檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用

張靜

摘 要：檔案數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展趨勢，只有提高數(shù)字化檔案的利用率，解決數(shù)字化檔案利用中的實(shí)際問題，才能推廣普及檔案數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案利用；策略分析

本文主要探究檔案數(shù)字化建設(shè)的主要意義，當(dāng)前檔案信息化利用中存在的問題，以及有效的檔案數(shù)字化管理策略。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的主要意義

1.1 促進(jìn)信息資料的數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)信息資料的數(shù)字化管理，可以實(shí)現(xiàn)對各種有價(jià)值信息的全面存儲(chǔ)和管理，對于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)通過現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)分析，從而為發(fā)展建設(shè)提供新依據(jù)和必要支撐。首先，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可以把傳統(tǒng)的紙制檔案變成數(shù)字化的信息，有助于原始檔案信息的開發(fā)，有助于實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)紙制檔案和視頻圖片等資料的全面管理，能夠在傳統(tǒng)檔案中挖掘出更多有價(jià)值的潛在信息和內(nèi)容。其次，檔案數(shù)字化管理擴(kuò)展了檔案數(shù)據(jù)信息的來源渠道和管理方式，可以圍繞企事業(yè)單位的日常運(yùn)行過程自動(dòng)收集各種數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)了對運(yùn)行過程的全面管理，提高了檔案管理的科學(xué)化水平。第三，隨著數(shù)字化檔案管理工作的不斷推動(dòng)，檔案使用的效率與質(zhì)量越來越高，檔案服務(wù)也日趨精準(zhǔn)，從而全面推動(dòng)了檔案事業(yè)和檔案技術(shù)的快速發(fā)展。

1.2 全面優(yōu)化數(shù)據(jù)信息處理過程

檔案數(shù)字化管理全面優(yōu)化了檔案數(shù)據(jù)信息的處理過程，不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，而且提高了檔案管理工作質(zhì)量，解決了傳統(tǒng)檔案管理效率低的實(shí)際問題。首先，通過數(shù)字化的管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理操作，可以借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對少量檔案數(shù)據(jù)信息的檢索，可以提高檔案的使用效率。其次，通過系統(tǒng)化的軟件來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的操作，可以優(yōu)化檔案的使用流程，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的綜合化運(yùn)用，有助于提高檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用的綜合化，實(shí)現(xiàn)了對檔案數(shù)據(jù)信息的全面優(yōu)化處理，提高了檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理效率，可以方便檔案數(shù)據(jù)信息的快速使用查詢。第三，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)行全面管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方法與現(xiàn)代數(shù)字化管理的有效銜接，構(gòu)建了更科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，而且可以借助先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備實(shí)現(xiàn)智能化的檔案管理。

2 數(shù)字化檔案信息使用中的問題

2.1 數(shù)字化檔案使用操作繁瑣

目前影響數(shù)字化檔案信息使用的主要問題在于數(shù)字化檔案使用有操作的方法過于繁瑣，數(shù)字化檔案的智能化水平相對過底，數(shù)字化檔案還不滿足人們的實(shí)際使用需求。首先，數(shù)字化檔案的操作程序相對復(fù)雜，未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練或懂得基本操作知識(shí)的人員很難自主運(yùn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)檢索到有價(jià)值的信息。其次，數(shù)字化檔案提供智能化服務(wù)的水平有限，現(xiàn)有的數(shù)字化檔案系統(tǒng)還不能根據(jù)用戶的實(shí)際使用需求和傾向進(jìn)行個(gè)性化的推送服務(wù)，因此影響了檔案數(shù)據(jù)信息的使用效率。第三，目前用戶使用數(shù)字化檔案的意識(shí)不強(qiáng)，沒能認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的實(shí)際價(jià)值，缺乏對數(shù)字化檔案價(jià)值開發(fā)，在傳統(tǒng)理念影響下沒能高效使用數(shù)字化檔案。

2.2 數(shù)字化檔案管理制度落后

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度還不滿足檔案數(shù)據(jù)信息使用的實(shí)際需要，現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理制度還不能有效約束檔案用戶的實(shí)際使用行為，導(dǎo)致數(shù)字化檔案用戶操作檔案錯(cuò)誤，不僅影響數(shù)字化檔案使用的效率，而且影響數(shù)字化檔案信息的安全。首先，數(shù)字化檔案操作人員的信息化意識(shí)和信息化操作能力不足，沒能養(yǎng)成良好的數(shù)字化檔案的操作使用習(xí)慣，不注重對檔案管理系統(tǒng)的有效維護(hù)，因此影響了檔案數(shù)字化系統(tǒng)作用的發(fā)揮，極大的擠占了檔案數(shù)字化空間。其次，當(dāng)前檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)，沒能把有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)化檔案使用率不足，檔案使用人員得不到真實(shí)全面的數(shù)字檔案信息。第三，目前還沒能實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案用記有權(quán)限管理，導(dǎo)致不少涉密檔案保管不嚴(yán)格，任意人員可以隨意調(diào)取數(shù)字化檔案，因此影響了數(shù)字化檔案工作的效率，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理中存在的漏洞。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人同

缺乏專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員，不僅不利于數(shù)字化檔案的開發(fā)和利用，而且影響了檔案使用人員的使用，嚴(yán)重的阻礙了數(shù)字化檔案事業(yè)的發(fā)展。首先，當(dāng)前基層單位缺乏專業(yè)的數(shù)字化檔案的操作和管理人員，數(shù)字化檔案建設(shè)水平滯后，現(xiàn)有檔案管理人員不滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。其次，當(dāng)前基層單位對檔案數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)不足，沒能全面提高檔案數(shù)字化操作人員的能力水平，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員不能根據(jù)用戶的使用需求對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行必要的創(chuàng)新和推廣。第三，缺乏科學(xué)的績效考核方式，在現(xiàn)有的績效考核體系當(dāng)中沒能充分的并重?cái)?shù)字化檔案使用用戶的意見，導(dǎo)致缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確引導(dǎo)。

3 數(shù)字化檔案信息使用建設(shè)策略

3.1 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理理念

做好檔案數(shù)字化管理工作，必須創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理理念，解決當(dāng)前數(shù)字化檔案管理建設(shè)的實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的全面創(chuàng)新，做到檔案管理制度與方式方法的不斷更新。首先，圍繞現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)發(fā)展趨勢，注重引進(jìn)相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備，解決當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的硬件水平不足的實(shí)際問題，有步驟的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理設(shè)備的更新。其次，加強(qiáng)檔案管理制度理念的創(chuàng)新，提高檔案數(shù)字化管理工作水平，樹立檔案管理人員信息意識(shí)，圍繞著信息化的檔案管理需求，不斷提高檔案管理人員的能力水平。第三，注重形成數(shù)字化檔案建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用的氛圍，宣傳數(shù)字化檔案的實(shí)際價(jià)值，引起各方面對數(shù)字化檔案的重視，這樣才能給數(shù)字化檔案建設(shè)創(chuàng)造良好環(huán)境。

3.2 加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)

為了落實(shí)好檔案數(shù)字化工作的任務(wù)要求，必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，著力建設(shè)優(yōu)良的數(shù)字化檔案操作環(huán)境，切實(shí)滿足檔案使用的實(shí)際需要，著力為檔案數(shù)字化管理提供必要保證，打牢檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。首先。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，全面提高數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)水平，著力滿足數(shù)據(jù)庫發(fā)展更新的需要，不斷根據(jù)行業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息增加的實(shí)際需要，全面完善檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。其次，開發(fā)高效智能的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，有效通過軟件系統(tǒng)滿足用戶的使用需求，全面提高數(shù)字檔案推送和智能服務(wù)的能力水平。第三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)著務(wù)提高數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的能力，這樣才能保證數(shù)字化檔案的傳遞和使用價(jià)值，滿足用戶的實(shí)際使用需求。

3.3 做好檔案管理人員的培訓(xùn)

全面提高檔案管理人員的能力水平，解決當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊(duì)伍不足的問題，對于提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的推廣普及有重要的價(jià)值。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)人才的選拔，把有著豐富的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)人員充實(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的一線崗位上來。其次，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)與教育工作，全面加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鞏固檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，不斷滿足數(shù)字檔案維護(hù)的需求。第三，加強(qiáng)對檔案管理人員的績效考核與監(jiān)督工作，保證檔案管理人員履行好數(shù)字化檔案管理職責(zé)，做好具體的數(shù)字化檔案管理工作。

4 結(jié)論

保證檔案數(shù)字化事業(yè)的建設(shè)發(fā)展，必須創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理體制，完善數(shù)字化檔案信息利用的管理制度，在保證數(shù)字化檔案安全的基礎(chǔ)上，全面提高數(shù)字化檔案的使用效率，解決好當(dāng)前數(shù)字化檔案使用中的問題。

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