電子政務系統(tǒng)中的檔案管理

孫慧東+李靜

摘 要：當前的電子政務建設有了新的突破，在其不斷發(fā)展的過程中，檔案管理問題也受到了更多的重視。隨著技術的發(fā)展，檔案管理的過程中還存在一些問題，因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文主要是結(jié)合電子政務系統(tǒng)中檔案管理的重要性進行分析，提出了目前檔案管理中的問題并且提出了相關的建議。

關鍵詞：電子政務系統(tǒng)；檔案管理；重要性

在政府發(fā)展的過程中，除了各個部門主要負責的任務之外，也要重視電子政務的重要作用，電子政務主要是政府部門利用網(wǎng)絡信息技術，，面向公眾或者是其他的政府部門提供一些政務信息以及公共服務的過程。電子政務發(fā)展過程中，檔案管理是一個重要的環(huán)節(jié)，為了適應電子政府發(fā)展需求，需要進一步提高檔案管理的水平。

1 電子政務系統(tǒng)中檔案管理的重要性

電子政務檔案具有重要的作用，主要是負責保存一些重要的電子政務文件，同時也要負責對這些檔案進行整理和審查等工作。在進行電子政務檔案管理的過程中需要注意幾點問題，首先需要重視一些價值比較大的政府文件，除了基本的整理之外也要做好相應的備案，尤其是需要注意檔案的“收”和“管”，這是最重要的兩個環(huán)節(jié)。而且當前的電子政務檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理有很大的區(qū)別，因為電子政務檔案管理的關鍵在于用檔案，特別是在處理一些問題的時候，需要盡快的找到相關的資料，網(wǎng)絡技術的支持以及信息的共享此時會發(fā)揮巨大的作用。其次，要注意電子政務檔案不是個體，而是需要建立一個統(tǒng)一的資源共享的網(wǎng)絡系統(tǒng)，便于檔案的隨時查找以及使用。第三，要注意電子政務檔案管理需要更加嚴謹，尤其是在保密管理審查的過程中比較嚴格，需要保守國家秘密，因此在所有環(huán)節(jié)的處理上必須有一定的科學性和專業(yè)性，注意文件的使用要有安全保證。隨著社會的不斷發(fā)展，電子政務檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，因此相關部門需要不斷的加強內(nèi)部建設，此外也要積極進行實踐，探索更加科學高效的電子政務檔案管理方法，積極開展相關工作[1]。

2 電子政務系統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）文件歸檔問題

在文件歸檔的過程中目前存在的問題主要是技術的障礙以及管理缺陷。由于電子政務系統(tǒng)的主要作用是處理業(yè)務，因此要求高效便捷，但是目前的系統(tǒng)主要問題是限制了可擴展性，而且如果出現(xiàn)了數(shù)據(jù)清除以及鏈接變動時，檔案部門在尋找檔案的過程中會有一定的阻礙，因此不利于檔案的正常維護。在管理的過程中，由于缺乏一定的管理權限，尤其是業(yè)務部門的權限要大于檔案部門，因此一些行為會受到限制。此外，沒有一個明確的責任主體，如果出現(xiàn)了一些變動或者是失誤，最終無法確定責任的歸屬問題，導致問題解決存在矛盾。

（二）整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享的概念比較模糊，因此在檔案整合共享的過程中存在很大的復雜性。而且整合共享的模式比較多，在檔案管理的過程中，可以利用分散共享或者是集中共享的方式，然而如果遇到不同的體制和要求，也會因為途經(jīng)多樣或者存在系統(tǒng)矛盾等，無法實現(xiàn)整個共享方式的統(tǒng)一[2]。

3 提高電子政務系統(tǒng)檔案管理水平的措施

（一）科學規(guī)整文件歸檔問題

隨著技術的不斷進步，對檔案管理的要求也越來越高，尤其是檔案管理受到了更多的重視。在文件歸檔的過程中，需要意識到文件的重要性，因此需要采用一些特殊的方式，比如在線為主，離線為輔的歸檔方式就比較有利，尤其是可以實現(xiàn)文檔的科學規(guī)整。規(guī)范文檔的過程中需要注意明確區(qū)分電子文檔和紙質(zhì)文檔的移交方式。此外，要注意明確各個檔案室的具體職責，確保檔案在移交的過程中不會出現(xiàn)破損以及丟失的情況。不斷完善移交的技術，可以快速實現(xiàn)科學規(guī)整檔案的目標。

（二）整合共享策略

在整個電子政務系統(tǒng)檔案管理的過程中，不僅涉及到檔案本身，還應該考慮相關文件生成的背景以及環(huán)境等因素。所以需要實現(xiàn)檔案整合共享，需要明確整合共享的真實內(nèi)涵，注意在實踐的過程中不斷的實現(xiàn)信息共享，注意信息和實體的整合共享，形成一個一體化的共享模式。此外，基于分散式共享和集中共享方式的區(qū)別，也需要認識到不同共享方式的最終結(jié)果存在差異，因此在選擇共享方式的過程中不能只追求片面的統(tǒng)一，而是要明確的分析各自的優(yōu)勢劣勢，以及其使用過程中的特點和條件[3]。

4 結(jié)論

當前電子政務逐漸的深化和發(fā)展，為檔案管理提出了更高的要求。而且隨著政府部門的業(yè)務流程不斷的變化，一些檔案內(nèi)容以及檔案的形式都發(fā)生了改變。在目前的檔案管理過程中仍然存在較大的問題，因此為了促進電子政務系統(tǒng)檔案管理的順利發(fā)展，需要有針對性的解決現(xiàn)存的問題，并且要做好每一個環(huán)節(jié)的工作，不斷提高電子政務系統(tǒng)檔案管理的水平。

參考文獻

[1]陳永生，侯衡，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務系統(tǒng)中的檔案管理：文件歸檔[J].檔案學研究.2015（03）.

[2]李明娟，吳建華，沈芳.數(shù)字時代檔案資源整合的理論研究與實踐模式評析[J].檔案與建設.2014（05）.

[3]劉麗，胡柳依.淺析基于云計算的電子檔案資源整合模式[J].湖北檔案.2014（03）.endprint