新時期機構(gòu)編制檔案管理初探

許健函

摘要：在新時期如何創(chuàng)新機構(gòu)編制管理工作，優(yōu)化配置管理資源鞏固機構(gòu)改革成果，是機構(gòu)編制管理部門面臨的挑戰(zhàn)和新的課題。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)編制；管理；研究

一、增強檔案管理人員的素質(zhì)，是做好機構(gòu)編制檔案管理工作的前提

機構(gòu)編制檔案管理既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作，要求檔案人員既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力、創(chuàng)新理念和服務(wù)意識，改變檔案保管員的角色定位。

一是推行競爭上崗，配強檔案人員。檔案人員素質(zhì)的高低，是制約機構(gòu)編制檔案管理工作水平的決定性因素。市編辦選拔政治覺悟高，有較強責(zé)任心和事業(yè)心的干部從事機構(gòu)編制檔案管理工作，通過公平競爭、擇優(yōu)上崗，切實增強檔案管理人員的危機感，從而激發(fā)工作熱情，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使機構(gòu)編制檔案管理工作充滿生機與活力。

二是強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。積極鼓勵機構(gòu)編制檔案管理人員及時“充電”，定期組織參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或到先進地區(qū)學(xué)習(xí)借鑒先進的管理經(jīng)驗，并邀請省、市檔案館檔案管理專業(yè)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，不斷加強檔案管理人員對各項機構(gòu)編制業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，促使檔案人員拓寬視野，了解檔案工作的最新情況及發(fā)展動態(tài)，熟練運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作。

三是完善激勵機制，促進工作創(chuàng)新。市編辦健全完善了一系列鼓勵創(chuàng)新的考核辦法、獎懲制度等，激勵檔案人員適應(yīng)新形勢，抓住新機遇，提出新思路，解決新問題，打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式的束縛，力爭在機構(gòu)編制檔案管理上實現(xiàn)新突破。

二、提高檔案材料的標準要求，是做好機構(gòu)編制檔案管理工作的重要保證

機構(gòu)編制檔案材料齊全與否、質(zhì)量高低，是衡量檔案管理工作水平的重要標志。為解決機構(gòu)編制檔案材料普遍存在材料缺漏、質(zhì)量標準不高等問題，市編辦從檔案管理的源頭出發(fā)，提前介入，在歸檔材料要求上念好“精、全、快”三字經(jīng)。

一是對檔案材料求“精”。形成的檔案材料既要完整，又不能太雜，對涉及編委（辦）文件、機構(gòu)改革文件、黨委政府對機構(gòu)編制事項的審批文件、事業(yè)單位登記形成的文件、機構(gòu)編制實名制管理材料、機構(gòu)編制核查形成的材料等，要全部整理歸檔，把不在歸檔范圍的材料盡量清除，力求簡潔、明了。此外，由于種種原因，在機構(gòu)編制工作中，沒有形成文字資料或沒有完整文字資料時，以“記事”的方式，盡最大限度進行客觀地記載，并爭取領(lǐng)導(dǎo)對記載的認可或?qū)彾ǎ皶r歸檔，起到一定的“補救”或參考作用。

二是對歸檔結(jié)構(gòu)求“全”。在做好紙質(zhì)載體歸檔管理工作的同時，對實物檔案、聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。市編辦先后投資十萬余元，配備了攝像機、掃描儀、照相機、移動硬盤、優(yōu)盤、刻錄光盤、錄音筆等辦公設(shè)施。歸檔門類的擴大，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理中載體、內(nèi)容相對單一，珍貴有價值檔案資料匱乏等現(xiàn)象，確保了機構(gòu)編制檔案信息更加完整和規(guī)范。

三是對歸檔時間求“快”。對在歸檔范圍內(nèi)的材料一經(jīng)認定立即按要求進入管理程序，迅速準確地錄入機構(gòu)編制檔案管理軟件。自形成為檔案材料始，便將材料基本信息，如成文機關(guān)、日期、發(fā)文字號、文件標題、主題詞等主要信息輸入管理軟件，同時進行臨時編號，便于隨時查閱和跟蹤管理，防止檔案材料“失蹤”。

三、促進管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，是提高機構(gòu)編制檔案管理水平的重要手段

目前，現(xiàn)代化的管理手段雖已被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，但多數(shù)僅限于檔案目錄的輸入、輸出或檢索。為此，市編辦實施了以“三化”為標志的管理新技術(shù)，大力提升了信息技術(shù)在機構(gòu)編制檔案管理上的應(yīng)用空間。

一是檔案管理實現(xiàn)程序化。本著簡捷實用、易操作的原則，研究開發(fā)了機構(gòu)編制檔案管理程序。利用該程序，除進行檔案目錄輸入、輸出和檢索外，還可以對檔案進行分類、統(tǒng)計、匯總和信息的簡要查詢，打破了傳統(tǒng)管理的局限。

二是庫房管理實現(xiàn)智能化。按照庫房管理智能化的要求，市編辦對檔案室安裝配置智能控制系統(tǒng)，實現(xiàn)了對溫度、濕度、消毒滅菌等設(shè)備的智能控制，提高了檔案材料存放的質(zhì)量。

三是檔案傳閱實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。市編辦積極提倡無紙化辦公，將需要歸檔的文件材料掃描入電腦，利用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，供各部門單位傳閱，既保證了檔案材料的質(zhì)量，又節(jié)省了傳閱時間，提高了工作效率。

四、強化程序意識，樹立部門權(quán)威

機構(gòu)編制管理是內(nèi)部行政行為。在機構(gòu)編制管理工作中，各級機構(gòu)編制部門是具體工作的承擔(dān)者，必須堅持按原則辦事，按政策辦事，按制度辦事，按程序辦事，把好入口、疏通出口，才能樹立機構(gòu)編制管理部門的權(quán)威，充分發(fā)揮機構(gòu)編制部門的職能作用，并與有關(guān)部門密切聯(lián)系，相互配合，共同建立機構(gòu)編制管理的新模式和新機制，真正把機構(gòu)編制管住管好。

嚴格執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的程序，凡涉及職能調(diào)整和機構(gòu)、編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)增減的，統(tǒng)一由機構(gòu)編制部門審核，按程序報批，其他任何部門和單位無權(quán)決定機構(gòu)編制事項；對有關(guān)部門和單位無專題申報、違反審批程序和制度的機構(gòu)編制送審事項，機構(gòu)編制部門不予受理；對未經(jīng)編委、編辦研究的重大機構(gòu)編制問題，黨委、政府不得將其列入會議議題。

五、加強監(jiān)督檢查，查處違規(guī)行為

監(jiān)督檢查是加強機構(gòu)編制管理工作的重要環(huán)節(jié)和有力抓手。隨著管理水平的不斷提升，人們的編制意識越來越強。但一些地方和部門還不同程度地存在著違反規(guī)定擅自增設(shè)機構(gòu)、超編進人、超職數(shù)配備領(lǐng)導(dǎo)干部、上級業(yè)務(wù)部門干預(yù)下級機構(gòu)設(shè)置和編制配置等現(xiàn)象，對已經(jīng)發(fā)生的機構(gòu)編制方面的違法事項，應(yīng)當及時查處，以防止同類事項的蔓延，所以加強機構(gòu)編制監(jiān)督檢查工作勢在必行。

及時對違反機構(gòu)編制管理法規(guī)的人和事進行嚴肅查處。凡違反機構(gòu)編制管理規(guī)定超設(shè)機構(gòu)、超編進人和超職配備領(lǐng)導(dǎo)干部的，機構(gòu)編制管理部門要及時查處、限期糾正，落實責(zé)任追究。要在中央關(guān)于機構(gòu)編制管理監(jiān)督檢查各項規(guī)定的基礎(chǔ)上，研究制定實體性、具有可操作性的機構(gòu)編制違規(guī)違紀行為責(zé)任追究和處理辦法。

六、結(jié)束語

機構(gòu)編制檔案是機構(gòu)編制部門工作的原始記錄和記載機構(gòu)編制工作全面發(fā)展的重要文獻，是重要的法律資料和信息資料，不但為機構(gòu)編制部門依法依規(guī)開展工作提供事實依據(jù)，而且為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、可靠的數(shù)據(jù)資料。

（作者單位：吉林省公主嶺市機構(gòu)編制電子政務(wù)中心）endprint