淺談財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

吳靜

摘 要：本文闡述了財(cái)務(wù)管理信息化的必要性，分析了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的問題，探討了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代——信息化時(shí)代。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用使得事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作變得更加簡單方便，有效提高了工作效率。

1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

檔案信息化是檔案管理部門適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。自上世紀(jì)末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可。隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好單位財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后，可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置，便于、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣，既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外，隨著信息科學(xué)的發(fā)展，當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多，以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且，財(cái)務(wù)檔案信息化后，還可以通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息化是目前財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機(jī)構(gòu)嘗試用不同方式建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化在檔案信息的數(shù)字化和信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息管理軟件的開發(fā)等上已取得一定進(jìn)展，財(cái)務(wù)檔案管理軟件逐漸強(qiáng)大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財(cái)務(wù)信息化管理流于表面

隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后，電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清，更新不及時(shí)，往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮，致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次，財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作，篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí)，將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等，將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形，因而信息化程度還不到位，不能及時(shí)滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求。

2.3 隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

我國從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財(cái)務(wù)檔案管理信息化知識(shí)技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下幾個(gè)主要因素：少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對于財(cái)務(wù)檔案管理工作在思想上的認(rèn)識(shí)比較簡單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員前瞻意識(shí)不強(qiáng)；雖然有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。

2.4 電子文件的信息共享，帶來了一些不安全因素

以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件檔案，不同于以紙質(zhì)為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，這種電子文件的共享性是其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也對電子文件帶來不安全和泄密因素。如不采取措施，則可使網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備讀取在網(wǎng)絡(luò)上的文件，致使一些保密文件泄密。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)的硬件、軟件平臺(tái)始終是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)絕不僅僅是提升硬件平臺(tái)數(shù)量，或是簡單的配置信息化管理設(shè)備，真正能夠直接協(xié)助財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作質(zhì)量，信息軟件的人機(jī)交互友好程度直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的是信息軟件的質(zhì)量，高質(zhì)量的信息軟件無疑會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.2 提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對于計(jì)算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識(shí)技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識(shí)技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識(shí)的更新以及技能培訓(xùn)的效果。財(cái)務(wù)檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。

3.3 搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率

建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方而也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、也可以通過電子郵件等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理山靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3.4 設(shè)計(jì)可信的電子檔案安全管理系統(tǒng)

由于電子檔案對信息技術(shù)的依賴，安全、穩(wěn)定的系統(tǒng)是防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的最有效的措施。因此就要求在設(shè)計(jì)系統(tǒng)之初，電子檔案管理人員必須參與到開發(fā)設(shè)計(jì)的工作中去，根據(jù)前端控制思想和全程控制思想，設(shè)計(jì)出滿足電子檔案保存功能需求的系統(tǒng)，尤其要注重系統(tǒng)在權(quán)限限制、身份證、安全警告、全程監(jiān)控、保存遷移檔案、區(qū)分版本和自動(dòng)保存日志等安全方面的功能。

4 結(jié)束語

我國財(cái)務(wù)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使財(cái)務(wù)檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快財(cái)務(wù)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，也是財(cái)務(wù)檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

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