淺析醫(yī)院人事檔案管理中信息系統(tǒng)的運(yùn)用

官瑞霞 李冬盎

[摘要] 醫(yī)院人事檔案管理為人力資源決策提供依據(jù)，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，便于制定員工培訓(xùn)計劃，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置。該文對醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出以人為本管理理念、提高檔案人員思想意識、強(qiáng)化信息化建設(shè)、提高信息化處理能力的幾點建議。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院人事檔案管理；信息系統(tǒng)；運(yùn)用

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0061-02

在醫(yī)院人力資源管理中，檔案管理可謂是一項重要的工程，是醫(yī)院管理的重要組成部分，其科學(xué)、高效的人事檔案管理，不僅可以實現(xiàn)資源的優(yōu)化整合，而且能夠為人力資源的決策提供可靠的依據(jù)。所以，近年來，醫(yī)院開始逐漸提高了對人事檔案管理的重視度。尤其在醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展及醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大下，醫(yī)院各部門的工作人員數(shù)量逐漸增多，在這種環(huán)境下，若是沿用傳統(tǒng)的人事管理模式，就會大大降低工作的效率，不能對檔案信息進(jìn)行高效的運(yùn)用，也導(dǎo)致人事檔案管理存在較大的滯后性，無法對優(yōu)秀人才進(jìn)行高效的整合利用，不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需要[1]。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中，進(jìn)行信息系統(tǒng)的高效運(yùn)用，以完善醫(yī)院的管理體系，并有效提高人事檔案管理的工作效率，降低工作難度，為醫(yī)院人事管理與決策提供可靠的依據(jù)，推動醫(yī)院的健康、穩(wěn)定發(fā)展就顯得尤為重要。

1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性分析

1.1 為人力資源決策提供可靠依據(jù)

當(dāng)前，醫(yī)院規(guī)模逐漸擴(kuò)大，而醫(yī)療人才的高效整合、運(yùn)用便成為了醫(yī)院管理的重點。而要實現(xiàn)人才的高效利用，就需要對醫(yī)院各部門的工作人員有著全面、客觀的了解。而醫(yī)院人事檔案能夠在很大程度上直接反映出工作人員的專業(yè)技能、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治修養(yǎng)、工作經(jīng)驗等，以便為醫(yī)院的人力資源決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)，讓每一位職工都能夠發(fā)揮其最大價值，加強(qiáng)醫(yī)院的人才隊伍建設(shè)。

1.2 優(yōu)化薪資結(jié)構(gòu)

在醫(yī)院人事薪資管理中，工作人員的學(xué)歷、工齡、績效、職稱等，均是薪資收入評定的重要標(biāo)準(zhǔn)[2]。而人事檔案能夠?qū)υ擃愋畔⑦M(jìn)行客觀反映，讓醫(yī)院管理人員能夠結(jié)合國家政策，并依據(jù)每一個職工的專業(yè)能力、績效等，進(jìn)行薪資結(jié)構(gòu)的調(diào)整，并結(jié)合人事檔案管理資料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖杖敕峙涓母?，進(jìn)而充分調(diào)動工作人員的積極性，使其專注于自己的工作崗位，推動醫(yī)院的長足發(fā)展。

1.3 便于員工培訓(xùn)計劃的制定

為了優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高醫(yī)療水平與綜合能力，醫(yī)院幾乎每年都會定期舉辦人員培訓(xùn)活動、知識講座。然而，由于醫(yī)院各部門工作人員存在較大的差異性，若是沒有對人員實際情況進(jìn)行深入了解便盲目開展各項培訓(xùn)活動，就會適得其反，并造成培訓(xùn)資源浪費(fèi)[3]。而結(jié)合醫(yī)院的人事檔案管理信息，并能夠了解每一職工的專業(yè)背景，科學(xué)安排培訓(xùn)計劃，讓培訓(xùn)工作更具針對性、優(yōu)質(zhì)性，進(jìn)而大大提高了醫(yī)院工作人員的專業(yè)化水平。

1.4 實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

當(dāng)前，隨著外國資本、民營資本的進(jìn)入，國內(nèi)醫(yī)療環(huán)境得到了較大的改觀，但與此同時，其競爭也越來越激烈。而醫(yī)院要不斷提高自身的綜合實力，取得良好的社會效益，并贏得長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展，就需要發(fā)揮每一個工作人員的價值，對人員資源進(jìn)行優(yōu)化配置，以便更好地對醫(yī)院現(xiàn)有的各類資源進(jìn)行組合運(yùn)用，從而整體提高醫(yī)院的運(yùn)行效率、管理水平。而在這當(dāng)中，通過對醫(yī)院人事檔案的高效利用，便可以充分挖掘人力資源的潛力，結(jié)合每一員工的特征、專業(yè)技能、工作意向等，將其作用發(fā)揮至最大，從而促使其工作能力、專業(yè)技能的提高，讓醫(yī)院人力資源更加的科學(xué)、合理。

2 醫(yī)院人事檔案信息管理的現(xiàn)存問題分析

2.1 重視度不足

由于醫(yī)院管理人員還沒有充分認(rèn)識到信息系統(tǒng)對于人事檔案管理的重要作用，使得信息化建設(shè)程度不足，重視度不夠。甚至還有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為人事檔案管理便是保管性事務(wù)，對于醫(yī)院整體管理水平的提高沒有較大的促進(jìn)作用，只要檔案管理人員盡職盡責(zé)，不泄密、不作假、不丟失，能夠應(yīng)對好“外調(diào)、查檔”既可[4]。因此，在醫(yī)院整體管理中，一直未將人事檔案信息管理納入其中，也沒有成立專門的信息管理部門，未形成合力，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理信息化程度較低，管理效率低下。

2.2 檔案收集收集能力低下

在醫(yī)院的人事檔案管理中，由于收集歸檔工作機(jī)制欠完善，導(dǎo)致管理人員的執(zhí)行不到位，而造成了收集歸檔不及時、不主動的局面，嚴(yán)重影響到人事檔案資料的完整性，且材料大多都大同小異，內(nèi)容缺乏，無法真正反映出醫(yī)院人力資源狀況，并嚴(yán)重影響到檔案質(zhì)量，造成檔案利用率較低。加之，人才流動性較強(qiáng)，使得人檔分離情況較為嚴(yán)重，無法對人事檔案進(jìn)行高效的管理與利用。

2.3 管理形式落后

醫(yī)院人事檔案管理工作的專業(yè)性、保密性較強(qiáng)，需要設(shè)立專門的部門，獨(dú)立存放并由專人進(jìn)行保管。然而，很多醫(yī)院的實際人事檔案管理中，由于沒有充分認(rèn)識到該項工作的重要性，也并未設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，且工作多采用手工檢索、手工編輯的方式進(jìn)行，導(dǎo)致管理工作的時效性較強(qiáng)，工作效率低下，并容易出現(xiàn)檔案資料丟失、不完整等現(xiàn)象。再加上醫(yī)院的辦公條件有效，即便已經(jīng)設(shè)立了人事檔案庫房，但由于沒有將檔案庫房與閱檔室、辦公室進(jìn)行分類，也沒有配置溫濕度、防盜窗等硬件設(shè)施，導(dǎo)致人事檔案管理工作的真實性、高效性受到較大影響[5]。

2.4 管理人員綜合素養(yǎng)缺乏

醫(yī)院的人事檔案管理人員通常身兼數(shù)職，對于檔案工作的專注程度不足，也缺乏系統(tǒng)的理論知識作為支撐，對于該工作性質(zhì)及重要性沒有足夠的認(rèn)識，且信息技術(shù)水平較低，綜合素養(yǎng)缺乏，進(jìn)而降低了檔案的利用效率。

3 醫(yī)院人事檔案管理中信息系統(tǒng)的運(yùn)用分析

3.1 建立以人為本的管理理念

在醫(yī)院人事檔案管理中，要實現(xiàn)信息系統(tǒng)的高效利用，首先要求管理人員轉(zhuǎn)變自己的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)對該項工作的重視度，并將醫(yī)院人事檔案管理工作納入醫(yī)院管理的重要議程上，從思想、人力、物力等方面予以支持，以保證人事檔案管理工作高效開展。同時，醫(yī)院管理人員還要注意對醫(yī)院人事檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，樹立以人為本的管理理念，以充分提升其檔案意識。同時，需要注意的是，人事檔案信息資料與醫(yī)院的每一位工作人員都息息相關(guān)。由于很多工作人員缺乏檔案意識，在人事檔案填寫過程中，多存在書寫不規(guī)范、數(shù)量不齊全、上交不及時等現(xiàn)象，而此類問題會對人事檔案資料的完整性、真實性造成較大的影響，并降低材料的利用率。因此，醫(yī)院要組織全體員工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)，以提高每一位工作人員的意識，為人事檔案管理工作提供一個良好的環(huán)境。

3.2 提高檔案管理人員的思想意識

要提高醫(yī)院人事檔案管理人員的工作技能，首先還需要提高其思想意識，讓其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，并充分認(rèn)識到人事檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營管理中的重要作用，從而推動醫(yī)院人事檔案管理水平的逐步提升。同時，為了避免出現(xiàn)輕視人事檔案管理的思想，還需要進(jìn)行人才的選拔，通過選擇具有一定檔案學(xué)習(xí)背景的專業(yè)人員擔(dān)任此項工作，來提高該工作的效率。同時，醫(yī)院還要定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，通過理論知識、法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面的系統(tǒng)培訓(xùn)，來提高人事檔案管理人員的意識，并提高其工作能力，促使醫(yī)院人事檔案管理水平得到有效提高[6]。

3.3 強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)而長期的工程，具有一定的專業(yè)性、復(fù)雜性。尤其在當(dāng)前辦公自動化水平的不但提升下，更需要在人事檔案管理中引入信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的有效利用，從而提高檔案管理水平、利用效率?；诖耍托枰獜?qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)。而通過信息化檔案建設(shè)，能夠充分發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價值，使得檔案實際存儲空間大大縮小，并提高了儲存量，使得信息分類更加的清晰、合理，以便人事檔案信息的微機(jī)檢索，為醫(yī)院人才的培養(yǎng)及職稱的評審、干部的晉升提供參考依據(jù)。

3.4 提高管理人員的信息化處理能力

當(dāng)前，醫(yī)院在規(guī)模擴(kuò)張、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的同時，也加大了信息化建設(shè)的投入力度。由于醫(yī)院的檔案管理信息化水平存在明顯的地域差異，不同級別、不同地域之間，其檔案管理的信息化水平還存在較大的差別。因此，醫(yī)院人事檔案的信息化水平依舊存在較大的提升空間。而醫(yī)院人事檔案的信息化管理，不僅可以降低檔案管理工作的難度，減輕其工作量，而且能夠結(jié)合檔案信息，為人力資源決策提供支持。所有，醫(yī)院要注意提高人事檔案管理人員的信息化水平，使其能夠利用各項先進(jìn)的信息技術(shù)，高效完成該項工作，將醫(yī)院人事檔案管理水平提升至一個新的高度。

4 結(jié)語

醫(yī)院的人事檔案信息在醫(yī)院人事資源管理中起著不可小覷的作用，不僅是醫(yī)院人力資源決策的依據(jù)，而且能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，并結(jié)合檔案信息，進(jìn)行薪資結(jié)構(gòu)的調(diào)整，并調(diào)動醫(yī)院工作人員的工作激情，便于人才培訓(xùn)計劃的制定。因此，醫(yī)院要注意提高自身的信息化水平，讓人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 薛明霞，于健.利用人事檔案開發(fā)醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015，7（2）：21-22.

[2] 梅海燕.醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015，6（5）：2-4.

[3] 張惠君.探究如何發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].黑龍江史志，2015，12（5）：133，137.

[4] 韓瑩.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].科技視界，2015，13（16）：224.

[5] 徐佳.醫(yī)院人事檔案管理中存在問題及改革措施的探討[J].當(dāng)代醫(yī)藥論叢，2015，15（8）：173-174.

[6] 范瑩.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理信息化實現(xiàn)方法探究[J].蘭臺內(nèi)外，2015，8（5）：33.

（收稿日期：2017-03-20）