試論企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡建立的必要性

沈麗輝

摘要：在現(xiàn)代信息技術的推動下企業(yè)的發(fā)展逐漸融入計算機的應用，計算機在實際中的應用為企業(yè)帶來極大的便利，在此條件下對于企業(yè)檔案管理來說其計算機網(wǎng)絡建立的重要性也體現(xiàn)了出來。本文從檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，探討了計算機網(wǎng)絡建立對企業(yè)檔案管理工作所起到的作用，分析了在企業(yè)檔案管理中存在的不足之處，并根據(jù)計算機網(wǎng)絡建立內(nèi)容提出了在實際操作中應注意的事項，全面深入的分析了計算機網(wǎng)絡建立為企業(yè)檔案管理帶來的發(fā)展契機，使計算機網(wǎng)絡可以更好的在實際中進行應用。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；計算機網(wǎng)絡；必要性；要點

目前，檔案工作信息化是檔案管理工作發(fā)展的趨勢，也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中對企業(yè)檔案管理的必然要求。當今企業(yè)檔案管理已經(jīng)普遍采用了信息化的模式，但多數(shù)還是以單機管理為主，在管理中只是應用計算機對檔案進行簡單的整理、存儲、歸檔等工作，此種模式顯然已經(jīng)無法適應信息化時代，無法為企業(yè)檔案管理工作帶來發(fā)展及變化。為此，對于檔案管理來說其必須要尋求新的發(fā)展及突破，而計算機網(wǎng)絡的建立是目前企業(yè)所需要面對的最主要問題與發(fā)展需求。

一、企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡建立的必要性

（一）減少人力資源應用，提高檔案管理效率

計算機網(wǎng)絡建立突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限，其在應用中可以有效的提高工作效率，通過電子化的檔案管理模式可以減少不必要的人力支出，同時相同的檔案數(shù)據(jù)可以進行復制、重復使用，使檔案資源利用效率更高。

（二）檔案應用更加方便，提高檔案管理服務水平

通過計算機網(wǎng)絡的建立可以使企業(yè)內(nèi)部形成完整的檔案管理網(wǎng)絡，使檔案資源獲取更加方便，檔案資源的高度共享使其查詢、檢索等不再受時間、空間的限制，同時通過計算機網(wǎng)絡的應用可以完善檔案管理部門的服務功能，使其在實際中可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各個部門的需要提供相應的檔案服務。

（三）建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善檔案管理功能

在企業(yè)檔案管理中建立計算機網(wǎng)絡需要具備相應的數(shù)據(jù)庫，這也是檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展的必然要求。同時，數(shù)據(jù)庫的建立可以保證檔案資源不受外界因素的影響出現(xiàn)損壞的情況，保證此類檔案資源可以得到良好的存儲及管理。同時通過對檔案管理計算機網(wǎng)絡的建立，還可以增加管理功能，使檔案工作的開展可以滿足企業(yè)的多方面需求，推動相關工作的開展。

（四）推動檔案資源共享，保障檔案獲取更加全面

計算機網(wǎng)絡的建立使企業(yè)檔案不再只局限于企業(yè)內(nèi)部應用，使檔案資源的利用更加充分，在網(wǎng)絡環(huán)境中通過檔案資源共享、推介、交流可以增強外界對企業(yè)的了解。同時在網(wǎng)絡環(huán)境中檔案資源的獲取也更加方便，有利于信息的采集，從而在其中提取出有用檔案資源。

二、企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理信息化水平不高

企業(yè)檔案管理工作中信息化建設是企業(yè)發(fā)展的必然要求，通過數(shù)據(jù)庫的建立及檔案電子化、數(shù)據(jù)化，使檔案管理工作的開展更加高效。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前在企業(yè)中檔案管理信息化水平整體偏低，其多數(shù)處于檔案管理信息化的初始階段，這也使檔案管理工作在實際中所具備的功能及服務較少，達不到信息資源在企業(yè)內(nèi)部全面共享及應用的效果，對企業(yè)內(nèi)部各個部門的檔案信息不能完全匯總及管理，使檔案管理工作沒有達到理想的效果。

（二）檔案管理計算機網(wǎng)絡建立體系不健全

在企業(yè)中檔案管理的重要性及起到的作用經(jīng)常被忽略，這也造成了其計算機網(wǎng)絡建立沒有受到應有的重視，沒有相應的體系及制度作為支持，造成檔案管理工作中其信息化程度不高，計算機網(wǎng)絡建立水平偏低，不能充分發(fā)揮出其在檔案管理工作中應有的成效。

（三）檔案管理工作者專業(yè)素質有待提高

為確保檔案管理計算機網(wǎng)絡化的建立可以順利施行并運用，要求檔案管理工作人員應具備相應的專業(yè)技術，保證計算機網(wǎng)絡建立可以滿足企業(yè)需求，并建立起適合檔案管理應用的管理系統(tǒng)，同時檔案管理人員還需具有專業(yè)的管理技能，以此來適應企業(yè)檔案管理工作的需要。但在實際工作中，一些檔案管理工作者對計算機技能掌握不夠熟練，對計算機技術更新要點掌握不足，造成其無法滿足企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要。

三、企業(yè)檔案計算機網(wǎng)絡建立的基本構想

（一）網(wǎng)絡建立的基本目標

建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫和檔案局域網(wǎng)，將檔案局域網(wǎng)聯(lián)入企業(yè)信息管理網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源信息共享。檔案部門可根據(jù)企業(yè)的近期基本規(guī)劃，制定切實可行的方案。技術、資金雄厚的企業(yè)可統(tǒng)一規(guī)劃，一步到位；資金不足的企業(yè)可采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的方法，逐步擴大系統(tǒng)功能。

（二）加強人才培訓，提高隊伍素質

檔案計算機網(wǎng)絡建設的成敗，關鍵取決于人才。具有高素質、高技術的人員，才能建立高水平的網(wǎng)絡，因此，應注重檔案人才的業(yè)務和網(wǎng)絡化培訓。一方面，要加強檔案業(yè)務培訓，提高專業(yè)知識水平。另一方面，要加強計算機網(wǎng)絡知識的培訓，不斷掌握新知識、新技術，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務、又懂計算機技術的復合型人才，以適應檔案計算機網(wǎng)絡建設的需要。

（三）保證檔案資料的全面性

企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡建立要保證每個細節(jié)之處認真、嚴謹、詳細。企業(yè)內(nèi)部員工需要全力配合檔案管理人員，保證個人檔案的真實性，能夠正確反映員工在企業(yè)的真實工作情況。檔案管理人員在進行收集工作時，需要從企業(yè)內(nèi)部各部門管理者、人才資源部門和財務部門做好溝通工作，只有做好基礎工作部門，使檔案資料更加全面完整，才能促進企業(yè)的未來發(fā)展。

四、結語

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案管理工作的開展水平在一定程度上反映出企業(yè)管理的水平及現(xiàn)代化發(fā)展程度，為此在實際中必須要通過合理的技術及方法來建立企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡，使其可以適應社會及企業(yè)的發(fā)展需要。計算機網(wǎng)絡建立對企業(yè)檔案管理具有至關重要的作用，企業(yè)管理人員和員工必須充分認識到其價值，是企業(yè)的戰(zhàn)略制定和未來發(fā)展堅實的后盾力量，而且能夠提升企業(yè)核心競爭力。

（作者單位：云南煤礦安全技術中心）endprint