shù)知識的復(fù)合全能型高技能人才，并且檔案信息處理能力強，這樣才能真正為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。此外，作為檔案信息管理服務(wù)人員，要及時轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，不斷提高自身的服務(wù)能力，這樣才能夠提供更好的服務(wù)，吸引更多的檔案用戶，從而最大限度地滿足檔案用戶的信息需求，創(chuàng)造更高的社會效益，同時也將檔案資源應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來。

5、要完善檔案管理體制，建立統(tǒng)一的電子文檔管理標準

首先，要對電子文件管理與檔案管理進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，確保二者能實現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展；其次，要明確電子文件管理前期指導(dǎo)的工作職責，實現(xiàn)對文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)；第三，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；第四，在接收電子文件時，檔案管理部門要鑒定歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性和真實性。

4 結(jié)束語

總之，在信息時代，檔案管理工作的變革與創(chuàng)新是必然趨勢，要加強電子檔案管理工作，就要利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，重視軟件建設(shè)。同時檔案部門也要結(jié)合著當今社會形勢，不斷提高工作水平，為社會提供更多有用的檔案信息。檔案管理人員應(yīng)加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理，抓住時機進行改革創(chuàng)新，使檔案工作能有更多新的突破，推動檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

參考文獻

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