檔案整理技術(shù)的比較研究

秘琳琳

摘要：在現(xiàn)在的檔案整理技術(shù)中，目前存在著兩大類檔案整理的技術(shù)與辦法。一是元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，另一種則是非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)。只有對這兩類的檔案整理技術(shù)加以分析，研究其各自的優(yōu)勢和不足，才能在檔案整理的過程中選擇更合適、更有效的技術(shù)，提升檔案整理的效率。

關(guān)鍵字：檔案整理 元數(shù)據(jù) 非元數(shù)據(jù) 技術(shù)

中圖分類號：G271

一、相關(guān)背景

由于檔案是一個強大的資料記錄，在形成的過程中，由于資料不斷地增加和累積。如果不能做好檔案的整理工作，就會造成檔案的繁復(fù)、缺失、混亂等原因，造成了檔案工作的復(fù)雜性和對檔案的使用難度。所以，檔案整理的技術(shù)發(fā)展是非常有必要的。而在目前存在的檔案管理技術(shù)中，主要的是元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)兩種檔案管理技術(shù)。只有對檔案管理技術(shù)的不斷研究和分析，才能找到存在的問題以及解決的方法，在促進檔案技術(shù)的持續(xù)發(fā)展的同時，還能更加有效地為檔案的形成、檔案的保護和檔案的管理等進行優(yōu)化，并為檔案管理的行業(yè)的全面發(fā)展提供支持。

二、元數(shù)據(jù)檔案整理

元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，是引進西方的一種在檔案整理上非常先進的技術(shù)。尤其是在電子商務(wù)的出現(xiàn)和快速發(fā)展的過程中，元數(shù)據(jù)的檔案管理技術(shù)能夠更好的對計算機網(wǎng)絡(luò)加以利用，直到電子商務(wù)如今已經(jīng)覆蓋了生活方方面面的今天，對元數(shù)據(jù)的利用和發(fā)展也得到了更大的進步。

在這種背景下，元數(shù)據(jù)的在電子商務(wù)的應(yīng)用中，可有有效地在生成電子文件的過程中，就已經(jīng)可以提供電子文件的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，對電子文件的生成環(huán)節(jié)加以制定。并且，元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)還能為檔案體統(tǒng)提供隱含的環(huán)節(jié)，在檔案生成的過程中，對生成數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)更有效地利用。在電子商務(wù)的檔案整理過程中，還能做到對元數(shù)據(jù)的全面采集、對歷史進行記錄和整理，能夠形成非?？茖W(xué)、自動化的檔案整理系統(tǒng)。然而，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的應(yīng)用，遠不止與電子商務(wù)。在許多不同行業(yè)的檔案管理中，元數(shù)據(jù)檔案整理的技術(shù)都能被有效地利用和發(fā)展，隨著“云時代”的到來，越來越多的企業(yè)和機構(gòu)多大數(shù)據(jù)的掌握都建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和電子管理系統(tǒng)，而在對數(shù)據(jù)檔案的管理過程中，更加需要對元數(shù)據(jù)檔案技術(shù)的應(yīng)用。為生活和工作提供更多的便利和服務(wù)。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的普及和應(yīng)用，是對傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)的更新和顛覆。因為元數(shù)據(jù)檔案整理的模式，對數(shù)據(jù)進行了分離處理，把電子文件的整理和歷史聯(lián)系的整理的分開，避免了在檔案整理的時候，受到其他因素的干擾。對數(shù)據(jù)的處理更快速、更準(zhǔn)確，才能促使檔案整理能夠進入多元化的時代。并且在此過程中，檔案管理的原則也由過去的來源原則發(fā)展發(fā)展成為了主題與年代多維的歷史原則。

三、非元數(shù)據(jù)檔案整理

非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，顧名思義，恰好是與元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)相反。即除了元數(shù)據(jù)的檔案管理技術(shù)以外的所有檔案整理技術(shù)都是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。在對元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)進行發(fā)展的時候，也要做到對非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)的發(fā)展，才能在檔案整理的過程中，以最合適的技術(shù)對檔案進行整理，更好的促使檔案整理技術(shù)的發(fā)展。許多傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)都是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)主要包括有：①以件為單位的檔案整理技術(shù)；②雙套制檔案整理技術(shù)；③不同載體的混合檔案整理技術(shù)。對非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)的研究和發(fā)展中，需要解決非元數(shù)據(jù)檔案管理的某些不足，才能對檔案整理技術(shù)的提升以及整理過程中效率的提高起到推動的作用。

檔案管理系統(tǒng)最好能把檔案實體與歷史檔案進行分離式的檔案整理，并且要在科技化快速發(fā)展的今天，盡早的完成紙質(zhì)檔案對電子檔案的蛻變，才能提升檔案整理的便捷性，以及降低對紙質(zhì)檔案保存的成本。

四、元數(shù)據(jù)檔案整理與非元數(shù)據(jù)檔案整理的比較

元數(shù)據(jù)檔案整理與非元數(shù)據(jù)檔案整理有著非常大的不同，具體體現(xiàn)在不同的技術(shù)環(huán)境、不同的技術(shù)流程以及不同的技術(shù)操作方法。但是于此同時，這兩種技術(shù)也有許多的相似之處，其原因在于元數(shù)據(jù)檔案整理與非元數(shù)據(jù)檔案整理都有著相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，只是就不同的表現(xiàn)形式而發(fā)展出來的不同的檔案整理技術(shù)。在西方的檔案整理中常會采用元數(shù)據(jù)檔案整理的技術(shù)，而中國則與之相反，在檔案整理的過程中，常采用的技術(shù)是非元數(shù)據(jù)檔案整理的技術(shù)。究其原因，是因為檔案整理需要適應(yīng)不同的檔案管理的內(nèi)容。

在中國的檔案管理中，常常會出現(xiàn)兩種不同的檔案管理的方法和理念，最開始的檔案管理是以文件的生命周期為中心的檔案管理法，從民國時期就已經(jīng)開始采用，并一直有沿用。但是在新中國解放后，才引進了蘇聯(lián)的另一套檔案管理的方式。新的檔案管理體系，開始實施與文書實踐分離的模式。而要把原理和理念的過渡到實踐的層面上，就需要足夠的技術(shù)支持。

從檔案整理的發(fā)展前景來看，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)明顯高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。因為檔案整理的未來就是自動化和電子化。而元數(shù)據(jù)檔案整理在計算機技術(shù)的應(yīng)用上更有優(yōu)勢。但在中國的檔案整理技術(shù)的發(fā)展上，對元數(shù)據(jù)整理技術(shù)的應(yīng)用仍有一些障礙需要克服。要么改變檔案管理的體制，改變一直以來“文檔一體化”的檔案模式，要么就只能在一定程度上的降低元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化需求。才能創(chuàng)造出一種既可適用于文書的檔案整理、也可適用于電子的檔案整理的技術(shù)。

五、總結(jié)

隨著科技的高速發(fā)展，人們已經(jīng)進入“云時代”。對于數(shù)據(jù)和檔案的重視程度也越來越高。也就對檔案形成的過程中，需要使用的檔案整理技術(shù)的要求越來越高。檔案整理自身也面臨著轉(zhuǎn)型，但是在我國的檔案整理的國情來看，我國對元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展還略有遲緩。需要更進一步的改革和發(fā)展，才能促使檔案事業(yè)的發(fā)展。

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