孫威軍

摘要：企業(yè)實(shí)物檔案是內(nèi)部人員和單位在各個(gè)執(zhí)行工作中形成的，對(duì)其保存具備一定價(jià)值。企業(yè)實(shí)物檔案為一項(xiàng)歷史記錄，為檔案管理工作中的主要部分?；谄渚邆涞脑夹?、直觀性特點(diǎn)，需要通過(guò)多維立體化形式來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展下，才能達(dá)到有效的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作用。因此，中國(guó)石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，為其提出了管理和利用想法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；實(shí)物檔案；管理；利用

在企業(yè)發(fā)展中，對(duì)檔案進(jìn)行管理，能促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。因?yàn)闄n案為企業(yè)的主要部分，為了促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，需要對(duì)其進(jìn)行管理和利用，積極對(duì)檔案管理工作分析和總結(jié)，這樣在整體上，才能獲得有利發(fā)展地位。

一、加強(qiáng)宣傳

對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行宣傳，需要在企業(yè)實(shí)物檔案管理工作中，建立一體化體制?；诠芾碇贫鹊臉?gòu)建，需要對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行收集、整理以及歸檔等工作，保證各個(gè)執(zhí)行程序都能按照一定規(guī)范來(lái)執(zhí)行[1]。同時(shí)，還需要對(duì)《檔案法》進(jìn)行宣傳，保證檔案收集工作的獲取。還需要引起企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到企業(yè)實(shí)物檔案的重要性，將其與文字、圖紙等進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)管理工作的統(tǒng)一化。當(dāng)發(fā)現(xiàn)一些特殊原因的時(shí)候，需要針對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案，對(duì)其拍照留念，辦理相關(guān)手續(xù)。各個(gè)單位和個(gè)人不能對(duì)其私自保存。企業(yè)實(shí)物檔案管理人員要具備較高責(zé)任意識(shí)，保存一些有價(jià)值信息，從而避免企業(yè)實(shí)物檔案的丟失。因此，在企業(yè)逐漸發(fā)展下，為了能滿(mǎn)足多方面的發(fā)需需求，在對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行管理和利用的時(shí)候，要對(duì)其積極宣傳，使人們認(rèn)識(shí)到企業(yè)實(shí)物檔案的重要性[2]。

二、實(shí)現(xiàn)歸檔工作

促進(jìn)企業(yè)實(shí)物檔案歸檔工作的完成，保證給人們信息查詢(xún)提供方便。在實(shí)際工作中，需要在幾點(diǎn)對(duì)其完善。

第一，當(dāng)對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，工作人員要對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案的相關(guān)信息進(jìn)行分析和了解，促進(jìn)手續(xù)辦理的合理性。檔案人員還需要對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行收集、拍照歸檔等，對(duì)照片進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)多個(gè)方面的執(zhí)行和發(fā)展。

第二，對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案科學(xué)分類(lèi)管理，保證后期工作的時(shí)候，實(shí)現(xiàn)良好的開(kāi)發(fā)和利用。企業(yè)實(shí)物檔案按照種類(lèi)進(jìn)行劃分，其存在的方面較多。所以，在對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要基于一定單位來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如：一張獎(jiǎng)狀、一面錦旗等。還需要按照企業(yè)實(shí)物檔案的類(lèi)型進(jìn)行排列，如果在相同種類(lèi)中，按照時(shí)間對(duì)其歸檔。在能保證企業(yè)實(shí)物檔案外觀的情況下，還需要將其放在合理位置，并為其貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽上，要包括編號(hào)、時(shí)間以及期限等，保證在保存的時(shí)候，能促進(jìn)企業(yè)實(shí)物檔案之間的聯(lián)系。

第三，當(dāng)工作人員對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案工作進(jìn)行歸檔的時(shí)候，需要對(duì)周邊環(huán)境、存在的歷史環(huán)境等進(jìn)行分析。當(dāng)對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行編寫(xiě)名字的時(shí)候，要標(biāo)好其存在的單位、稱(chēng)號(hào)或者級(jí)別等，并具體到個(gè)人、職位、時(shí)間等。

第四，在對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行編制目錄的時(shí)候，需要按照一定方案和順序?qū)ζ浞诸?lèi)和編號(hào)。針對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案的目錄，需要在期間包括編號(hào)、年度、責(zé)任人員、外觀特征、數(shù)量、期限等多個(gè)方面。還需要將其裝訂，并為其編制封面，確保其完整性。

第五，針對(duì)編制檢索工具，需要根據(jù)不同角度和不同方法進(jìn)行思考，保證能滿(mǎn)足多方面的發(fā)展需求。在該工具使用下，將為其提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)[3]。

三、對(duì)檔案進(jìn)行保管

加大力度對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案進(jìn)行保管，保證企業(yè)實(shí)物檔案的整體安全。因?yàn)槠髽I(yè)實(shí)物檔案載體形式多種多樣，其材料大小不一樣，如：獎(jiǎng)杯、牌匾、工藝等，他們的載體信息很多為鍍金、油漆形式，當(dāng)不小心將其損壞的時(shí)候，將無(wú)法還原。所以，在對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案管理工作中，相關(guān)部門(mén)要在日常工作中對(duì)修復(fù)技術(shù)進(jìn)行研究。比如：構(gòu)建專(zhuān)用庫(kù)，能在內(nèi)部存放企業(yè)實(shí)物檔案，保證整體的清潔性，對(duì)銹蝕、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象進(jìn)行預(yù)防，以確保企業(yè)實(shí)物檔案的整體安全。針對(duì)一些頻繁使用的企業(yè)實(shí)物檔案，要對(duì)其定期更換，尤其是資質(zhì)證書(shū)等，在歸檔的時(shí)候，都要對(duì)其備份，并按照一定程序進(jìn)行保存。在檔案袋上，還需要為其標(biāo)明檔案號(hào)、名稱(chēng)等信息，這樣不僅能對(duì)其詳細(xì)分析，也能為查找工作、利用工作提供方便。

四、實(shí)現(xiàn)多渠道利用

為了保證企業(yè)實(shí)物檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，需要在多渠道上利用多形式實(shí)現(xiàn)全面利用。在實(shí)際工作中，主要表現(xiàn)為兩個(gè)執(zhí)行方面。

第一，檔案部門(mén)要在工作中積極開(kāi)展形式多樣的企業(yè)實(shí)物檔案展覽，保證企業(yè)文化的充分發(fā)揮，促使其作用的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)對(duì)企業(yè)實(shí)物檔案的利用，還需要在工作中為其舉辦主題不同的展覽。比如：對(duì)企業(yè)成立到發(fā)展中整個(gè)過(guò)程進(jìn)行展覽，利用企業(yè)實(shí)物檔案能會(huì)議企業(yè)歷史發(fā)展情況，也能對(duì)企業(yè)精神傳遞，基于企業(yè)的新理念，能激發(fā)工作人員的參與積極性[4]。

第二，為企業(yè)實(shí)物檔案設(shè)立榮譽(yù)室。構(gòu)建過(guò)程中，可以利用企業(yè)實(shí)物圖片、文字信息等，對(duì)單位內(nèi)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行展示。也可以將社會(huì)貢獻(xiàn)作為主題，展示出企業(yè)獲得的獎(jiǎng)杯、稱(chēng)號(hào)等。還需要引導(dǎo)員工積極參與其中，接受領(lǐng)導(dǎo)的參觀，這樣在整體上才能獲得良好的發(fā)展效果。員工在積極參與中，能發(fā)揮創(chuàng)新性，也能積極滲透到工作內(nèi)部，保證企業(yè)整體凝聚力的增強(qiáng)，從而促進(jìn)企業(yè)各個(gè)工作的積極發(fā)展。不僅如此，因?yàn)槠髽I(yè)實(shí)物檔案能為客戶(hù)了解提供信息和重要依據(jù)，客戶(hù)通過(guò)這些實(shí)物、圖片、文字的介紹，對(duì)企業(yè)充分掌握，也能增加企業(yè)和客戶(hù)之間的距離。這樣不僅能提高企業(yè)的市場(chǎng)地位，也能在發(fā)展下，獲得穩(wěn)定發(fā)展。

五、總結(jié)

基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn)，在我國(guó)社會(huì)逐漸進(jìn)步和發(fā)展的今天，對(duì)檔案進(jìn)行管理，是企業(yè)當(dāng)前解決的主要問(wèn)題。通過(guò)多個(gè)渠道，提出適合企業(yè)的檔案管理方式，將促進(jìn)企業(yè)的整體進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何曉暉.企業(yè)實(shí)物檔案管理利用[J].鐵道勘察，2012，38（3）：104-106.

[2]顧清華.企業(yè)實(shí)物檔案的開(kāi)發(fā)與利用[J].檔案管理，2011（2）：94.

[3]張建英.淺談化工企業(yè)實(shí)物檔案的管理[J].內(nèi)蒙古石油化工，2014（22）：76-77.

[4] 王緋.如何做好企業(yè)實(shí)物檔案的管理與利用工作[J].黑龍江檔案，2013（4）：60.

（作者單位：中國(guó)石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心）