淺談醫(yī)院行政辦公室服務(wù)精細(xì)化管理研究

鄢翎

【中圖分類號】R19 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）10--02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的競爭在加大，醫(yī)院這個(gè)特殊的行業(yè)也同樣在面臨競爭和挑戰(zhàn)[1]。面對這樣的競爭壓力醫(yī)院必須從行政管理工作和服務(wù)方面入手，大幅提高工作和服務(wù)效率來應(yīng)對市場競爭，引入和建立科學(xué)的行政管理制度，來加強(qiáng)醫(yī)院辦公室工作的管理水平，從而提高醫(yī)院的工作效率和服務(wù)水平。還要根據(jù)醫(yī)院自身的特點(diǎn)和面臨的競爭挑戰(zhàn)，來針對性的進(jìn)行工作的精細(xì)化管理，才能夠最大化發(fā)揮出每個(gè)部門和崗位的工作職責(zé)，增強(qiáng)每個(gè)工作崗位的服務(wù)理念，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政化工作管理和服務(wù)全面提升的目的。

1 醫(yī)院行政辦公室工作面臨的新問題

隨著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域競爭的加大，醫(yī)療行業(yè)的體系和行政工作受到前所未有的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要集中在幾個(gè)方面上：第一，醫(yī)院行政工作服務(wù)的多元化，在競爭中需要提高自身的信息篩選能力，將行政體系中的各個(gè)工作部門無縫連接起來，加強(qiáng)部門之間的調(diào)查和研究來實(shí)現(xiàn)信息和資源互通，還能夠直接參與到?jīng)Q策和會(huì)議中來，這樣的服務(wù)群體包括了領(lǐng)導(dǎo)層、科室、患者和普通大眾。最終的目的就是實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多元化，打破傳統(tǒng)服務(wù)單一的模式。第二，信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域中得到發(fā)揮，并在醫(yī)院行政工作中發(fā)揮了極高的效率，互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)方面的高科技設(shè)備的應(yīng)用，全面推進(jìn)了醫(yī)院工作的無紙化進(jìn)程，大大提升了醫(yī)院行政工作的效率，但同時(shí)也對相關(guān)工作人員的各方面能力提出了更高的要求。

2 精細(xì)化管理對策

2.1 完善規(guī)章制度

醫(yī)院行政辦公室工作是對全局工作的統(tǒng)籌，尤其對日常工作的梳理和管理起著關(guān)鍵性作用，醫(yī)院日常工作存在著比較復(fù)雜的情況，因此要想全面提升醫(yī)院行政辦公室的管理能力，就要建立一套完善科學(xué)的工作精細(xì)化制度，對每個(gè)工作崗位的職責(zé)提出明確的標(biāo)準(zhǔn)，并且設(shè)立嚴(yán)明的績效考核制度來提高工作效率[2]。這樣的好處在于能夠?qū)τ谛姓w系中的崗位進(jìn)行細(xì)分，明確各部門各崗位人員的工作職責(zé)，根據(jù)工作職責(zé)的完成情況結(jié)合設(shè)立的績效考核制度來進(jìn)行工作的考核，這樣才能夠提高工作效率，全面調(diào)動(dòng)起行政辦公室人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政辦公室工作效率提升的目的。

2.2 優(yōu)化工作流程

在新競爭要求下醫(yī)院行政辦公室的工作流程需要進(jìn)行改革，提升辦事效率來滿足競爭需求[3]。將傳統(tǒng)的信息傳遞模式進(jìn)行改進(jìn)，簡化信息傳遞流程提升信息傳遞速度，并且鼓勵(lì)醫(yī)院行政工作體系中的每個(gè)部門在進(jìn)行工作對接時(shí)要使用面對面的方式，這樣才能將最真實(shí)的工作意圖傳達(dá)給其他部門的工作人員，確保工作內(nèi)容對接的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提升部門之間的工作協(xié)調(diào)性。還要加大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，在日常中現(xiàn)代化電子系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對日常工作進(jìn)程的督辦、文件的管理和會(huì)議活動(dòng)的安排，全面的電子化管理可以讓醫(yī)院辦公室行政工作更加的簡化和快捷。最后要針對工作崗位進(jìn)行職責(zé)細(xì)化，樹立崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，簡化工作流程明確工作職責(zé)和行為標(biāo)準(zhǔn)，才能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行有效的監(jiān)督。

2.3 督辦考核

醫(yī)院行政辦公室主任不僅要將醫(yī)院的日常工作安排到各個(gè)崗位中，還要針對崗位人員的工作完成情況進(jìn)行監(jiān)督和考核，這樣可以提升每個(gè)崗位人員的工作完成質(zhì)量[4]。在每下達(dá)一項(xiàng)任務(wù)時(shí)要有明確的完成時(shí)間，并且從任務(wù)的下達(dá)之日起對該執(zhí)行任務(wù)的崗位人員進(jìn)行監(jiān)督和考核，不僅可以確保任務(wù)的完成情況針對某一出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，還能對崗位人員的工作能力有一個(gè)綜合的評價(jià)。任務(wù)督辦的好處體現(xiàn)在：第一，可以全面提升醫(yī)院各項(xiàng)任務(wù)的下達(dá)和完成質(zhì)量。第二，確保醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作和決策的事宜。第三，短時(shí)間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)。第四，快速收集患者和員工所反應(yīng)的問題。工作考核是追求公平公正，確保任務(wù)的執(zhí)行完成度，避免消極怠工的情況出現(xiàn)提升工作效率。

2.4 落實(shí)會(huì)議制度

醫(yī)院同樣要定期針對所有部門進(jìn)行會(huì)議，確保工作在每個(gè)時(shí)期中能夠有個(gè)更好的完成度。這樣的會(huì)議可以劃分為：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重要會(huì)議、各個(gè)科室之間的信息交流會(huì)議以及醫(yī)院的例行會(huì)議[5]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的會(huì)議可以一周或者兩周舉行一次，醫(yī)院所有領(lǐng)導(dǎo)都要參加，主要制定醫(yī)院的一些重要方針和決策，將決策和重點(diǎn)工作通過會(huì)議下達(dá)到各個(gè)崗位。科室會(huì)議則由科室主任組織，讓每個(gè)科室之間進(jìn)行技術(shù)和信息交流。醫(yī)院例行會(huì)議可以每周舉行，主要傳達(dá)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的各種任務(wù)工作。所有會(huì)議都必須確保相關(guān)人員的參加，參加會(huì)議要進(jìn)行簽到不能無故缺席，對于無故缺席的人員要進(jìn)行嚴(yán)重的處罰。這些會(huì)議不僅可以針對性的解決工作上的問題，還能夠傾聽員工之間的心聲，對醫(yī)院開展各項(xiàng)工作有很好的幫助。

2.5 信訪接待

成立信訪工作小組。接待患者對于醫(yī)院問題的反映，對于反映強(qiáng)烈的問題要及時(shí)進(jìn)行整理和向上級匯報(bào)，小問題則要及時(shí)進(jìn)行處理。

3 結(jié)語

通過以上分析我們可以看出醫(yī)院行政辦公室工作在新形勢的挑戰(zhàn)下，面臨著很多問題需要不斷的進(jìn)行制度和體系的完善來應(yīng)對日益增長的市場競爭，細(xì)化工作流程明確工作職責(zé)提高工作效率，最大化的發(fā)揮醫(yī)院在社會(huì)上的服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)

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