國(guó)有企業(yè)兼職檔案人員如何做好檔案工作

艾瑞

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，我國(guó)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行速度加快，國(guó)有企業(yè)是推進(jìn)國(guó)家現(xiàn)代化、保障人民共同利益的重要力量，是我們黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)。在國(guó)有企業(yè)改革工作中面臨著許多新情況新問題，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作如何跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，找準(zhǔn)檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)，是每個(gè)檔案工作者面臨的巨大挑戰(zhàn)，就如何做好這一項(xiàng)工作，筆者通過多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好國(guó)有企業(yè)兼職檔案工作談幾點(diǎn)看法：

1 檔案管理在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要性

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，主要體現(xiàn)在為企業(yè)管理層決策服務(wù)、為企業(yè)管理服務(wù)、為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)、為政策制定、經(jīng)營(yíng)方向、發(fā)展定位、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃提供依據(jù)。一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到前期審批、項(xiàng)目規(guī)劃、文件材料、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事財(cái)料、工商稅務(wù)憑證、設(shè)計(jì)圖紙、研究成果等大量資料。它不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄及憑證，記載著企業(yè)創(chuàng)辦的歷史及企業(yè)發(fā)展演變歷程，匯聚了國(guó)有企業(yè)所有的知識(shí)成果及社會(huì)價(jià)值?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。在我國(guó)全新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，做好檔案管理工作，不斷的更新觀念，勇于探索新的管理手段，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的文件資源、人力資源、客戶資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等匯集在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用，這對(duì)我們檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，要建立電子檔案大數(shù)據(jù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)管理。以全面、真實(shí)的反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。

2 國(guó)有企業(yè)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的重要性

（一）兼職檔案員進(jìn)行部門檔案收集。兼職檔案員由各個(gè)部門的文件資料管理員或辦公室工作人員擔(dān)任，他們對(duì)本部門的工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程比較熟悉，有的工作人員本身就負(fù)責(zé)文檔的起草和管理工作，直接參與本部門的文件處理工作，對(duì)本部門其它事務(wù)的辦理程序也有一定的了解。因此，由兼職檔案員進(jìn)行部門檔案管理的立卷、歸檔工作可以保證檔案材料的完整性、齊全性和準(zhǔn)確性，而且可以提高歸檔效率和歸檔質(zhì)量。

（二）兼職檔案員進(jìn)行部門歸檔工作能方便利用。文件資料歸檔的最終目的是方便利用，服務(wù)于現(xiàn)行工作。兼職檔案員移交的檔案卷宗為所在部門的工作查找提供了便利條件。通過查找材料，兼職檔案員對(duì)本部門各項(xiàng)工作有了一個(gè)加深印象的機(jī)會(huì)，對(duì)本部門所產(chǎn)生的文件資料會(huì)更加熟悉和了解。當(dāng)利用檔案資源服務(wù)本部門工作時(shí)，就會(huì)方便快捷地查詢到所需要的文件材料。

（三）兼職檔案員進(jìn)行部門歸檔工作能夠促進(jìn)檔案意識(shí)加強(qiáng)。在立卷歸檔工作中，文件材料的齊全性、完整性取決于檔案員的責(zé)任感。各部門人員有限，專職檔案員不可能對(duì)每個(gè)部門單位的工作非常的了解，各部門形成的文件材料具體情況也不是非常的清楚。這就要依靠兼職檔案員促進(jìn)日常工作文件的收集和積累，并及時(shí)整理做好預(yù)立卷。

3 運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息綜合服務(wù)能力

（一）電子文件管理分散，文件流失嚴(yán)重。目前大多數(shù)單位沒有制定電子文件管理規(guī)章制度，沒有專人負(fù)責(zé)電子文件的收集、歸檔和保存，電子文件屬于自生自滅的狀態(tài)，許多電子公文被暫存在文件起草者的計(jì)算機(jī)硬盤中，大量的電子郵件由收件人、發(fā)件人自行處置，大量的數(shù)碼照片、視頻文件、音頻文件、多媒體文件散存在各處，工作人員可以隨意更改、刪除、拷貝單位信息系統(tǒng)中的電子文件。由于電子文件沒有得到有效地管理和保存，許多文件材料丟失，人員調(diào)動(dòng)，致使許多文件材料無法復(fù)原。

（二）更新觀念，認(rèn)識(shí)電子文件管理的重要性

電子文件管理的落后，首先是意識(shí)落后，認(rèn)識(shí)不到位。長(zhǎng)期以來，國(guó)有企業(yè)工作人員法治觀念不強(qiáng)、政治意識(shí)薄弱，大多數(shù)人認(rèn)為將電子文件打印成紙質(zhì)文件就可以使之具有證據(jù)效力，但是人們沒有意識(shí)到像電子郵件、電子訂單打印成紙質(zhì)文件后，由于許多附于計(jì)算機(jī)的元據(jù)的缺失，造成信息不完整，不具有法律效力。許多部門屬于業(yè)務(wù)部門，它和檔案部門的職責(zé)不同，利益不同，工作人員很難兼顧檔案人員對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性的專業(yè)要求，相互之間嚴(yán)重的脫節(jié)和管理空白現(xiàn)象，這就需要我們各部門兼職檔案員結(jié)合行業(yè)法與檔案法，整合文件資源，準(zhǔn)確的判斷文件材料的存檔價(jià)值，使電子檔案管理規(guī)范化，合理化。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代兼職檔案員如何做好電子檔案歸檔工作。應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案歸檔工作，首先要做好現(xiàn)階段電子文件歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲(chǔ)形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。兼職檔案管理員要及進(jìn)收集部門內(nèi)形成的電子文件，郵件往來建立登記臺(tái)帳，月底負(fù)責(zé)整理收集電子文件，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性，服務(wù)于部門運(yùn)行管理。

4 國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)。隨著信息化社會(huì)的高速發(fā)展，檔案信息共享程度呈指數(shù)化上升，促進(jìn)檔案信息向開發(fā)化發(fā)展，能夠進(jìn)一步發(fā)揮企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。隨之而來，全面開放的檔案信息也存在一些隱患，并且對(duì)重要檔案信息也形成一定威脅。由于有些檔案管理人員存在重使用輕保密的傳統(tǒng)思想，保密意識(shí)談薄，責(zé)任心，事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)保密工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位、不理解、不深刻，也沒有接受過正規(guī)、系統(tǒng)的保密知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案信息的保密工作存在一些隱患，一量發(fā)生檔案信息泄漏事件，對(duì)國(guó)家、集體和個(gè)人利益造成的危害將無法估量。

（二）國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不健全。雖然大部分單位都建立了檔案管理制度，但還需要根據(jù)實(shí)際情況制定符合工作實(shí)際的管理制度，為使檔案信息資源不流失，要建立和完善檔案信息化管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保障檔案信息化的實(shí)施和開展。將檔案管理制度納入企業(yè)管理制度，依據(jù)制度對(duì)各部門檔案管理進(jìn)行匯集和調(diào)控，有利于文件材料的形成、積累、管理和歸檔有序進(jìn)行。檔案管理人員職責(zé)范圍實(shí)行崗位責(zé)任制，“誰管理誰負(fù)責(zé)”的原則，驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)檢查，驗(yàn)收檔案工作。在我們?nèi)粘９ぷ髦?，普遍發(fā)現(xiàn)缺少會(huì)議記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)進(jìn)修等方面的材料，主要是由于缺乏規(guī)檔意識(shí)以及檔案員的認(rèn)識(shí)不足，許多職工并不清楚什么材料應(yīng)該歸檔，參加完活動(dòng)以后材料并沒有移交檔案員。因此，建立科學(xué)有效的檔案管理制度不僅可以加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，還讓職工建立歸檔意識(shí)，營(yíng)造良好的建檔環(huán)境。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案工作是一項(xiàng)專門性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在檔案的分類、整理、索引等方面有許多具體的要求，只有掌握了檔案工作的相關(guān)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，才能在國(guó)有企業(yè)檔案管理隊(duì)伍在專業(yè)化水平上己經(jīng)有了很大的提高，絕大多數(shù)檔案管理人員均接受過專業(yè)教育。但是，絕大多數(shù)檔案管理人員均是從紙質(zhì)檔案時(shí)代過來的，己經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)檔案的管理模式，對(duì)是信息技術(shù)方面的掌握程度有限，現(xiàn)在己經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件的產(chǎn)生被視為電子政務(wù)、電子商務(wù)和其化各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具，人們對(duì)電子文件還未達(dá)到應(yīng)有的認(rèn)知的重視，尚未建立科學(xué)、高效的電子文件管理體系，信息化平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)難以駕馭。這些因素阻礙了國(guó)有企業(yè)當(dāng)案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，國(guó)有企業(yè)也在改變和發(fā)展，檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰(zhàn)，我們只有努力學(xué)習(xí)、善于總結(jié)思考才能與時(shí)俱進(jìn)，才能更加高效地管理檔案，使檔案管理工作能為社會(huì)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。endprint