許小明

摘 要：本文針對科研企業(yè)外協(xié)過程中出現(xiàn)的流程長、環(huán)節(jié)多、責(zé)任得不到落實的問題，設(shè)計了外協(xié)立項、合同談判、外協(xié)過程管理及建立信用檔案等流程方法來提高外協(xié)管理效率。這些流程中明確了具體的實施要求、責(zé)任部門，使得外協(xié)管理要求得到了落實和明確，從而減少了文件簽署流程，避免了部門之間的糾紛，從而提高了外協(xié)管理效率。

關(guān)鍵詞：外協(xié) 流程 控制 管理

中圖分類號：F426.48 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）08（b）-0190-02

科研外協(xié)指科研院所將自己承擔(dān)的科研項目中的一部分設(shè)計、加工、測試等業(yè)務(wù)委托給其他有能力完成的單位。隨著我國科技事業(yè)的大力發(fā)展及國際市場多元化的激烈競爭，科研院所完全依靠自身能力已無法滿足當(dāng)前科研項目研發(fā)周期短、技術(shù)高精尖的新要求。因此，整合社會資源，進行科研外協(xié)將是大勢所趨[1]。但科研企業(yè)由于外協(xié)的內(nèi)容多為技術(shù)含量高的研究內(nèi)容，其外協(xié)經(jīng)費很難估算且外協(xié)的結(jié)果也很難給出量化的評估。從而導(dǎo)致外協(xié)決策慢，使得原來很有必要的外協(xié)審簽流程變得拖沓冗長。所以，本文試著從外協(xié)的管理流程入手，對科研外協(xié)管理進行初探。

按照管理的普遍原理，落實責(zé)任、明確項目相關(guān)利益方是管理的第一要務(wù)，所以，在明確外協(xié)管理流程時，首先要明確外協(xié)項目的第一責(zé)任人，明確第一責(zé)任人的責(zé)、權(quán)、利。在科研企業(yè)中，由于項目負(fù)責(zé)人全權(quán)掌管著項目的人、財、物，所以，外協(xié)項目的第一責(zé)任人理應(yīng)為項目負(fù)責(zé)人。但是，現(xiàn)代企業(yè)中項目負(fù)責(zé)人不可能都為企業(yè)責(zé)任人，如果外協(xié)項目充分授權(quán)給項目負(fù)責(zé)人，則勢必會帶來監(jiān)管風(fēng)險。綜合以上考慮，所以應(yīng)當(dāng)在科研企業(yè)中建立有監(jiān)管的科研外協(xié)項目責(zé)任人制。這些監(jiān)管措施包括管理問責(zé)、例行審計等。問責(zé)制又稱官員問責(zé)制，概而言之，就是對那些該干好而沒有干好工作的官員追究責(zé)任，對政府官員實行權(quán)責(zé)統(tǒng)一的制度化要求，其實質(zhì)是通過各種形式的責(zé)任約束，提高官員的責(zé)任意識，限制和規(guī)范政府權(quán)力和官員行為，最終實現(xiàn)權(quán)責(zé)一致的目的。該理論來源于孟德斯鳩的理論、委托-代理理論和權(quán)責(zé)對等理論。企業(yè)例行審計，是指由企業(yè)內(nèi)部組織的、以資產(chǎn)經(jīng)營責(zé)任制等內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況為主要內(nèi)容的定期檢查、監(jiān)督和評價活動，其旨在拓寬審計領(lǐng)域，消滅審計“盲區(qū)”，加大審計力度，促進企業(yè)誠信守約、求真務(wù)實、依法經(jīng)營、規(guī)范運作[2]。

外協(xié)的管理流程主要分為外協(xié)立項、合同審簽、外協(xié)控制和外協(xié)驗收等四個環(huán)節(jié)。

外協(xié)立項是外協(xié)管理的開始，是后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)。在外協(xié)立項過程中需要著重解決外協(xié)項目立項和外協(xié)單位選擇的必要性問題。外協(xié)項目立項的必要性需要項目團隊經(jīng)過充分的論證，這些論證可以從本科研企業(yè)目前的能力狀況、外協(xié)項目對整個項目的意義、外協(xié)項目需要著重解決的問題等方面進行闡述。外協(xié)單位選擇的必要性問題需要外協(xié)團隊經(jīng)過對潛在的供應(yīng)商進行充分、廣泛的調(diào)研，調(diào)查內(nèi)容包括但不限于潛在承擔(dān)方的公司注冊登記情況、相關(guān)資質(zhì)、企業(yè)性質(zhì)、人力資源、經(jīng)營業(yè)績、財務(wù)狀況、行業(yè)聲譽、以往信用情況等。項目負(fù)責(zé)人簽署完外協(xié)立項后，就進行項目立項的公示環(huán)節(jié)。公示的范圍至少為本企業(yè)范圍內(nèi)。采取各種渠道鼓勵員工對公式的內(nèi)容提出疑議。在公示期內(nèi)，如無異議，則由外協(xié)主管項目部門宣布進入合同的審簽環(huán)節(jié)。

合同的審簽環(huán)節(jié)主要包括：供應(yīng)商選擇方案的確立、供應(yīng)商的選擇、合同條款的談判及最終的簽署。供應(yīng)商選擇方案的確立由企業(yè)法務(wù)團隊和科研外協(xié)項目團隊負(fù)責(zé)。在該過程中，項目團隊負(fù)責(zé)向法務(wù)團隊提供供應(yīng)商選擇方案的判斷依據(jù)，最終由法務(wù)團隊確立供應(yīng)商選擇方案。供應(yīng)商的選擇就是按照供應(yīng)商選擇方案確立的潛在供應(yīng)商。完成供應(yīng)商的選擇后，進入合同條款的談判及最終簽署環(huán)節(jié)。談判前，應(yīng)收集談判對手資料，了解談判對手情況，同時需要關(guān)注國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價格等與合同談判內(nèi)容相關(guān)的信息，涉及的材料有合同立項申請材料、合同相對方正式報價、合同技術(shù)談判材料、合同背景材料、有關(guān)資信調(diào)查資料、市場比價資料等相關(guān)材料。合同談判包括技術(shù)談判與商務(wù)談判兩個過程，其中技術(shù)談判為商務(wù)談判的前提。參與合同技術(shù)談判的人員在技術(shù)談判中應(yīng)對技術(shù)協(xié)議相關(guān)條款負(fù)責(zé)，具體包括技術(shù)要求、交付時間、交付成果、驗收方法等條款的完整性和準(zhǔn)確性。參與合同商務(wù)談判的人員在商務(wù)談判中應(yīng)重點關(guān)注商務(wù)合同與技術(shù)協(xié)議的匹配性、合同金額的合理性、合同關(guān)鍵節(jié)點選定的合理性、合同進度的可行性及合同變更或解除條件等。最終形成的合同一般包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款（或報酬）及收支方式、履行期限、地點和方式、保密事項、知識產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任、合同生效、變更、提前終止及爭議解決的方法。

外協(xié)控制和外協(xié)驗收流程，實際上是一個項目管理流程。作為外協(xié)的甲方需要用現(xiàn)代的項目管理方法對項目進行管理控制。在實施科研外協(xié)過程之中時，科研院所應(yīng)對供應(yīng)商實施動態(tài)管理，充分發(fā)揮外協(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門的作用，加強科研外協(xié)過程監(jiān)督管理。具體地，科研院所應(yīng)加強各部門之間的相互配合，如外協(xié)管理部門負(fù)責(zé)保持與外協(xié)方的有效溝通，督促外協(xié)項目按照所簽署的合同或協(xié)議開展工作。質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的考查及科研外協(xié)過程質(zhì)量跟蹤，科研技術(shù)部門負(fù)責(zé)明確具體的技術(shù)指標(biāo)與要求等。同時還應(yīng)加強對供應(yīng)商的監(jiān)督管理，外協(xié)管理部門應(yīng)會同質(zhì)量管理部門、科研技術(shù)部門定期或不定期對供應(yīng)商進行管理、質(zhì)量、技術(shù)等方面的能力檢查。另外，在項目驗收時，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)程序嚴(yán)格組織驗收工作。編制驗收大綱，對供應(yīng)商交付的成果進行全面復(fù)檢，確認(rèn)其合格后才確定合同履約的完成。首先，應(yīng)按合同要求進行外觀、數(shù)量、文件資料（供應(yīng)商提供的使用說明、檢驗報告、檢測數(shù)據(jù)、出廠合格證等相關(guān)證明文件）的檢查。然后，由專職的檢驗人員按照驗收大綱，對合同技術(shù)指標(biāo)、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項檢查，做好原始記錄并存檔，經(jīng)驗收人員驗收合格及簽字后方可辦理出入庫手續(xù)。最后，經(jīng)驗收確屬不合格的，應(yīng)視情況做出退貨、局部返修后回用等解決方式。在將驗收信息反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商分析原因，限期整改，杜絕此類問題再次出現(xiàn)的同時，做好供應(yīng)商的信息整理工作。

最后，做好承擔(dān)方的信息檔案的建設(shè)工作，根據(jù)承擔(dān)方的資質(zhì)能力、承擔(dān)項目的情況、應(yīng)用反饋等方面設(shè)計一套標(biāo)準(zhǔn)化的打分系統(tǒng)，以不斷地提高承擔(dān)方的外協(xié)能力。

外協(xié)管理實際上也是一種項目管理。許多科研企業(yè)外協(xié)陷入一種流程越來越長、簽署部門越來越多但過程越來越成為形式的一種尷尬的境地。究其原因，就是一種責(zé)任落實不到位。雖然簽署越來越多但簽署的人員的責(zé)任卻越來越小或者模糊。所以，應(yīng)當(dāng)建立第一責(zé)任人制，給與第一責(zé)任人相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)。并加強外協(xié)管理的制度建設(shè)，圍繞外協(xié)管理的立項、合同簽署、過程控制和驗收及承擔(dān)方信用檔案的建立等環(huán)節(jié)明確主要工作內(nèi)容和要求。第一責(zé)任人制并不是放棄監(jiān)管，準(zhǔn)確的說應(yīng)該是監(jiān)管下的第一責(zé)任人制。

參考文獻

[1]崔惠絨，梅東濱.加強科研機構(gòu)外協(xié)業(yè)務(wù)管理的思考[J].當(dāng)代經(jīng)濟，2015（29）：66-67.

[2]周煉.論大型國有企業(yè)例行審計的實施[J].企業(yè)家天地，2012（6）：72.endprint