檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究

鄭世文

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度的不斷加快和科技創(chuàng)新水平的快速提高，國內(nèi)各領(lǐng)域的發(fā)展都呈現(xiàn)出欣欣向榮之勢，尤其是我國的數(shù)字化檔案管理工作也已經(jīng)取得了不容忽視的成果，整個數(shù)字化管理體系已經(jīng)初步形成，在此背景下，我國檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率也得到了明顯的改善，這一切十分讓人欣慰。然而，當(dāng)前我國的檔案數(shù)字化管理工作尚且存在一些問題亟待解決，還有許多體系上的漏洞需要我們思考和解決。本文主要以當(dāng)前我國檔案數(shù)字化管理工作實(shí)際開展中經(jīng)常出現(xiàn)的問題為依托，分析了我國電子檔案文件級著錄的難點(diǎn)以及相應(yīng)的完善建議，旨在通過這些探究對我國檔案數(shù)字化管理工作提供有益的幫助和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；體系建設(shè)

經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度的不斷加快和科技創(chuàng)新水平的快速提高使我國各領(lǐng)域的各行各業(yè)發(fā)展都呈現(xiàn)出欣欣向榮之勢，特別是我國的數(shù)字化檔案管理工作也已經(jīng)取得了不容忽視的成果，整個數(shù)字化管理體系已經(jīng)初步形成，檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率也得到了明顯的改善，這一切十分讓人欣慰。但是，繁榮的背后也存在著一些問題和不足需要我們給予正確的認(rèn)識和辯證的看待。當(dāng)前，深度整理工作已經(jīng)逐漸成為電子檔案管理活動中的不可或缺的一部分，而電子檔案文件級著錄也憑著其自身彰顯出的獨(dú)特而強(qiáng)大的優(yōu)越性在電子檔案管理工作中作用日益突出，二者都給我國電子檔案管理工作的工作水平和服務(wù)效果帶來了極大的影響。在此背景下，我們可以清楚地看到，想要讓我國檔案數(shù)字化管理水平和服務(wù)效果更上一層樓，就必須認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變思維，正確認(rèn)識到電子檔案深度整理工作與文件級著錄工作二者對我國檔案數(shù)字化管理工作的重要意義。本文將將主要分析我國電子檔案文件級著錄的難點(diǎn)，并給出了幾點(diǎn)建議。

1 電子檔案文件級著錄的主要難點(diǎn)

1.1 著錄規(guī)則具有系統(tǒng)性鮮明的特點(diǎn)

過去，我國一直采用紙質(zhì)存檔的方式對重要的檔案進(jìn)行保存，長期的實(shí)踐給我國的紙質(zhì)檔案著錄工作積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，因此，我國的紙質(zhì)檔案著錄工作水平較高，工作體系也比較完善。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案著錄已經(jīng)成為時下越來越流行的檔案著錄方式，而我國在電子檔案著錄方面則起步晚，經(jīng)驗(yàn)十分有限。想要讓我國的電子檔案文件級著錄工作順利高效的展開，有關(guān)工作者正確理解檔案著錄規(guī)則具備的系統(tǒng)性特征，認(rèn)清系統(tǒng)性對應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，在不斷實(shí)踐和探索的過程中補(bǔ)充和改進(jìn)原有的標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)?？偟膩碚f，檔案著錄工作的系統(tǒng)性是制約我國電子檔案著錄工作水平提升的重要因素，當(dāng)前我國電子檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的問題有很多是由于我國檔案規(guī)則體系不完善引發(fā)的。

1.2 著錄信息的來源存在問題

文件的背景數(shù)據(jù)及其來源對整個電子檔案的著錄工作有著不言而喻的重要意義。這是因?yàn)?，文件來源的背景、文檔的整體結(jié)構(gòu)、內(nèi)容格式和主要內(nèi)容等信息都會在著錄信息中得以體現(xiàn)。此外，文件利用和查找辦法二者之間的關(guān)系也是電子檔案著錄工作的關(guān)鍵內(nèi)容。尤其是在當(dāng)今社會，文件系統(tǒng)和背景資料有關(guān)的數(shù)據(jù)與電子檔案的相關(guān)性很強(qiáng)，有些情況下甚至文件系統(tǒng)和背景信息本身就有相當(dāng)關(guān)鍵的作用。當(dāng)前，在我國電子檔案著錄體系當(dāng)中，相關(guān)數(shù)據(jù)、背景信息、生成者的著錄工作三者的工作重復(fù)之處還比較多，對一些檢索工具和著錄文件總是出現(xiàn)重復(fù)操作一定會引起資源和功能不必要的浪費(fèi)。

1.3 在格式方面的項目設(shè)置復(fù)雜程度較高

電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項目，管理人員需要對結(jié)構(gòu)載體特征、規(guī)格、類型標(biāo)識等內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時需要將字節(jié)、字符一類的邏輯格式內(nèi)容進(jìn)行著錄，對于程序文檔方面，應(yīng)將編程語言與版本一類的信息進(jìn)行著錄。但目前對電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)方面未能提出相應(yīng)的著錄規(guī)范及要求，文件名、系統(tǒng)、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著錄工作中。

2 改善電子檔案文件級現(xiàn)狀的幾點(diǎn)建議

2.1 搭建軟件平臺，為文件級著錄工作奠定堅實(shí)基礎(chǔ)

有關(guān)工作者在從事電子檔案文件級著錄相關(guān)活動時，想要更好的提高著錄工作的水平，就必須依托現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段和數(shù)字技術(shù)方式，優(yōu)化電子檔案著錄和管理工作?？梢酝ㄟ^搭建文件級著錄軟件平臺的方式，使接下來的的電子檔案著錄工作更有秩序的進(jìn)行。此外，對于那些容易出現(xiàn)變動，易變性比較高的電子檔案，還要從實(shí)際情況出發(fā)經(jīng)常予優(yōu)化與改進(jìn)。由此可見，著錄工作的靈活性非常高，想要切實(shí)的保障電子檔案的應(yīng)用價值和實(shí)用價值，提高檔案數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確性，管理人員需要通過動態(tài)的方式完成著錄工作，進(jìn)而對傳統(tǒng)著錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整和改變，實(shí)現(xiàn)多維度的實(shí)時著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進(jìn)行有效的處理和解決，對全程著錄方面工作的實(shí)現(xiàn)具有較高的價值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個時期能夠更好地控制電子檔案信息，對著錄工作進(jìn)行實(shí)時調(diào)整，并將背景信息以及檔案內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，促進(jìn)深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。

2.2 明確著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，促進(jìn)多級著錄工作的開展

管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內(nèi)容，對其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價值，人們需要對文件級著錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的共享。若想實(shí)現(xiàn)深度整理，人們需要對著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面的內(nèi)容進(jìn)行明確。此外，人們需要對著錄細(xì)則進(jìn)行明確，這樣在出現(xiàn)著錄方面的問題時，可以依據(jù)細(xì)則內(nèi)容對其進(jìn)行處理。我國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂人員要對國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，完善我國的規(guī)則的不足之處。為了使不同級別的實(shí)體管理方面的內(nèi)容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達(dá)，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 外包模式及管理工作的細(xì)化分析

相關(guān)工作者在從事電子檔案管理工作時，要注意分解各級著錄管理工作與外包模式。也就是說，工作人員不單單要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進(jìn)行管理，還要努力改善服務(wù)現(xiàn)狀，提高服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)水平，從而讓我國的電子檔案配置事業(yè)朝著更科學(xué)、更合理的方向邁進(jìn)。此外，工作人員還要注意及時調(diào)配相關(guān)裝備、預(yù)算和人力資源方面，選擇合理的管理方式開展高效率的管理工作，對操作模式以及外包條件進(jìn)行規(guī)范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

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