如何做好企業(yè)辦公室行政管理工作

趙志鑫?李暢

摘要：在一個企業(yè)當(dāng)中，辦公室是非常重要的管理部門之一，是一個進行綜合服務(wù)的機構(gòu)，在企業(yè)發(fā)展和運營的過程中往往能夠起到溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用，被稱作企業(yè)運營的中樞。企業(yè)辦公室承擔(dān)著公司的一些日常行政管理工作，是推動各項工作快速前進的服務(wù)中心；是企業(yè)進行內(nèi)部溝通的紐帶和橋梁；也是企業(yè)進行外部聯(lián)絡(luò)的一個重要窗口。因此，理清辦公室管理職能，提高辦公室管理措施，是擺在辦公室管理面前一個必須要解決的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；行政管理；職能；措施

眾所周知，細節(jié)決定成敗。這句話恰如其分地指出了精細化管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義和深遠影響。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟高度繁榮的背后，不可避免地因為經(jīng)濟成分的多元化和多層次表現(xiàn)而具有復(fù)雜性，這促使現(xiàn)代社會各個企業(yè)去積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)粗放型的發(fā)展模式和競爭觀，并應(yīng)該意識到細節(jié)競爭的重要性。所謂的細節(jié)競爭，就是廣義上的精細化管理，如何在辦公室行政管理工作中實現(xiàn)精細化管理，這主要體現(xiàn)在思想層面、制度層面和文化層面。

一、企業(yè)辦公室行政管理的職能

（一）協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的職能

企業(yè)行政管理是企業(yè)發(fā)展的根基，這類似于上層建筑和經(jīng)濟基礎(chǔ)之間的關(guān)系，是一種依存度較高的唇齒關(guān)系。而企業(yè)行政管理所具有的繁瑣性、參謀性、服務(wù)性、綜合性、突發(fā)性意味著其需要做大量的基礎(chǔ)性工作來為領(lǐng)導(dǎo)的決策做必要鋪墊。因而，提升企業(yè)行政管理工作的精細度有助于幫助企業(yè)真正做到有的放矢和急緩有序。在這個部門運轉(zhuǎn)的過程中，辦公室需要對各項信息進行匯總和整理，保證這些信息具有調(diào)理性和準確性，另外辦公室還需要對企業(yè)基層組織運轉(zhuǎn)的情況進行監(jiān)督和管理，如果出現(xiàn)一定的問題，就需要立刻進行協(xié)調(diào)和處理，這樣才能保證日常運行過程中處于一種高效的狀態(tài)。

（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能

企業(yè)辦公室作為整個企業(yè)的核心系統(tǒng)，一定要注意對領(lǐng)導(dǎo)決策進行輔助和幫助。企業(yè)辦公室在處理日常行政事務(wù)的過程中，需要注意分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的部分工作，讓領(lǐng)導(dǎo)在工作的過程中可以減輕壓力，首先因為企業(yè)辦公室需要接觸很多的人員，既有高層的領(lǐng)導(dǎo)者，也會有很多基層的員工，長期累積的過程中，企業(yè)辦公室是各類人員進行信息傳達和反饋的一個重要位置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對公司發(fā)展方向和戰(zhàn)略籌劃的過程中，需要獲取基層的一些意見和建議。這時候企業(yè)辦公室就需要發(fā)揮其重要作用，另外企業(yè)辦公室在工作過程中，需要注意了解基層員工的問題，并且注意協(xié)助他們進行解決，這樣能夠?qū)T工的工作狀態(tài)心理預(yù)期進行了解，所以，能夠給領(lǐng)導(dǎo)提供很多相關(guān)的行政策劃和調(diào)整方面的建議。

二、企業(yè)辦公室行政管理的提高措施

（一）樹立良好的工作態(tài)度

管理者和員工分別是企業(yè)行政管理工作的主要施體和受體。所以，作為常常處于企業(yè)管理工作之中被動位置的企業(yè)員工，應(yīng)該樹立良好的工作態(tài)度，以提升其自身的理解力和行動力，從而更加貼合企業(yè)精細化管理的要求。在企業(yè)行政管理工作的精細化過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的一言堂模式和家長制的行為作風(fēng)，這樣才能為員工的人性化發(fā)展和發(fā)揮員工的潛能留有一定的空間，充分給予他們一定的話語權(quán)和適當(dāng)?shù)陌l(fā)聲機會。企業(yè)只有不斷發(fā)掘、吸收并培養(yǎng)高素質(zhì)的行政管理人才，才能維護自身的發(fā)展，與時俱進。

（二）盡快篩選妥善的企業(yè)行政管理計劃

為了將我國企業(yè)行政管理局限效應(yīng)消除，企業(yè)主管需要結(jié)合各類實際狀況和新時期行政管理特征，選定實用性價值較高的行政管理模式，具體就是督促領(lǐng)導(dǎo)將注意力集中在員工經(jīng)濟利益服務(wù)層面之上。目前如若單純地進行企業(yè)不同業(yè)務(wù)機構(gòu)和行政管理部門融合，有機強化企業(yè)第一線服務(wù)指導(dǎo)效能，對于克制以往衙門習(xí)氣未必會產(chǎn)生較深的實用性價值，企業(yè)行政管理在強行切入不同業(yè)務(wù)機構(gòu)過程中，必然會引發(fā)他們強烈的反感排斥反應(yīng)。因此，為了保障最新制定的行政管理體制能夠貼合實際，細致化考核驗證不同業(yè)務(wù)機構(gòu)制度落實狀況，就需要集中一切技術(shù)手段跟蹤調(diào)查特定業(yè)務(wù)進展實況。

（三）通過提升員工自身素質(zhì)來實現(xiàn)辦公室精細化

在現(xiàn)代化企業(yè)辦公室行政管理精細化理論提出的同時，對企業(yè)每一名員工、心態(tài)、綜合素質(zhì)、專業(yè)技能掌握均提出了較高要求。從現(xiàn)實角度看，實現(xiàn)精細化的基礎(chǔ)目標便是將企業(yè)中每一名員工的綜合技能與專業(yè)素質(zhì)融入日常工作中。所以在實現(xiàn)行政管理精細化管理的進程中，必須要不斷培養(yǎng)、引進一批高技能、高素質(zhì)的專業(yè)性人才來實現(xiàn)真正的科學(xué)化、精細化與標準化。除此以外，為了能夠?qū)ぷ鞒晒c工作成績進行更加直觀的反映，還需要對每月制定出來的工作內(nèi)容進行精細化分解與量化分解，確保工作環(huán)節(jié)中的每一個環(huán)節(jié)與步驟都精確到每一名員工。

（四）完善相應(yīng)的行政管理制度

企業(yè)要想做好行政管理工作，相應(yīng)的制度保障是必不可少的，只有具備了相應(yīng)的制度才能確保管理能夠到位，從而才能真正做好企業(yè)辦公室行政管理工作。因此，企業(yè)辦公室在進行行政管理工作的過程中，還需要對相應(yīng)的行政管理制度進行完善，一次來建立其企業(yè)辦公室行政管理機制，將企業(yè)辦公室行政管理作用真正發(fā)揮出來，從而才能有效的提高企業(yè)辦公室的工作效率。在對企業(yè)辦公室行政管理工作進行完善的過程中，一定要確保制度的合理性和科學(xué)性，同時，在完善制度之后，一定要將制度落到實處，謹遵制度面前人人平等這一原則，這樣才能促進企業(yè)辦公室行政管理工作的開展和實施，從而才能有效的促進企業(yè)的發(fā)展。因此，要想做好企業(yè)辦公室行政管理工作，不僅僅需要企業(yè)辦公室行政管理人員樹立良好的服務(wù)意識，還需要完善相應(yīng)的行政管理制度，通過制度來進行相應(yīng)的行政管理工作，以此來為企業(yè)提供良好的服務(wù)，真正將企業(yè)辦公室的作用發(fā)揮出來。

三、結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細化是一種順應(yīng)時代發(fā)展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企業(yè)行政管理水平的有效途徑之一。作為一種新型管理模式，它適應(yīng)于社會文明程度較高的國家，可以在社會分工越來越細化、崗位越來越專業(yè)化的情況之下，帶來良好的社會效益和經(jīng)濟效益，最大程度匹配現(xiàn)代企業(yè)組織模式，使其不斷因為注入時代活力而變得生機勃勃，具有一定的生長空間和彈性。但是，行政管理工作本身具有一定的權(quán)威性，所以容易使得員工產(chǎn)生畏難情緒和叛逆情緒，在進行管理工作方式方法的改進和完善之際，應(yīng)該盡量消解這一種強勢和定勢。

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（作者單位：中國兵器工業(yè)第214研究所）