檔案管理中存在的問題及對策

楊勝利

摘 要：隨著近年來我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，如何采用先進的管理模式提升檔案管理效率成為了當(dāng)前檔案管理人員著力解決的問題。伴隨著信息技術(shù)的進步，在引進計算機技術(shù)建立信息化檔案管理模式的同時我們也要看到我國當(dāng)前檔案管理行業(yè)中存在的主要問題，只有在立足解決實際限制性問題的基礎(chǔ)上建立健全信息化檔案管理體系才能提升其信息共享力，從而促進我國檔案管理水平的進步。鑒于此，本文就我國當(dāng)前檔案管理中存在的主要問題展開分析，并提出相應(yīng)思路，以供廣大同行借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；主要問題；控制對策

1 檔案管理的社會意義

檔案管理作為社會文化體系體系的重要組成部分，對社會主義文化建設(shè)有著重要的影響。檔案不僅是社會發(fā)展的歷史記錄，也是社會文化的發(fā)展史，檔案管理人員往往搜集各方面反應(yīng)社會文化的文獻資料來印證社會的發(fā)展歷程，反映社會文化的變化。文化學(xué)者或是歷史學(xué)者對歷史文化檔案情有獨鐘，學(xué)者們?yōu)榱苏n題研究的一般要查詢大量的歷史文化資料，而檔案館或是其他檔案機構(gòu)所收集的各種檔案就成為了學(xué)者們進行研究的重要參考。當(dāng)然不局限于此，在城市化建設(shè)的過程中，各種工程項目的開展也離不開檔案信息數(shù)據(jù)的支撐，無論是文物古跡的保護，還是城市公園綠地的建設(shè)都需要以原有的城市檔案信息作為參考進行工程決策，既要滿足城鎮(zhèn)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，也要保護城市原有的文化遺跡，讓歷史文化有效傳承下去。由此可見，檔案信息對現(xiàn)代社會發(fā)展和文化研究有著重要的意義，所以著力解決我國當(dāng)前檔案管理中存在的主要問題刻不容緩。

2 當(dāng)前我國檔案管理中存在的主要問題

（一）管理模式的局限性

自我國進行社會主義文化體系建設(shè)以來，政府就將檔案管理體系建設(shè)列為了重點建設(shè)項目，并根據(jù)社會發(fā)展情況出臺了一系列檔案管理辦法，并逐步推動檔案管理體制和組織模式進行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。但是受到經(jīng)濟發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的限制，這些西方管理理念和管理方法的引入雖然推動了我國檔案管理水平的進步，但不符合我國的檔案管理現(xiàn)狀，不能適應(yīng)檔案資源管理和信息化檔案管理體系建設(shè)的需要。同時我國大部分檔案館以行政管理和制度管理作為主要的管理手段和管理原則，這種管理形式限制了檔案館管理效率的提升，不能形成高效率的管理體系來提升管理效率，所以在新的社會發(fā)展階段，為了迎合社會發(fā)展趨勢就需要優(yōu)化檔案館的組織結(jié)構(gòu)和管理制度，提升其管理效率。

（二）資金的匱乏

加快經(jīng)濟建設(shè)，促進經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展是當(dāng)前的社會主流，也是政府進行社會公眾服務(wù)的首要前提。檔案館作為社會歷史文獻及歷史資料保存的重要文化機構(gòu)，對社會經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展有著重要的指導(dǎo)意義，現(xiàn)代化城市建設(shè)的重要參考依據(jù)。但是近年來我國很多公眾檔案館遭遇較大的問題是經(jīng)費短缺，資金捉襟見肘，不能滿足自身資源體系建設(shè)的需求。據(jù)不完全統(tǒng)計，近年來，眾多的歷史文獻和社會性公眾數(shù)據(jù)的保存成本逐漸上漲，很多檔案館由于資金的缺乏難以對一些社會性的公眾數(shù)據(jù)進行保存，造成很多具有重要社會及歷史文化價值的信息數(shù)據(jù)無法傳承下去。同時以政府為主體對區(qū)域內(nèi)檔案館的資金幫扶有限，不能從根本上解決其資金問題，導(dǎo)致很多檔案館難以這場運轉(zhuǎn)，不能及時地的保存和收集各種檔案信息。

（三）信息化管理體系建設(shè)不夠完善

信息化建設(shè)不夠完善是當(dāng)前我國檔案館管理中存在的主要問題。一方面是由于資金的缺乏，檔案館無法根據(jù)自身的管理模式和發(fā)展現(xiàn)狀引進計算機技術(shù)，建立信息化管理體系，提升服務(wù)效率。另外一方面，我國當(dāng)前大部分檔案館進行還采用傳統(tǒng)模式，主要依靠人工對各種檔案信息進行分類和整理，這也嚴重限制了檔案信息管理效率的提升。同時檔案館面對龐大的檔案信息數(shù)據(jù)，無法有效引進計算機技術(shù)，建立專業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫，對各種檔案信息進行數(shù)據(jù)化保存，也無法根據(jù)社會現(xiàn)代化建設(shè)的需要，建立特色化數(shù)據(jù)庫，為社會各領(lǐng)域提供檔案信息數(shù)據(jù)支撐，這些都導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案館的信息化服務(wù)效率較低，無法將檔案信息數(shù)據(jù)進行廣泛的信息數(shù)據(jù)共享，滿足社會各領(lǐng)域信息查詢的需要。

3 針對我國檔案管理中存在問題的控制策略

（一）調(diào)整內(nèi)部組織架構(gòu)

針對當(dāng)前我國檔案管理中管理模式限制，就要采用先進的管理方法和管理理念，調(diào)整內(nèi)部組織架構(gòu)，優(yōu)化管理模式，通過有效的調(diào)整人員組成和管理機制來提升檔案管理效率。這就要求在新階段的檔案管理過程中檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，將創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新性的工作方法融入到管理工作當(dāng)中，結(jié)合檔案館的發(fā)展模式，創(chuàng)新管理理念，引入信息化管理系統(tǒng)，根據(jù)社會各領(lǐng)域的發(fā)展需求，建立高效率的檔案管理服務(wù)機制。同時檔案管理人員也要針對不同種類的檔案，按照信息化體建設(shè)的需求分門別類的進行整理，既要滿足社會各領(lǐng)域信息檔案查詢的需要，也要保證檔案信息能夠有效的保存下去，滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需求。

（二）議以政府為主體加大檔案管理資金投入

這對檔案管理部門資金短缺的現(xiàn)狀，這里要求以政府為主體，要加強對檔案管理部門的資金投入。要能根據(jù)檔案館的管理模式和發(fā)展情況劃撥專項資金，能夠讓檔案館在專項資金的支撐下，不斷健全自身的管理體系，提升自身管理效率。同時以政府為主體的專項資金投入要根據(jù)區(qū)域檔案館的發(fā)展建設(shè)，形成長期的資金補助制機制，要能夠結(jié)合不同的發(fā)展時間，不同的發(fā)展規(guī)劃為檔案館的發(fā)展建設(shè)制定財政資金戰(zhàn)略，既要滿足檔案館以社會為主體進行檔案資料信息搜集的需求，也要讓檔案館能夠在資金的支撐下不斷引進先進的管理技術(shù)和先進管理系統(tǒng)，提升管理效率，促進其服務(wù)質(zhì)量的提升。

（三）建立健全檔案信息管理體系

針對檔案館信息化管理體系建設(shè)的不完全，這就要求檔案館現(xiàn)代化建設(shè)要以信息技術(shù)為中心，通過引進信息技術(shù)來完善自身的管理體系建設(shè)，然后結(jié)合計算機系統(tǒng)對各種檔案信息分門別類的進行管理和保存，能夠依據(jù)用戶需求客觀準確地提供各種檔案信息。同時檔案館的信息化建設(shè)要以信息數(shù)據(jù)庫和信息移動客戶端建設(shè)為基礎(chǔ)，結(jié)合移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立自身的特色數(shù)據(jù)庫，將各種檔案信息進行數(shù)字化保存，能夠?qū)Ρ４娴臄?shù)據(jù)進行備份和整理，以此形成長期性的檔案信息保存機制。移動客戶端的建立要求檔案館要與社會檔案信息使用者相掛鉤，能夠建立有效的聯(lián)系機制，運用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立移動客戶端來滿足用戶隨時隨地檔案信息查詢的需要，并能夠根據(jù)用戶的檔案信息需求將移動信息客戶端和數(shù)據(jù)庫進行端口對接，讓用戶方便快捷地查詢到檔案信息。

4 結(jié)語

要想推進我國檔案行業(yè)管理效率的提升就要堅持創(chuàng)新性發(fā)展原則，對各種限制性因素進行有效控制，要依靠健全管理體系和管理模式，將先進的管理思想運用到檔案管理當(dāng)中，增大資金投入，有效的搜集和保存各種檔案信息數(shù)據(jù)，引進計算機技術(shù)，建設(shè)信息管理體系，以此來提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

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