祁明霞

摘 要：檔案管理工作對于各項工作開展的重要性不言而喻，只有提高了檔案管理效率和質(zhì)量，才能給各項工作的開展提供重要的支撐。隨著信息化技術(shù)在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理的工作模式也發(fā)生了極大程度的改變。本文重點分析了信息化時代中，檔案管理工作面臨的種種困境，并且就提高檔案管理的質(zhì)量提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；質(zhì)量

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應用，這也意味著信息時代的真正到來。自古以來檔案管理都是十分復雜的工作，工作任務(wù)繁重，工作量大，信息化技術(shù)極大程度地改變了檔案管理現(xiàn)狀，為檔案管理人員減負。但是我國的檔案管理工作中應用信息化技術(shù)的時間并不長，還存在著許多不足需要改進。

1 信息化時代檔案管理的概述

1.1 檔案管理的概念

信息化時代中的檔案管理指的是在檔案部門統(tǒng)一指導下，各地方檔案管理機構(gòu)利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸類以及開發(fā)利用。信息化時代的檔案管理實質(zhì)上是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化技術(shù)的廣泛應用，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，這也意味著原先的檔案管理方法和技術(shù)也需要發(fā)生轉(zhuǎn)變，以更好地迎合時代發(fā)展的需求。

1.2 檔案管理的重要性

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)化檔案為主體，工作量很大，管理任務(wù)很復雜，極大程度降低了管理的質(zhì)量和效率。并且相比于電子檔案，紙質(zhì)化檔案的管理成本比較高，為了使檔案資料得到妥善保管，檔案館需要投入很多的人力、物力。除此以外，紙質(zhì)檔案數(shù)量很多，不方便用戶查詢。采用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，不僅可以簡化檔案的管理程序，提高檔案的安全性，同時也為檔案管理機構(gòu)節(jié)約更多的財力、人力，更好地為用戶提供服務(wù)。信息化技術(shù)可以將海量的檔案數(shù)據(jù)都存在在數(shù)據(jù)庫中，方便用戶查詢，同時也可以更好地實現(xiàn)部門之間檔案資源的共享。

2 信息化時代檔案管理面臨的難題

2.1 管理軟件通用性差

管理軟件通用性較差是阻礙檔案管理質(zhì)量提升的重要原因。信息化技術(shù)在檔案管理事業(yè)中的廣泛應用，確實提高了檔案管理的質(zhì)量。但是隨著管理軟件數(shù)量和種類的增多，不同企業(yè)、政府采用的軟件種類不同，影響了檔案信息的互通。比如不同版本的軟件生成的數(shù)據(jù)模式不同，影響了數(shù)據(jù)的共享，不利于檔案管理。

2.2 缺乏統(tǒng)一的管理標準

檔案管理最終目的是實現(xiàn)檔案資源的互通共享，只有建立統(tǒng)一的管理標準，才能促進不同部門檔案資源的互通，同時保證檔案資源的安全性。但是從目前我國檔案管理現(xiàn)狀來看，各部門的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標準，信息系統(tǒng)和信息技術(shù)沒有統(tǒng)一的規(guī)范。除此以外，針對信息化時代的檔案管理缺乏統(tǒng)一的編制標準，很多細節(jié)部分缺少規(guī)范，影響了管理質(zhì)量。

2.3 無法保障檔案安全性

電子檔案通常需要使用者登錄自己的用戶名和密碼，這是對檔案安全性的一種保障。但是如果密碼被泄露，檔案系統(tǒng)很容易遭到不法分子的入侵，篡改系統(tǒng)內(nèi)的檔案資，直接威脅到檔案的安全。很多儲存檔案的電腦都已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，在使用的時候可能會造成網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成系統(tǒng)癱瘓，給檔案管理部門帶來經(jīng)濟損失。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低

信息化時代的檔案管理要求管理人員既具備檔案管理的專業(yè)知識，同時也應掌握信息化技術(shù)，能夠熟練操作計算機。但是從現(xiàn)狀來看，很少有人能同時具備以上多種技能，在實踐中也會因為綜合素質(zhì)偏低引發(fā)各種問題。

3 提高檔案管理質(zhì)量的途徑

3.1 提高軟件的兼容性

為了提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)不同部門之間檔案資源的互通共享，管理人員應充分利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的重要價值。根據(jù)不同類型的檔案資料，管理人員應當采用不同的管理軟件，實現(xiàn)軟件之間的互通性。通過掃描技術(shù)、ERP系統(tǒng)等將紙質(zhì)化的檔案數(shù)據(jù)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)和圖片檔案，將這些信息資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存與共享。

3.2 建立統(tǒng)一的管理標準

建立統(tǒng)一的管理標準可以提高檔案的管理質(zhì)量，對檔案管理事業(yè)發(fā)生具有重要意義。在信息化時代中，有必要建立起統(tǒng)一的管理標準，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)做出細化規(guī)定，規(guī)范檔案管理每個環(huán)節(jié)。除此以外，應明確每個管理環(huán)節(jié)的負責部門和人員，將管理質(zhì)量與員工的績效考核掛鉤，督促員工遵守該項標準。

3.3 提高檔案的安全性

信息化時代中，檔案資源是信息資源的重要組成，對社會經(jīng)濟發(fā)展起到不可替代的作用，因此在提高管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案共享的同時還應當保證檔案的安全。作為管理人員 應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升安全管理的意識，有效采取各種方式避免不法分子入侵檔案系統(tǒng)。其次管理部門做好用戶信息的認證，每個用戶在登錄之前都必須進行密碼認證，保證使用過程的安全性。最后在每臺聯(lián)網(wǎng)電腦中都安裝殺毒軟件，以免網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成信息資源的外露。檔案部門應當安全專門的人員負責網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患，最好內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的分隔。

3.4 加強對管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

信息化時代的檔案管理工作對管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求，做好人員的培訓工作并不容易。對于管理機構(gòu)來說，應當加強對管理人員專業(yè)知識和信息化技術(shù)的培訓，建立起專業(yè)技術(shù)過硬、綜合素質(zhì)較高的管理隊伍，為檔案管理工作提供人才支撐。作為管理工作者也應當認識到素質(zhì)對于檔案管理工作的重要性，樂于利用業(yè)余時間學習許多新的檔案管理技術(shù)，掌握最新的網(wǎng)絡(luò)知識，提高自己的實踐能力。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于經(jīng)濟社會發(fā)展起到重要的幫助，為政府、企業(yè)的各項決策都提供重要的數(shù)據(jù)參考。檔案管理是檔案部門工作的重中之重，在信息化時代檔案管理的工作方式出現(xiàn)了很大轉(zhuǎn)變，檔案管理的質(zhì)量也有很大程度的提升，但同樣也面臨著許多的問題。檔案管理工作者應當轉(zhuǎn)變管理理念，加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)，充分利用信息化技術(shù)手段開展檔案管理工作，從而提高管理質(zhì)量。

參考文獻

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