永久檔案分級(jí)管理探究

鄒瑞香

摘 要：對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，有利于緩解現(xiàn)行檔案價(jià)值鑒定理論的單一性與檔案管理中的多樣性之間的矛盾、有利于緩解永久保管檔案數(shù)量迅速增加與投入資金不足，檔案管理水平低下之間的矛盾、有利于解決檔案依法管理與有效查處檔案違法案件之間的矛盾。本文對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理進(jìn)行了深入的分析研究，對(duì)其重要意義進(jìn)行了系統(tǒng)全面的分析，并在此基礎(chǔ)上提出了對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理的具體措施，對(duì)從事檔案管理的工作人員具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：永久檔案；分級(jí)管理；探究

1 前言

1999年5月5日，國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)修訂、同年6月7日，國(guó)家檔案局令第5號(hào)重新發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第三條規(guī)定：“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理，分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法由國(guó)家檔案局制定。”由此可見，對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理對(duì)檔案資料具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，作為永久檔案的管理人員在實(shí)際工作中，要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，有針對(duì)性的實(shí)施永久檔案的分級(jí)管理，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率，促進(jìn)我國(guó)永久檔案分級(jí)管理的順利實(shí)施。

2 永久檔案實(shí)施分級(jí)管理的意義

2.1 緩解檔案價(jià)值鑒定與檔案管理之間的矛盾

在當(dāng)前的檔案管理工作中，對(duì)檔案資料進(jìn)行價(jià)值鑒定的目的是為了確定檔案資料的保管期限和檔案的村毀，現(xiàn)行檔案價(jià)值鑒定理論過分的強(qiáng)調(diào)鑒定與實(shí)踐的結(jié)果。對(duì)于已經(jīng)鑒定為需要進(jìn)行永久保存的檔案資料不再進(jìn)行重復(fù)鑒定，這就會(huì)影響對(duì)永久檔案資料價(jià)值的進(jìn)一步挖掘。即便同屬于永久檔案的資料，各自的重要、珍貴程度和史料價(jià)值卻不盡相同。由于沒有實(shí)施永久檔案的分級(jí)管理，目前對(duì)于永久檔案只能按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一形式的保管利用，對(duì)于某些非常珍貴的檔案資料無法采取有效的保護(hù)措施。若對(duì)所有的永久檔案都按照珍貴檔案進(jìn)行保存管理，就會(huì)大大增加檔案的保管費(fèi)用，造成資金的浪費(fèi)。對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理，可以將工作的重心放在珍貴的檔案資料上，進(jìn)而對(duì)珍貴的檔案資料進(jìn)行一級(jí)管理，給予其充足的人力、財(cái)力、物力保障。

2.2 緩解永久檔案數(shù)量與檔案管理資金、管理水平之間的矛盾

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，近年來永久檔案資料的數(shù)量與日俱增，這就給檔案管理單位造成了很大的壓力。由于檔案管理單位的發(fā)展速度遠(yuǎn)低于檔案資料的增加速度，這就造成了檔案管理單位在儲(chǔ)存設(shè)備、專業(yè)人才、管理技術(shù)等方面不能滿足現(xiàn)階段永久檔案管理的要求。若繼續(xù)按照當(dāng)前的檔案管理方式進(jìn)行永久檔案的管理，對(duì)永久檔案不進(jìn)行分類管理，而采取統(tǒng)一的管理方式，勢(shì)必會(huì)造成許多重要、珍貴、具有較高史料價(jià)值的檔案資料無法得到妥善的管理，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致其發(fā)生不同程度的損毀，進(jìn)而導(dǎo)致永久檔案資料出現(xiàn)無法挽回的損失。要徹底改變永久檔案管理這一問題局面，只有對(duì)永久檔案實(shí)施分級(jí)管理，按照檔案資料等級(jí)的不同，合理分配檔案搶救費(fèi)并依據(jù)等級(jí)的不同申請(qǐng)檔案保護(hù)費(fèi)，進(jìn)而對(duì)珍貴的檔案資料進(jìn)行有效的保存管理。

2.3 解決永久檔案管理與檔案違法案件之間的矛盾

在現(xiàn)行的檔案管理模式下，由于對(duì)永久檔案資料沒有進(jìn)行分級(jí)管理，許多檔案管理人員對(duì)于所管理的永久檔案資料價(jià)值沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，甚至對(duì)于一些特別珍貴的永久檔案資料沒有進(jìn)行精細(xì)的整理編目目錄。對(duì)珍貴檔案的數(shù)量、完好程度和附屬重要標(biāo)識(shí)沒有詳細(xì)記錄。此外，在借閱永久檔案資料時(shí)，沒有進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，以致當(dāng)檔案卷冊(cè)中部分檔案遺失或其附屬標(biāo)識(shí)物脫落乃至被盜等問題發(fā)生時(shí)無從查起、無從還原，查處時(shí)缺乏有力的證據(jù)和證明。同時(shí)，在處理檔案資料的違法案件時(shí)，由于對(duì)永久檔案資料的價(jià)值沒有進(jìn)行明確的界定，在對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理時(shí)，只能按照一般的標(biāo)準(zhǔn)來追究其法律責(zé)任，也就不能對(duì)違法犯罪案件起到遏制的作用。

3 如何實(shí)施永久檔案的分級(jí)管理

3.1 一級(jí)檔案的管理

對(duì)于歸為一級(jí)的永久檔案資料，首先，要采取有效的措施確保檔案實(shí)體的完好，例如，對(duì)檔案資料原件進(jìn)行紙張脫酸處理，再將其轉(zhuǎn)移至特藏室進(jìn)行妥善保管；根據(jù)原件制作原貌復(fù)制件進(jìn)行展示，用縮微品或全文數(shù)字化信息提供閱覽；其次，通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)永久檔案進(jìn)行陳列展示，讓更多的人認(rèn)識(shí)了解永久檔案資料，進(jìn)而促進(jìn)一級(jí)檔案資料中的信息為社會(huì)共同享有；再次，要對(duì)一級(jí)的永久檔案資料進(jìn)行目錄登記，逐步對(duì)一級(jí)檔案資料之中所蘊(yùn)含的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘和數(shù)字化加工，制作出高質(zhì)量的檔案編研精品，進(jìn)而健全一級(jí)永久檔案目錄乃至全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，將一級(jí)檔案資料的價(jià)值進(jìn)行充分的開發(fā)利用。

3.2 二級(jí)檔案的管理

對(duì)鑒定為二級(jí)的永久檔案資料，要結(jié)合當(dāng)前二級(jí)檔案管理的實(shí)際情況，提高其儲(chǔ)存保管條件，確保其受到較少的外界因素干擾，最大限度的延長(zhǎng)其保存時(shí)間。同時(shí)，還要加大對(duì)二級(jí)檔案資料價(jià)值挖掘的資金投入，對(duì)其中的信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用，為社會(huì)提供多種形式的文化服務(wù)和產(chǎn)品，從而實(shí)現(xiàn)二級(jí)檔案資料價(jià)值開發(fā)利用的目的。此外，還要將二級(jí)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步對(duì)檔案資料進(jìn)行全文數(shù)字化，進(jìn)而代替檔案原件提供查閱服務(wù)，從而最大限度的減小對(duì)檔案原件所造成的影響。

3.3 三級(jí)檔案的管理

鑒定為三級(jí)檔案資料的永久檔案，當(dāng)檔案管理資金有限時(shí)，可以將檔案原件向外界提供借閱服務(wù)，但是在借閱的過程中要采取有效的措施降低對(duì)檔案資料所造成的損壞。對(duì)三級(jí)檔案資料可以有選擇的進(jìn)行數(shù)字化，將其中具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的資料進(jìn)行全文數(shù)字化，建立三級(jí)檔案目錄和部分檔案資料得數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，要結(jié)合三級(jí)檔案資料的實(shí)際價(jià)值，將其中具有一定參考價(jià)值的資料通過舉辦檔案陳列的形式向外界進(jìn)行展示，進(jìn)而將其中蘊(yùn)含的價(jià)值充分的挖掘出來，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，對(duì)永久檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)ζ渲姓滟F的檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)，而且還能最大限度的降低永久檔案管理費(fèi)用，對(duì)我國(guó)永久檔案管理水平的提高起到一定的促進(jìn)作用。本文對(duì)永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理的意義進(jìn)行了深入的分析研究，并在此基礎(chǔ)上，提出了永久檔案進(jìn)行分級(jí)管理的措施，對(duì)從事檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

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