試論電子檔案的管理

樸芳琳

摘要：電子檔案也稱(chēng)作數(shù)字檔案，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的歸檔處理，即形成了電子檔案。這里所提到的電子文件，是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤(pán)和光盤(pán)等載體中，以通信網(wǎng)絡(luò)主要傳遞形式的文件。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案面臨著信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性遭到破壞或病毒傳播等威脅，因此加強(qiáng)電子檔案的管理是當(dāng)前檔案管理人員所面臨的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；管理

一、電子檔案形成的優(yōu)點(diǎn)

（1）電子檔案的時(shí)效性較強(qiáng)，周期較短，以數(shù)字化方式對(duì)檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)等，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化檔案管理環(huán)節(jié)，縮短了檔案管理的周期。（2）電子檔案具有個(gè)性化和交互性。電子檔案的管理模式具有現(xiàn)代化特征，促使用戶(hù)之間密切交流和溝通，在一定條件下發(fā)生角色的轉(zhuǎn)化。（3）電子檔案形式具有實(shí)時(shí)性和網(wǎng)絡(luò)化特征，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的有效利用，有效的提高了電子檔案?jìng)鬏敽屯ㄓ嵉谋憬菪?。?）加工的標(biāo)準(zhǔn)化。電子檔案的加工與整合都具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在編碼技術(shù)、視頻格式以及瀏覽平臺(tái)等方面，通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效運(yùn)用，促進(jìn)檔案資源的有效共享，并實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索的實(shí)現(xiàn)。（5）電子檔案具有智能化特征，其檢索系統(tǒng)能夠依據(jù)檢索條件自動(dòng)進(jìn)行分析和檢索，促進(jìn)多語(yǔ)言混合檢索以及檢索結(jié)果的自動(dòng)排序等功能的實(shí)現(xiàn)，為用戶(hù)提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息，促進(jìn)檔案實(shí)際利用價(jià)值的有效發(fā)揮。

二、電子檔案存在的缺點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以?xún)?chǔ)存于不同的載體，人們無(wú)法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整等。

（1）原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過(guò)載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。（2）真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。（3）完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失i電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。（4）安全性問(wèn)題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶(hù)根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。另外，收集過(guò)時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過(guò)時(shí)的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過(guò)時(shí)技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過(guò)時(shí)技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問(wèn)題，代價(jià)十分昂貴。

三、做好電子檔案管理的措施

（一）要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

（二）要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

首先，由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此，我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而做到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。

其次，由于電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，一旦損壞或丟失，會(huì)造成很大甚至無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此要注意存儲(chǔ)介質(zhì)的保存環(huán)境，不要造成物理?yè)p壞。還要特別加強(qiáng)病毒防范，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子檔案的介質(zhì)中不帶病毒，保證全部文件的安全，不要出現(xiàn)文件丟失。

對(duì)電子檔案的安全保護(hù)，關(guān)鍵一點(diǎn)是對(duì)檔案做好備份。必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確無(wú)誤。

（三）應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。還要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

（四）應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，加強(qiáng)電子文件管理是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，并加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供檔案信息資料，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。endprint