企業(yè)辦公室行政管理的思考與對策

龔超??

摘要：企業(yè)的辦公室在一個企業(yè)中起著服務保障以及綜合協(xié)調(diào)的重要作用，因此，針對辦公室的行政管理對于企業(yè)正常辦公影響很大。當下，由于受到多個因素的影響和作用，使得辦公室的行政管理工作，有著一些對企業(yè)的運行效率容易產(chǎn)生阻礙作用的問題。因此，如何去做好企業(yè)的辦公室管理逐漸成為當前我國企業(yè)發(fā)展中的一個重要方面。

關鍵詞：行政管理；管理制度

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.32.043

1辦公室對于企業(yè)的作用與價值

（1）辦公室屬于企業(yè)的一個中樞部門，它可以起到承上啟下的樞紐作用，對上能夠反映企業(yè)員工的意見，來為領導們做出科學的決策提供參考，對下還能接受領導的委托去傳達各類信息。在企業(yè)管理中， 辦公室的工作效率和質(zhì)量，直接影響了各個員工的工作感受以及各個部門的工作秩序。辦公室行政工作內(nèi)容繁多，其職責范圍廣，服務類型多，是維護企業(yè)正常，穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要一環(huán)。

（2）辦公室是企業(yè)重要的后勤保障部門，各個方面的信息，各種動態(tài)的情報和資料，都會在辦公室中匯合，辦公室行政人員需要幫助上司，以及各職能部門提升工作效率與品質(zhì)，成為辦公室“管家”，做好辦公室的上傳下達，做好左膀右臂和參謀助手；做好安全、省錢、省時間、滿意度等方面的工作，才能體現(xiàn)出企業(yè)辦公室的價值。

2企業(yè)辦公室行政工作中的思考

2.1辦公室的行政人員對工作不積極

辦公室的行政工作雜、煩、瑣碎、是一些“看不見”的工作，做得好大家沒有感覺，做得不好大家都看得見。行政人員覺得自己的工作做了很多，但是與銷售，技術或者其他業(yè)務團隊相比，行政工作并沒有直接與企業(yè)收入掛鉤，行政人員的價值體現(xiàn)不出來。 再加上企業(yè)在經(jīng)濟體制的環(huán)境下快速擴張，行政人員工作量增大，但是行政人員的薪酬體系卻沒有與時俱進，大大降低了行政人員的工作主動性。那么如何把握正確思路和方向，找到最適當?shù)姆椒▉黹_展行政工作，把“看不見”工作做好做精，更好的達成企業(yè)管理的目的，明確體現(xiàn)行政工作的價值，就成了企業(yè)管理人員要思考的問題。

2.2辦公室的行政人員工作效率低

工作效率低的原因有很多，基本上是由于行政人員年紀輕，工作經(jīng)驗不足； 企業(yè)沒有重視對行政人員的培訓和管理，企業(yè)的各種行政制度不完善，責任劃分不清楚；行政人員本身不注意總結經(jīng)驗，歸納建議，交流溝通不及時，等等。由于辦公室行政工作本身就比較繁雜，如果行政人員工作效率低沒有工作主動性且缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不能有效的完成辦公室后勤保障工作，就會大大影響企業(yè)各層級各部門的工作效率。

2.3管理的體制不健全

企業(yè)行政管理人員解決問題能力低下的原因之一是行政組織機構標準化管理不完善。企業(yè)行政管理作為企業(yè)成功發(fā)展的出發(fā)點和基礎，如果基礎不完善，即企業(yè)內(nèi)部缺少標準化管理制度，就會導致企業(yè)中各部門之間的協(xié)助和溝通不暢，給企業(yè)順利發(fā)展帶來不便，并且會影響到全體員工的團結性，也會從根本上降低企業(yè)的生產(chǎn)力， 從而導致企業(yè)的整體都工作效率降低，極其嚴重的話，就會影響到企業(yè)的總體發(fā)展戰(zhàn)略。

2.4加班情況頻繁

企業(yè)在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，辦公室管理人員始終要參加整個過程的策劃、監(jiān)督、銷售與售后工作，并且要及時的總結與進行策略調(diào)整。行政管理人員的工作強度與生產(chǎn)線和業(yè)務人員沒有可比性，但由于其繁雜性，每天加班是家常便飯。行政管理人員的職責范圍廣，服務對象多，日常事務瑣碎，有時候還需要親力親為，造成行政管理人員需要經(jīng)常加班。但長此下去不僅會使工作人員疲勞，甚至會對加班人員的生命健康造成影響。從保護企業(yè)管理人員保護員工的角度來說，長期加班也直接影響了員工的工作感受，也對管理人員以及員工的合法權益造成了影響。企業(yè)應結合實際，建立完善行政管理制度，實行相對合理的變革，更重要的是提高辦公室行政人員的工作效率和質(zhì)量，避免或減少加班。只有企業(yè)和員工雙方的利益都得到了保障，才可能使企業(yè)始終健康發(fā)展。

2.5辦公室行政管理人員的專業(yè)度低

大部分企業(yè)都建立了自己的行政人事管理制度，但是在實際工作中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)條例的制定與辦公室具體工作之間存在差異和矛盾，行政管理人員在很多時候無法及時有效的去解決出現(xiàn)的沖突。具體表現(xiàn)為行政管理人員無法提出有效辦法，害怕承擔責任。 另外，缺乏有效的交流溝通，分析問題能力差，不能主動歸納總結經(jīng)驗。由此，給人以行政管理人員專業(yè)度低的印象。如果想要改變他人的這種看法，就要在辦公室行政管理中不斷的調(diào)整和更新相關的規(guī)章制度，用規(guī)章和制度去指導行政人員來更好的處理各種行政事務，提高員工滿意度。

3提高企業(yè)辦公室的行政管理工作的對策

3.1加強企業(yè)的文化建設

一個企業(yè)辦公室的負責行政管理的人員可以說是企業(yè)發(fā)展的核心，因此，企業(yè)在發(fā)展中要重視以人為本和諧發(fā)展的理念，在工作中減少員工的加班時間，保護員工的各項合法權益不受侵害。除此之外，適當?shù)奶岣邌T工的福利水平，重視對企業(yè)員工的關懷，多組織一些有利于增強行政管理人員與基層員工協(xié)調(diào)配合和相互交流的活動，來增進企業(yè)員工之間的情感以及互幫互助的友誼。這樣一來，能夠讓所有的企業(yè)員工在工作中也能體會到舒適和諧的辦公文化，感受到企業(yè)文化所給予的人文關懷和尊重。長此以往，將提高員工對企業(yè)的忠誠度，員工會更愿意留在工作并有更多的精力投入到自身的工作當中去，這樣不僅提升了企業(yè)員工之間的感情，還能夠更好地去激發(fā)公司行政管理人員工作的積極性，同時也更加有助于公司辦公室中行政管理工作的順利展開。

3.2加強并完善企業(yè)辦公室的行政管理制度

擁有一套合理且完善的行政管理制度，屬于一個優(yōu)秀的企業(yè)必需的。擁有一套完善的行政管理制度，既能夠明確員工的具體的工作任務和工作時間，還能夠明確的劃分企業(yè)員工的職責，這樣將工作任務分配到每個人，能夠使員工對自己的工作產(chǎn)生一種使命感和緊迫感。除此之外，通過擬定管理制度，更加完善行政管理人員在工作中解決問題的能力，建設行政管理人員理性思維工作行為能力。歸納各個利益相關方的建議，總結企業(yè)行政管理解決辦法，優(yōu)化行政管理解決方案。結合企業(yè)實際情況，建立行動指南和制度，從而提高企業(yè)辦公室的工作效率和質(zhì)量。endprint

3.3加強企業(yè)辦公室全體行政人員的服務意識

企業(yè)辦公室是各項工作和決策的監(jiān)督者、執(zhí)行者，不僅要統(tǒng)籌各部門間的關系以及還要對日常工作進行監(jiān)督，更是整個企業(yè)的后勤，為企業(yè)的正常運行提供各種服務，它的服務意識是調(diào)節(jié)各部門關系的基礎力量，也可很好地代表決策層表示對各人員的尊重和重視，管理人員在嚴格要求自己時，企業(yè)同時需要為行政管理人員服務意識的提高做好培訓，幫助行政管理人員認識到其所在部門擔負的任務和工作，用貼心專業(yè)的服務為其他人員營造一個良好舒適的工作環(huán)境。而且加強管理人員的服務意識也可以更好地處理和保障各層級各部門之間的各項工作。

3.4加強企業(yè)辦公室全體行政人員的創(chuàng)新意識和思維突破

不只是企業(yè)辦公室行政管理人員，辦公室的全體行政人員都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理的思路，有意識的創(chuàng)新企業(yè)的管理方式?？梢酝ㄟ^定期或不定期的頭腦風暴會議，進行分解問題，形成思維突破，提高團隊凝聚力。以工作中發(fā)生的具體問題作為出發(fā)點，具體問題具體分析， 總結經(jīng)驗教訓，歸納正確的工作行為和創(chuàng)新服務意思，加強行政團隊內(nèi)部的交流溝通。傳統(tǒng)的行政工作比較缺乏靈活性，是以強制發(fā)出命令的形式來執(zhí)行。當今企業(yè)管理可以學習一些外企的思維，突破傳統(tǒng)習慣，改變落后的企業(yè)管理理念，鼓勵管理人員持續(xù)為企業(yè)管理的更新獻計獻策。另外要重視企業(yè)辦公室行政管理人員的專業(yè)培訓，提高領導力水平，提高在管理中的創(chuàng)新意識，體現(xiàn)企業(yè)管理行政人員工作的具體價值。

4總結

企業(yè)辦公室行政管理的主要目的是保障企業(yè)各項業(yè)務順利開展，從而提高企業(yè)競爭力。企業(yè)應制定行之有效，健全的行政人事管理制度，提高全體人員的管理效率。針對企業(yè)自身情況與管理中出現(xiàn)的各種問題進行針對性地研究和改善，特別應加強行政管理人員的日常培訓以及人才選拔，只有企業(yè)管理制度不斷健全，管理人員的綜合能力和服務意識提高，行政管理人員創(chuàng)新意識增強，才有助于企業(yè)去適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，提高企業(yè)的競爭力。

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