事業(yè)單位人事檔案管理中的新思路分析

摘要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位也被提出了更高的服務(wù)要求，其中，人事檔案管理作為事業(yè)單位工作中的重要環(huán)節(jié)，全面反映了事業(yè)單位員工的工作狀態(tài)、個(gè)人經(jīng)歷和才能成績(jī)，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部進(jìn)行選拔和任用的重要依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行狀態(tài)和服務(wù)質(zhì)量有著重要的影響。近年來(lái)，事業(yè)單位正在努力進(jìn)行工作的改進(jìn)，在人事檔案管理方面進(jìn)行了一定的增強(qiáng)，但是還存在很多的問(wèn)題，本文將從事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，尋找其解決方式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；改進(jìn)

近年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度的不斷改革，事業(yè)單位的人才和服務(wù)質(zhì)量也得到了提高，但是事業(yè)單位現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在很多的漏洞，使得當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理效果不佳[1]。想要把事業(yè)單位人事制度改革的成果切實(shí)的落實(shí)到實(shí)處、提高事業(yè)單位的辦事效率，就要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革，本文就針對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行探討，希望能夠促進(jìn)事業(yè)單位的人事檔案管理工作。

一、提高事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1）是人力資源管理的社會(huì)價(jià)值的體現(xiàn)。人事檔案管理工作是依據(jù)國(guó)家法律履行社會(huì)職能的重要工作，其特殊的社會(huì)屬性決定了其特殊的意義。事業(yè)單位的人事檔案管理包含了事業(yè)單位員工的身份、資歷和社會(huì)表現(xiàn)等情況，事業(yè)單位根據(jù)這些情況對(duì)員工進(jìn)行人事調(diào)整，進(jìn)行待遇、薪資和社會(huì)保證等的制定，對(duì)員工的個(gè)人發(fā)展和事業(yè)單位的運(yùn)行有著重要的意義。2）是深化人力資源改革的保證。事業(yè)單位由于其本身的性質(zhì)原因存在很多的固有弊端，管理上也存在很多的漏洞，人事檔案管理工作也存在很多的問(wèn)題，比如事業(yè)單位崗位設(shè)立的不合理、人員冗雜，人員的配備與崗位需求不相符等，使得事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)存在很大的問(wèn)題，造成了人才的閑置和機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)的臃腫，最終導(dǎo)致了事業(yè)單位的工作效率低下、做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作能夠幫助事業(yè)單位的人員配置更加合理化，對(duì)于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、提高機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效率有著積極的作用。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不夠。在我國(guó)的事業(yè)單位中，人事檔案管理機(jī)構(gòu)一直都是比較默默無(wú)聞的機(jī)構(gòu)，不像其他的部門(mén)經(jīng)常會(huì)做出突出的成績(jī)，所以在很多的領(lǐng)導(dǎo)和其他人看來(lái)，檔案管理工作與單位關(guān)系不大，就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)資料，與單位其他部門(mén)之間的關(guān)系不緊密，無(wú)法對(duì)單位產(chǎn)生效益，平時(shí)根本無(wú)人問(wèn)津[2]。所以現(xiàn)在的很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)忽略了檔案管理工作的重要性，在進(jìn)行單位的整體工作規(guī)劃時(shí)經(jīng)常都會(huì)忽略該部門(mén)，最終造成單位的檔案管理工作滯后。

2）管理水平不高，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。由于我國(guó)對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行了改革，所以現(xiàn)在的很多事業(yè)單位員工都是競(jìng)爭(zhēng)上崗，所以在素質(zhì)和能力上都有了很大的提高，但是檔案管理部門(mén)不同。很多單位的檔案管理部門(mén)都是由其他部門(mén)的工作人員進(jìn)行兼職的，本身并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作能力，日常工作也不盡心，所以檔案管理工作的效率很低。很多的單位由于不重視檔案管理工作，所以在基礎(chǔ)設(shè)施上也存在很多的問(wèn)題，很多的單位檔案管理室都是把辦公室、倉(cāng)庫(kù)和圖書(shū)館融合在一起，并且沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的防盜、防火、防水措施，對(duì)檔案的保護(hù)管理工作不到位，使得很多的檔案發(fā)生丟失或者損毀，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和真實(shí)性。

3）檔案收集工作缺乏力度。檔案收集工作主要是檔案的歸檔，這方面主要存在這幾個(gè)問(wèn)題：一是檔案歸檔工作不完善，員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下，檔案的歸檔不及時(shí)；另一個(gè)問(wèn)題是檔案收集不完善；三是檔案的真實(shí)性和穩(wěn)定性不夠，有些單位在進(jìn)行檔案資料的收集和整理過(guò)程中，工作不到位，材料的真實(shí)性有待考證，部分檔案存在雷同現(xiàn)象，這就影響到了檔案的后期利用。

4）檔案的利用效率低下。事業(yè)單位的人事檔案記錄著單位工作人員的工作信息、經(jīng)歷和個(gè)人資料，對(duì)于人員的升遷變動(dòng)和獎(jiǎng)懲有著一定的參考作用。但是現(xiàn)在的很多事業(yè)單位在檔案資料的利用方面存在很大的問(wèn)題，現(xiàn)在的的事業(yè)單位人事檔案還是重保密輕使用的狀態(tài)，不懂得對(duì)檔案進(jìn)行使用。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新方法

1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。單位要切實(shí)地加強(qiáng)檔案管理意識(shí)和相關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)，將加強(qiáng)檔案管理作為單位的日常工作進(jìn)程中，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃。單位的領(lǐng)導(dǎo)者要從根本上增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作，把檔案管理工作上升到單位的戰(zhàn)略高度，建立相關(guān)的管理小組，單獨(dú)對(duì)其進(jìn)行管理，并選派領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)的詢(xún)問(wèn)和關(guān)注，定期進(jìn)行相關(guān)的考核，建立完善的檔案管理制度及相應(yīng)的審核機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化[3]。

2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理制度。要建立專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理室，并加設(shè)專(zhuān)門(mén)的鐵制檔案柜、 檔案密集架、 計(jì)算機(jī)、 復(fù)印機(jī)、 空調(diào)器、 去濕機(jī)、 滅火器等較為先進(jìn)的檔案保護(hù)設(shè)備， 并安裝防盜門(mén)窗， 防光窗簾， 管理室要做到防水、防火、防潮等基本的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管[4]。現(xiàn)在隨著技術(shù)的進(jìn)步，很多單位的檔案保管都采用電子方式，即用計(jì)算機(jī)建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既方便又對(duì)檔案進(jìn)行了備份，便于后期的使用、抽調(diào)。要建立和完善人事檔案管理制度，健全檔案功能，保證檔案的真實(shí)性和完整性，為以后的使用提供更加完善的資料，為單位的人事調(diào)動(dòng)等提供更加準(zhǔn)確的參考資料。

3）加強(qiáng)檔案收集工作，提高檔案管理質(zhì)量。單位要加強(qiáng)人事檔案的收集工作，提升檔案的管理水平。隨著我國(guó)事業(yè)單位的員工上崗和考核機(jī)制的建立和健全，人事檔案作為重要的人事參考資料對(duì)企業(yè)有著重要的作用，所以檔案的收集工作也應(yīng)該更加的仔細(xì)認(rèn)真，檔案的收集人員要加強(qiáng)檔案資料的收集，并具備一定的鑒別能力，對(duì)相關(guān)的事實(shí)進(jìn)行仔細(xì)的核查，保證檔案資料的真實(shí)性[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位正進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，人員的錄用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲都是將來(lái)的重要工作內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理是必然的，加強(qiáng)檔案管理工作，建立完整的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案工作的利用率，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)和工作質(zhì)量起到積極的作用。

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[3]蔣榮蓉.對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，19：182.

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[5]張哲冰.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路思考[J].才智，2015，32：248.

作者簡(jiǎn)介：嚴(yán)紅利（1983），女，土家族，重慶秀山縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。