建立基于政務(wù)網(wǎng)的電子文件中心的現(xiàn)實(shí)意義

趙 燕

內(nèi)蒙古烏海市海勃灣區(qū)紅十字會(huì)

建立基于政務(wù)網(wǎng)的電子文件中心的現(xiàn)實(shí)意義

趙 燕

內(nèi)蒙古烏海市海勃灣區(qū)紅十字會(huì)

隨著電子政務(wù)的快速發(fā)展，電子文件作為電子政務(wù)活動(dòng)中公文的主要載體形式，越來(lái)越多地受到政府和檔案部門(mén)的重視，本文試從電子文件管理這個(gè)視角出發(fā)，通過(guò)對(duì)電子文件管理現(xiàn)狀及國(guó)內(nèi)外電子文件管理發(fā)展趨勢(shì)的分析，提出建立電子文件中心的現(xiàn)實(shí)意義。

政務(wù)網(wǎng)；電子文件中心；管理和發(fā)展

一、電子文件管理中存在的問(wèn)題

1、目前各級(jí)政府的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在日常管理活動(dòng)中形成了大量的非紙質(zhì)的電子文件，而且這類(lèi)文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比在數(shù)量上正在呈不斷增加的趨勢(shì)。

2、由于工作人員計(jì)算機(jī)操作水平參差不齊，缺少?lài)?yán)格的監(jiān)督檢查機(jī)制，在文件形成的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了電子文件收集不完整，原數(shù)據(jù)缺失或不準(zhǔn)確，歸檔流程不規(guī)范等問(wèn)題。

3、目前，對(duì)于電子文件的法律地位還有待商榷，對(duì)電子文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)還沒(méi)有明確規(guī)定，各級(jí)政府各部門(mén)對(duì)電子文件的使用系統(tǒng)、形式、格式都不統(tǒng)一。各部門(mén)都有自己的一套管理方法，各自為政，檔案館將面臨編寫(xiě)不同數(shù)據(jù)接口以應(yīng)對(duì)接收各種不同形式電子檔案的嚴(yán)峻形勢(shì)。

4、2008 年5月1日《中華人民共和國(guó)政務(wù)信息公開(kāi)條例》頒布，要求各級(jí)政府及時(shí)向社會(huì)公眾公布政務(wù)信息。目前，政務(wù)信息公開(kāi)工作主要在市政府信息網(wǎng)和各委、辦、局信息網(wǎng)平臺(tái)公布，各部門(mén)各自公布所屬范圍的政務(wù)信息，信息比較分散，不能對(duì)全部電子政務(wù)信息資源進(jìn)行整合利用，形成“信息孤島”，給公眾的查詢(xún)利用帶來(lái)極大的不便。

5、電子政務(wù)信息的添加更新工作一般由各部門(mén)網(wǎng)管負(fù)責(zé)，由于網(wǎng)管人員缺少電子文件管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不能按照電子文件歸檔和電子檔案管理的要求進(jìn)行公布，無(wú)法保證電子檔案的完整性、有效性。

二、國(guó)內(nèi)外電子文件中心發(fā)展現(xiàn)狀

在發(fā)達(dá)國(guó)家，早已研究并建立電子文件中心。1988年美國(guó)國(guó)家檔案和文件署建立了電子文件中心，收集當(dāng)時(shí)的現(xiàn)行電子文件，并且對(duì)國(guó)家檔案館、聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供的電子檔案進(jìn)行管理。2005年美國(guó)耗資3.08億美元正式啟動(dòng)電子文件檔案館(ERA)，提供對(duì)聯(lián)邦政府部門(mén)電子文件的管理、保存和在線(xiàn)利用。意大利在2004年立法將檔案館、圖書(shū)館和博物館等幾種國(guó)家職能合并，成立了加拿大圖書(shū)檔案館，繼續(xù)在電子政務(wù)環(huán)境下記載加拿大政府的歷史，協(xié)助政府管理數(shù)字記錄遺產(chǎn)。澳大利亞的VERS(維多利亞電子文件策略)模式獲得了成功并在世界各地推廣。澳大利亞于1995年開(kāi)展“永久保存電子文件”的課題研究，1998年維多利亞公共檔案館聯(lián)邦科學(xué)與工業(yè)研究組織安永公司成功開(kāi)發(fā)VERS專(zhuān)門(mén)演示系統(tǒng)。1999年5月，州基礎(chǔ)設(shè)施廳投入480萬(wàn)元開(kāi)展試點(diǎn)，用三年時(shí)間成功封裝VEO格式，2004年3月，州司法廳施行VERS一致性輸出獲得成功。2004年開(kāi)始在全部州屬單位推廣應(yīng)用VERS標(biāo)準(zhǔn)。韓國(guó)政府在2004年制定了《電子文件利用促進(jìn)法》，為提高電子文件安全性和可信度，要求不同部門(mén)根據(jù)具體情況來(lái)建立“電子文件保管所”。

我國(guó)對(duì)電子文件的管理研究已有十多年，期間國(guó)家檔案局頒布了相應(yīng)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，但采用電子文件中心來(lái)管理電子文件的模式是近幾年才開(kāi)始的，尚處于實(shí)踐探索階段。2004年12月28日建成的江蘇省常州市電子文件中心是我國(guó)最早建成的電子文件中心?！督K省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005-2010年)》明確提出了“2008-2010年，全省100%的國(guó)家綜合檔案館全面建成與電子政務(wù)相配套的電子文件中心”的目標(biāo)。2004年，深圳市檔案局正式成立了電子文檔服務(wù)中心，開(kāi)始對(duì)市政府直屬23個(gè)局的電子文件進(jìn)行采集管理。2006年安徽省電子文件中心項(xiàng)目立項(xiàng)，從2006-2010年分三個(gè)階段建設(shè)。隨著電子政務(wù)工程的推進(jìn)，電子政務(wù)環(huán)境中產(chǎn)生的電子文件管理問(wèn)題日益受到關(guān)注，國(guó)家檔案局高度重視電子政務(wù)活動(dòng)中電子文件的歸檔和長(zhǎng)期保存問(wèn)題，于2007年開(kāi)始研制電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略，并促成了全國(guó)省、市級(jí)綜合性檔案館紛紛設(shè)立電子文件中心。目前，天津市、上海市、山東省、廣東省、四川省、陜西省等全國(guó)十多個(gè)省市都已經(jīng)建立了電子文件中心，電子文件中心在全國(guó)有迅速擴(kuò)展之勢(shì)。

三、建立電子文件中心的現(xiàn)實(shí)意義

1、建立電子文件中心有利于電子政務(wù)的健康發(fā)展。對(duì)政務(wù)工作中產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行科學(xué)有效地管理，組建統(tǒng)一的電子文件收集管理平臺(tái)，制定統(tǒng)一的電子文件交換格式和存檔格式，解決政務(wù)網(wǎng)內(nèi)現(xiàn)行電子文件形式不統(tǒng)一、系統(tǒng)不統(tǒng)一等問(wèn)題，規(guī)范政務(wù)網(wǎng)內(nèi)電子文件的元數(shù)據(jù)及歸檔流程，推進(jìn)電子政務(wù)的發(fā)展，建立完善的電子政務(wù)系統(tǒng)。電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)就是整合政府文件信息資源，建立公平、公正、公開(kāi)的服務(wù)型政府。

2、建立電子文件中心有利于電子文件的規(guī)范化管理。電子文件中心的管理重點(diǎn)是電子文件，既包括與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相應(yīng)的字處理文件、圖像文件、電子表格等電子文件，還包括元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、網(wǎng)頁(yè)文件、CAD圖形文件、系統(tǒng)文件等類(lèi)型，既要滿(mǎn)足當(dāng)前工作的需要，又要保證電子文件的真實(shí)性、有效性、完整性和安全性，滿(mǎn)足電子文件永久保存的需求。

3、建立電子文件中心有利于檔案館機(jī)制創(chuàng)新，拓展檔案館公共服務(wù)功能，全面提升全市檔案信息化建設(shè)水平。電子文件中心從機(jī)制上消除了傳統(tǒng)載體文件檔案利用的不便和低效，大大提高了文件檔案的利用率。在電子政務(wù)和信息社會(huì)的發(fā)展環(huán)境下，電子文件中心以其高效、節(jié)約、便利成為網(wǎng)上政務(wù)信息集中公開(kāi)的法定場(chǎng)所，通過(guò)接收、鑒定、保管、發(fā)布等程序?qū)⒄?wù)系統(tǒng)文件資源有機(jī)整合起來(lái)，達(dá)到文件信息資源最集中、最權(quán)威、最有效、最長(zhǎng)久的效果，通過(guò)最大限度的開(kāi)發(fā)利用，滿(mǎn)足政府部門(mén)和老百姓對(duì)政務(wù)信息的時(shí)效性需求。

4、建立電子文件中心有利于數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字知識(shí)時(shí)代要求檔案館長(zhǎng)期保存國(guó)家機(jī)構(gòu)在任何地點(diǎn)產(chǎn)生的、任何類(lèi)型的、具有參考價(jià)值的電子文件，并提供積極有效的利用，這是數(shù)字檔案館誕生的基本依據(jù)。電子文件中心收集的范圍首先就是政務(wù)網(wǎng)中各行政事業(yè)單位產(chǎn)生的公務(wù)性電子文件，保存的首先是電子公文等政務(wù)信息文化遺產(chǎn)，反映了本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展軌跡，市區(qū)兩級(jí)政府履行職能的真實(shí)歷史性記錄，保證了黨和政府?dāng)?shù)字記錄遺產(chǎn)仍然能夠?yàn)楝F(xiàn)在和將來(lái)保存使用，它構(gòu)成了數(shù)字檔案館內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的核心，數(shù)字檔案館是它的擴(kuò)展和延伸。