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      加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的重要性及對策探討

      2017-10-17 21:15:18崔鐿
      卷宗 2017年26期
      關(guān)鍵詞:重要性管理

      崔鐿

      摘 要:中學(xué)檔案中如實(shí)記錄了學(xué)校各方面的情況,能夠?yàn)閷W(xué)校今后的建設(shè)與發(fā)展提供重要依據(jù)。隨著學(xué)校規(guī)模的逐步擴(kuò)大,中學(xué)檔案內(nèi)容也更加復(fù)雜,涉及面更廣,需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提高重視,在檔案管理工作上提供更多支持與幫助。這樣才能最大限度發(fā)揮出中學(xué)檔案應(yīng)有的價(jià)值,更好的為學(xué)??茖W(xué)、教學(xué)和管理等工作服務(wù)。本文將簡述加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的重要性,并深入分析了中學(xué)檔案管理中存在的問題,最后提出了行之有效的解決策略。

      關(guān)鍵詞:中學(xué)檔案;重要性;管理

      檔案管理是中學(xué)管理工作中的重要內(nèi)容之一,能夠在一定程度上將學(xué)校管理水平反映出來。學(xué)校要想保證檔案管理工作的順利進(jìn)行,避免出現(xiàn)各類問題,真正發(fā)揮出在教育教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)及人事管理中的作用,需要在各級領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度,在學(xué)校發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中納入檔案管理工作。此外,學(xué)校還要在檔案管理中增加人力、物力及財(cái)力投入力度,督促相關(guān)人員履行盡職,讓檔案更好的服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

      1 中學(xué)檔案管理的重要性

      中學(xué)校要在管理工作中要將檔案管理放在首位,這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作,對整個學(xué)校管理工作效率影響很大,從檔案的分類、歸納及保管上看,可以將學(xué)校整體管理水平反映出來。學(xué)校業(yè)務(wù)活動較多,每天都會形成大量的檔案,種類也很多,主要包括以下幾類:第一,一般類檔案管理,常見的有辦學(xué)條件、學(xué)校管理、教育教學(xué)等方面的資料,還有學(xué)生檔案等;第二,教師業(yè)務(wù)檔案;第三,基礎(chǔ)建設(shè)檔案;第四,會計(jì)檔案;第五,特殊載體檔案,如多媒體、照片以及實(shí)物等方面的檔案。因?yàn)橹袑W(xué)檔案不僅種類較多,項(xiàng)目也很繁雜,所以對檔案管理工作提出了極其嚴(yán)格的要求,如何進(jìn)一步提升中學(xué)檔案管理水平,是每個檔案管理人員需要深入思考的課題。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者應(yīng)該盡快轉(zhuǎn)變思想觀念,充分認(rèn)識到檔案資料的特殊性與重要性,只要不斷提高重視程度,并增加投入,才能促進(jìn)中學(xué)檔案管理效率與質(zhì)量得到提升。

      中學(xué)檔案中記錄了學(xué)校建設(shè)歷程、教師及學(xué)生等方面的信息,極具保存價(jià)值,加強(qiáng)檔案管理工作勢在必行,提升檔案管理水平也有著極其重要得到意義。在中學(xué)檔案管理過程中,主要對學(xué)生基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)及日常工作記錄等檔案資料進(jìn)行收集與整理,這些檔案在總結(jié)中學(xué)教學(xué)成果、分析教學(xué)規(guī)律、開展科研等工作上發(fā)揮出促進(jìn)的作用[1]。因此我們要盡快采取各種有效的措施,不斷創(chuàng)新中學(xué)檔案管理的方法,做到不留死角,保證檔案資料的完整性、真實(shí)性,避免出現(xiàn)丟失與損壞等問題。此外檔案管理人員還要采取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作,從整體上促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與水平不斷提升,為中學(xué)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展提供高效、優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

      2 中學(xué)檔案管理中存在的問題

      中學(xué)檔案中記錄了學(xué)校各方面的活動的情況,也保持了各種學(xué)校文件材料。檔案管理是中學(xué)校教育管理中不可或缺的部分,能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開展管理工作態(tài)度提供可靠依據(jù)。如通過打造教師檔案管理系統(tǒng),能夠?yàn)榻窈蟮睦锰峁┍憷?,提升信息查詢與檢索的速度,有利于更加充分發(fā)揮出檔案在學(xué)校中的作用。不過從以往中學(xué)檔案管理工作來看,還有很多急需解決的問題:第一,可以接觸檔案的人員很多,保密性不強(qiáng)。仍然采取人工方式對檔案資料進(jìn)行管理,教師一般可以隨意進(jìn)入檔案室,不需要得到檔案管理人員的同意,也可以直接帶走檔案。因?yàn)橹袑W(xué)檔案所接觸檔案的主體很多,這樣就導(dǎo)致檔案保密性變得非常差,所以經(jīng)常發(fā)生檔案遺漏的問題。第二,極易發(fā)生差錯,效率不高。因?yàn)椴捎萌斯さ姆椒ü芾碇袑W(xué)檔案,在需要文件的時(shí)候,面對著大量的文件很難入手,顯得極為不方便,檔案檢索過程非常繁瑣。這樣不僅增加了檔案管理人員的工作量,還影響了檔案的利用率,需要盡快進(jìn)行改善。

      3 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的對策

      (一)做好管理工作,完善檔案管理制度

      要在目標(biāo)管理中納入中學(xué)檔案管理,做好管理工作,促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的更加現(xiàn)代化、制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化。學(xué)校要重視完善各項(xiàng)檔案管理制度,真正讓檔案管理工作有章可循,保證中學(xué)檔案收集、整理與利用更加順利開展[2]。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)也要提高重視程度,從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā),根據(jù)中學(xué)檔案管理各個環(huán)節(jié),科學(xué)合理制定相應(yīng)的管理制度,主要包括《中學(xué)檔案室管理制度》、《中學(xué)檔案利用制度》等,同時(shí)安排專人負(fù)責(zé),提升檔案收集、分析、篩選、整理、立卷及歸檔等工作水平。此外,在填寫檔案資料的時(shí)候,也要保證真實(shí)、書寫清楚和格式規(guī)范。檔案制成材料要滿足規(guī)定,要使用耐久性較好的A4規(guī)格紙張,且字跡材料也要具備一定耐久性,對于不能滿足規(guī)定的,都要退回處理,合格后才能歸檔。

      (二)提升中學(xué)檔案管理服務(wù)水平

      第一,服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策。中學(xué)檔案材料中不僅要各時(shí)期國家方針政策記錄,還可以反映出全體教職工工作、活動等情況,能夠?qū)W(xué)校事業(yè)發(fā)展歷程體現(xiàn)出來。通過對中學(xué)檔案資料的開發(fā),既能夠讓學(xué)校改革與發(fā)展有可靠理論支持,還可以了解發(fā)展趨勢,促進(jìn)中學(xué)教育教學(xué)的深化改革,提升內(nèi)部管理效果與辦學(xué)效益,同時(shí)還讓領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開展科研工作及處理重大問題是有足夠參考資料。第二,服務(wù)于教學(xué)科研。中學(xué)檔案信息具備分享性特點(diǎn),有利于讓教學(xué)科研信息資源得到共享,尤其是在信息革命背景下,利用現(xiàn)代信息技術(shù),深層次開發(fā)教學(xué)科研檔案,這樣人們可以在不同時(shí)間、地點(diǎn)共享一樣的教學(xué)檔案信息,從而實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案信息服務(wù)功能的提升。第三,服務(wù)于各類咨詢查證。利用中學(xué)檔案的權(quán)威性特點(diǎn),遵循對歷史、學(xué)校及全體教職工負(fù)責(zé)的原則,在不超出管理要求范圍的基礎(chǔ)上,對有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音及錄像等資料的查詢,讓全校師生享受到良好的服務(wù)。如可以查詢教職工業(yè)務(wù)資料、考核狀況、畢業(yè)生學(xué)籍資料以及校園活動資料等。

      (三)加快中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)步伐

      要提升檔案管理的現(xiàn)代化水平,確保更好的發(fā)揮出檔案服務(wù)功能,為學(xué)校制度改革與發(fā)展創(chuàng)造良好的條件,同時(shí)也滿足社會對檔案信息的需求。為充分發(fā)揮出中學(xué)檔案的作用,需要在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),這樣不僅可以提升工作效率,還能讓檔案壽命得到延長[3]。第一,在中學(xué)檔案管理工作重要,要注重提升信息管理的時(shí)效性,保證信息傳輸?shù)募皶r(shí)與準(zhǔn)確。第二,要利用計(jì)算機(jī)管理中學(xué)檔案,通過掃描儀、計(jì)算機(jī)等各種現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù),在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入整理好的檔案資料,在借助一定技術(shù)處理后,讓文字、圖片和聲像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料,同時(shí)進(jìn)行檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式保存。第三,將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用起來,不斷創(chuàng)新檔案管理工作,在網(wǎng)絡(luò)的支持下,將不在保密范圍內(nèi)的中學(xué)檔案信息公布出來,為全校師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù),讓檔案信息資源得到充分共享。endprint

      (四)加強(qiáng)中學(xué)檔案信息的開發(fā)利用

      檔案中記載了中學(xué)各個方面的工作情況,是一種極具保持價(jià)值的信息資源,提升這些資源的利用率,可以為學(xué)校工作帶來更多的便利。第一,注重對中學(xué)檔案信息資源的深層次開發(fā)。在中學(xué)檔案管理工作中,檔案管理人員尤其是要注意教育教學(xué)科研、實(shí)驗(yàn)、調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及規(guī)章制度等方面的資料,通風(fēng)合理的開發(fā)利用,促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量不斷提升。并把檔案掃描到計(jì)算機(jī)中,應(yīng)用現(xiàn)代電子技術(shù)與通訊設(shè)備,制作成光盤收藏與專題網(wǎng)頁,利用校園網(wǎng)供教職工或社會各界利用。第二,做好檔案編研工作,促使編研材料檔次提升。編研是高層次的信息開發(fā)工作,只有加大挖掘深度,才能將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給教職員工,也讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定有可靠的信息。對此檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變編研思路,主要編研和教育教學(xué)相關(guān)的、具備較高保存價(jià)值的材料。第三,做好檔案信息資源、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)建設(shè),檔案室是保存中學(xué)檔案的主要場所之一,是學(xué)校信息系統(tǒng)建設(shè)的一個關(guān)鍵部分,檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變方法,從以往的檔案室分類與編目逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槔脴?biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄,打造相應(yīng)的室藏檢索系統(tǒng),并建立具有自身特色的數(shù)據(jù)庫。此外,要全面考慮和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容、連接,在具備一定條件以后,可以進(jìn)入校園網(wǎng)與局域網(wǎng),為教職工乃至社會提供有學(xué)校特色的檔案信息,這樣可以進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)檔案信息資源的共享。

      (五)增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

      為提升中學(xué)檔案管理工作的成效,檔案管理人員需要掌握較強(qiáng)的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù),可以深入開展對檔案信息分析與研究工作,不斷提升檔案信息服務(wù)層次,這樣中學(xué)檔案信息服務(wù)和咨詢環(huán)節(jié)才能保持協(xié)調(diào)。對此學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作,豐富他們的知識結(jié)構(gòu),讓他們學(xué)習(xí)并掌握更多的檔案管理技能。學(xué)校要通過以老帶新、以強(qiáng)帶弱以及互幫互學(xué)等方式,從整體上促使檔案管理人員素質(zhì)與能力提升,為中學(xué)檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件[4]。對檔案管理人員而言,需要認(rèn)清形勢的要求,主動加強(qiáng)學(xué)習(xí),爭取做一名優(yōu)秀的檔案管理人才。尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代下,檔案管理人員還要轉(zhuǎn)變自己的思想觀念,認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù),引進(jìn)科學(xué)的管理方法,轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式,能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備。這樣才能讓中學(xué)檔案管理工作從以往的手工方式解脫出來,不斷提升檔案管理工作的效率與水平,更好的為學(xué)校的科研、教學(xué)、管理等工作服務(wù)。

      4 結(jié)語

      總之,在教育體制改革深入推進(jìn)的過程中,為中學(xué)管理工作帶來了巨大的考驗(yàn),同時(shí)也面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理工作作為中學(xué)教育事業(yè)中的重要內(nèi)容之一,需要各級領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度,盡快建立起完善的管理制度,增加自己投入力度,培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人員。這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作成效得到提升,真正發(fā)揮出中學(xué)檔案資料的作用,為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]田鳳華.淺議初級中學(xué)檔案管理工作[J].檔案天地,2017,(06):57-58.

      [2]孫翠云.中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討[J].電子世界,2016,(21):40-42.

      [3]何偉華.關(guān)于中學(xué)檔案管理工作的相關(guān)思考[J].東方企業(yè)文化,2015,(19):183.

      [4]黃粵.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(15):100-107.endprint

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