毛金鳳

國網(wǎng)河南扶溝縣供電公司

檔案安全保護工作

毛金鳳

國網(wǎng)河南扶溝縣供電公司

檔案是社會組織和個人在社會活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。因此，做好檔案室的檔案保護工作，對于維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

檔案；安全保護；環(huán)境

1 安全制度是前提

為了維護檔案的安全與完整，各單位應(yīng)制定一系列保護檔案的制度和標(biāo)準(zhǔn)，如檔案保密制度、借閱制度、管理制度等。使檔案從形成、歸檔、保管到提供利用、安全保護等各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度規(guī)定予以控制。在庫房管理制度中規(guī)定，非庫房管理人員不得進入庫房；做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作；加強電源、消防器材管理，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品；庫房門窗要及時關(guān)閉上鎖。在應(yīng)急制度中規(guī)定，建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，實行一把手負(fù)責(zé)制，成立檔案安全預(yù)防和搶險救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)組織，指定一名領(lǐng)導(dǎo)為安全搶險小組組長，有關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)為副組長，專兼職檔案員為小組成員。領(lǐng)導(dǎo)小組成員主要職責(zé)是：檔案安全防范；奕發(fā)事故處理和善后協(xié)調(diào)工作；及時統(tǒng)計受災(zāi)情況，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。在庫房管理人員職責(zé)中規(guī)定，庫房管理人員應(yīng)對庫房進行安全檢查，尤其要加強對重點部位的排查和節(jié)假日期間的檔案安全防護工作，還要檢查實有檔案數(shù)量與登記本中的數(shù)量是否一致，做好檔案安全檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題和隱患要仔細(xì)進行研究，認(rèn)真處理。在保存?zhèn)浞葜贫戎幸?guī)定，對于具有永久保存價值的檔案要實行分級管理，分級管理可以保證檔案的安全保管和有效利用。

2 加強檔案安全管理的對策

2.1 建立健全發(fā)電企業(yè)檔案管理制度 就本公司而言，多年來根據(jù)《企業(yè)檔案目標(biāo)管理》的要求，公司對檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，建立健全了檔案管理的各項規(guī)章制度包括：《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《檔案管理人員職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案收集移交歸檔制度》等，實行了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的有序管理。

在檔案安全保護的工作中，制定應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)等各種自然災(zāi)害危害檔案安全的《應(yīng)急預(yù)案和措施》。

2.2 落實責(zé)任確保檔案安全管理工作的實施 檔案管理制度的建立，一定要責(zé)任落實到人，因為在檔案安全管理中，人是第一要素。

2.3 規(guī)范的設(shè)施設(shè)備是檔案實體安全保障的基礎(chǔ) 我公司檔案用房實行了檔案庫房、整理室、閱覽室三分開。

2.3.1 檔案庫房是保管檔案的基地，直接影響到檔案保管的安全和質(zhì)量。因此，檔案庫房的建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，盡量不設(shè)在底層。庫房內(nèi)不能有上下水管道，供電線路要埋在墻壁內(nèi)，庫房的門窗要嚴(yán)密、安全，減少南、東、西面的窗戶，窗戶與墻面的面積比例應(yīng)不大于1：10的要求規(guī)范，減少進光量。

2.3.2 檔案庫房及閱覽室設(shè)備齊全是檔案安全保障的條件。大家知道溫度高于30攝氏度，紙張易縮水變脆，韌性降低易折，會加速字跡退色，加快有害生物生長及化學(xué)物質(zhì)對檔案載體材料的破壞。溫度低于結(jié)露溫度時，檔案載體的水分會增加，損害檔案制成材料。濕度高于70%時，檔案制成材料會變形，耐久性會下降，字跡會擴散模糊。濕度低于30%時，檔案制成材料的水分會降低，耐久性下降。

2.3.3 加強防光和防有害氣體措施減少有害光線和有害氣體對檔案制成材料的破壞。①光會加速紙質(zhì)材料纖維素的氧化，使其變黃、發(fā)脆強度降低，字跡退色。會造成磁性材料、光盤、膠片的老化、變形，影響記錄信息和影像的使用效果，使其耐久性下降。②有害氣體會加速檔案制成材料的化學(xué)物質(zhì)的分解，降低紙張和磁性材料的耐久性。

2.3.4 加強檔案庫房的管理，避免有害生物對檔案制成材料的破壞?；覊m中攜帶有微生物和化學(xué)物質(zhì)，在其合適的溫濕環(huán)境中會產(chǎn)生霉菌和有害生物，對檔案制成材料造成危害。為了避免有害生物的危害我們采取如下措施：①做好前端控制，多與檔案的形成部門溝通，加強歸檔材料規(guī)范性的宣傳，嚴(yán)把接收檔案質(zhì)量關(guān)；②在檔案入庫時進行消毒滅蟲處理；③加強庫房溫濕度的合理控制；④保證庫房及檔案柜的清潔；⑤及時更新防蟲驅(qū)蟲藥，防止有害生物、霉菌及昆蟲的生長。

2.4 嚴(yán)格遵守檔案保密制度確保檔案信息安全

2.4.1 在經(jīng)濟方面：企業(yè)機密檔案直接關(guān)系到企業(yè)的權(quán)力和利益。在企業(yè)檔案中有些決策文件、技術(shù)設(shè)計圖紙、方案、措施、科研信息及合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、財務(wù)報表、證照等，都不同級別的具有一定的保密性質(zhì)。

2.4.2 正確處理好檔案利用和保密的關(guān)系，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營、建設(shè)等各項工作服務(wù)。

①在檔案的利用中，檔案管理者嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，嚴(yán)格區(qū)分一般檔案、機密檔案、法律性質(zhì)檔案的借閱手續(xù)，要求利用者根據(jù)利用內(nèi)容填寫不同的檔案利用審批單，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可借閱。有些重要檔案在借閱時，檔案管理者要做到眼快、腦活、嘴勤，要時刻關(guān)注利用者的動機，避免檔案受損和違規(guī)利用，歸還時認(rèn)真檢查。②對營業(yè)執(zhí)照、土地證、確權(quán)性的紀(jì)要、合同等具有法律性質(zhì)的檔案材料，在復(fù)印后都加蓋我們特制的《不準(zhǔn)再復(fù)印的》印章。在復(fù)印件不能起憑證作用，孤本原件又不準(zhǔn)離開檔案室時，檔案管理者就親自監(jiān)督利用。③為保證檔案在頻繁的利用中不造成損壞，要加強檔案材料的編研工作，利用檔案編制專題匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等，供利用者參考利用，減少了對檔案原件的磨損。④為確保檔案的安全，在閱覽室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備，便于監(jiān)督利用過程。⑤在辦公自動化管理中，我們根據(jù)利用者的工作范圍和職責(zé)，給檔案利用者確定了利用權(quán)限，保證檔案信息的安全。

3 對檔案安全的思考

(1)應(yīng)繼續(xù)加強檔案目標(biāo)管理的考核力度，以促進檔案管理者綜合素質(zhì)的提升。(2)加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，以提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語

檔案是企業(yè)乃至國家的重要的物質(zhì)和文化財富，是不可再生的文化、技術(shù)、信息資源。確保檔案的實體安全和信息安全，是《檔案法》賦予檔案管理者的責(zé)任。

[1]錢唐根；檔案保護與現(xiàn)代科技[J]；上海檔案；2001年04期