中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的分析

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展使檔案管理逐漸向現(xiàn)代化和科技化方向邁進(jìn)，目前我國(guó)中小學(xué)階段檔案管理也應(yīng)用了此項(xiàng)技術(shù)，并且取得了一定成績(jī)。本文就當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)階段檔案管理中存在的校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠、檔案管理工作規(guī)范水平較低以及檔案管理資金投入力度較差等方面問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，重點(diǎn)對(duì)中小學(xué)檔案管理電子化發(fā)展進(jìn)行分析，希望能為關(guān)注這一領(lǐng)域的人士提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)檔案管理；管理資金；電子化管理

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理電子化發(fā)展領(lǐng)域的重視程度也越來越高。當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)檔案管理已經(jīng)被納入學(xué)校工作規(guī)劃以及管理制度體系當(dāng)中，并且檔案管理相關(guān)領(lǐng)域部門以及工作人員已經(jīng)明確了崗位職責(zé)。重點(diǎn)加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理的布置、驗(yàn)收、檢查和總結(jié)等任務(wù)，全面強(qiáng)化中小學(xué)檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率，優(yōu)化檔案管理工作成果。

1 中小學(xué)檔案管理現(xiàn)存的問題

1.1 中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠

學(xué)校檔案見證了學(xué)校的發(fā)展歷史，是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是廣大師生的真實(shí)縮影。因此，學(xué)校檔案管理工作十分重要。但目前我國(guó)大部分地區(qū)許多中小學(xué)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)校檔案管理重視程度不夠，尤其是學(xué)生檔案的建設(shè)。大部分地區(qū)中小學(xué)學(xué)校通常將工作重點(diǎn)放在了教學(xué)環(huán)節(jié)，將學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和升學(xué)率放在首位，忽視對(duì)學(xué)生檔案管理的地位。因此大部分地區(qū)的中小學(xué)形成了“抓升學(xué)不遺余力，抓教學(xué)滿腔熱情，抓檔案管理淺嘗輒止”的現(xiàn)象。雖然個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)在口頭上重視中小學(xué)檔案管理，但在實(shí)際工作環(huán)節(jié)未能真正做到提高檔案管理在教學(xué)工作領(lǐng)域的工作力度，甚至在實(shí)際工作環(huán)節(jié)檔案管理工作沒有專門人員進(jìn)行操作[1]。

1.2 中小學(xué)檔案管理工作規(guī)范水平較低

近年來，國(guó)家教育委員會(huì)已經(jīng)制定出了《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，對(duì)普通高校中的學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，但對(duì)于中小學(xué)檔案管理項(xiàng)目還沒有十分明確的規(guī)定和要求。因此，我國(guó)部分省市和地區(qū)相關(guān)教育行政部門僅憑借以往的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)中小學(xué)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理。雖然一些地區(qū)已經(jīng)針對(duì)中小學(xué)教師業(yè)務(wù)以及檔案信息收集等方面下發(fā)了相關(guān)的文件，但對(duì)于學(xué)生檔案管理環(huán)節(jié)仍存在較大的缺失。例如，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)中小學(xué)校內(nèi)沒有專門的檔案管理室，依靠各班班主任對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，容易造成檔案遺失。

1.3 中小學(xué)檔案管理資金投入力度較差

目前在我國(guó)大部分地區(qū)中小學(xué)辦學(xué)投資力度不足現(xiàn)象較為普遍，尤其在偏遠(yuǎn)地區(qū)和農(nóng)村地區(qū)的中小學(xué)建校問題都很難得到解決。據(jù)相關(guān)資料顯示，我國(guó)農(nóng)村地區(qū)中小學(xué)辦學(xué)資金短缺問題十分嚴(yán)重，在我國(guó)某省市的有超過三千名小學(xué)生背著課桌去上學(xué)，這充分體現(xiàn)了中小學(xué)教育資金十分匱乏。此類學(xué)校學(xué)生上課需要自備桌椅，由此可以推斷出，學(xué)生檔案管理工作更無法得到有效保障。中小學(xué)學(xué)校缺少辦學(xué)資金，直接導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展。

2 中小學(xué)檔案管理電子化分析

2.1 加強(qiáng)檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)

根據(jù)國(guó)家教育委員會(huì)對(duì)于中小學(xué)檔案管理的工作要求，中小學(xué)檔案管理工作必須被全面納入到學(xué)校辦學(xué)和相關(guān)工作計(jì)劃當(dāng)中，同時(shí)需要在管理制度當(dāng)中明確檔案管理工作相關(guān)工作人員的工作職能和責(zé)任。要想確保中小學(xué)檔案管理相關(guān)工作順利進(jìn)行，就必須加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此環(huán)節(jié)的重視力度。例如，我國(guó)某地區(qū)的中小學(xué)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)就嚴(yán)格按照相關(guān)要求，設(shè)立檔案室及指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，以及配備檔案室的防火、防盜、防潮、防塵以及防蟲等相關(guān)設(shè)備。做到有校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，有專人負(fù)責(zé)，確保檔案工作科學(xué)規(guī)范運(yùn)作，分步實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案電子化管理。此外，該地區(qū)中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還對(duì)檔案管理電子化作出相應(yīng)調(diào)整，將檔案管理逐步納入到學(xué)校電子信息自動(dòng)化管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，為檔案管理配備最高端的電子信息數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善校內(nèi)電子化信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案管理創(chuàng)造出最適合的電子信息化網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，該地區(qū)校領(lǐng)導(dǎo)還對(duì)檔案管理相關(guān)電子計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以先進(jìn)的設(shè)備配合中小學(xué)檔案管理系統(tǒng)，在機(jī)型的選擇方面滿足同校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)相一致的原則，選擇容量大的機(jī)型設(shè)備，提高中小學(xué)電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理效率，確保中小學(xué)檔案安全性與保密性[2]。

2.2 加大檔案管理資金投入

中小學(xué)檔案管理效率的提高，除了提高中小學(xué)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，還需要在資金和設(shè)備上加大投入，確保檔案管理工作能順利進(jìn)行。中小學(xué)基礎(chǔ)教育是我國(guó)教學(xué)體系中的重要組成部分之一，處于教育體系中的關(guān)鍵位置。因此將中小學(xué)教育工作真正落到實(shí)處，切實(shí)完善中小學(xué)教育體系和教育制度，能為社會(huì)的發(fā)展以及民族的進(jìn)步輸送大量高素質(zhì)的復(fù)合型人才，全民解決我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中人才短缺的問題。因此，在中小學(xué)教育階段，需要重視對(duì)學(xué)生的管理力度，從學(xué)生檔案管理工作著手，強(qiáng)化學(xué)校的辦學(xué)能力，提高中小學(xué)辦學(xué)水平和辦學(xué)效益。例如，我國(guó)某地區(qū)的中小學(xué)就增設(shè)專項(xiàng)資金，加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作的投入力度，優(yōu)化校內(nèi)資源的配置，提高中小學(xué)校內(nèi)檔案管理工作的能力。此外，該地區(qū)學(xué)校還利用專項(xiàng)資金，對(duì)中小學(xué)檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保工作人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理設(shè)備操作能力得到有效提升。中小學(xué)學(xué)校通過加大資金投入力度，可以全面優(yōu)化學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的能力，促進(jìn)中小學(xué)學(xué)校更加電子化、規(guī)劃化、制度化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和人性化的檔案管理工作。

2.3 動(dòng)員社會(huì)關(guān)心中小學(xué)檔案管理工作

國(guó)家在“十二五”計(jì)劃當(dāng)中已經(jīng)全面指出要加強(qiáng)對(duì)中小學(xué)教育管理力度，并且明確指出對(duì)中小學(xué)教育工作關(guān)心有利于提高我國(guó)文化強(qiáng)國(guó)發(fā)展目標(biāo)。據(jù)教育部2016年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，全國(guó)共有中小學(xué)25.45萬所，學(xué)生人數(shù)更是達(dá)到1.6億以上。因此，面對(duì)數(shù)量和規(guī)模都十分龐大的中小學(xué)在校生數(shù)量，其檔案管理工作量也相應(yīng)變得十分巨大，需要社會(huì)各界積極配合，幫助各地區(qū)的中小學(xué)檔案管理工作順利開展。教育行政部門和相關(guān)組織單位需要全面提高社會(huì)各界以及新聞媒體對(duì)于中小學(xué)教育的關(guān)注力度，同時(shí)對(duì)社會(huì)群體的教育觀、用人觀和成才觀進(jìn)行優(yōu)化引導(dǎo)，促進(jìn)教育理念的創(chuàng)新。社會(huì)各界對(duì)于中小學(xué)教育工作重視程度的提高，有利于學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，提高可操作性全面升級(jí)檔案管理電子化程序。例如，我國(guó)某地區(qū)企業(yè)就積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，將企業(yè)內(nèi)部淘汰的計(jì)算機(jī)經(jīng)過維修仍能繼續(xù)使用的機(jī)型，免費(fèi)贈(zèng)送給偏遠(yuǎn)地區(qū)的中小學(xué)檔案室；還有一部分地區(qū)企業(yè)為當(dāng)?shù)刂行W(xué)檔案管理室研發(fā)配套檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的科學(xué)性和電子化程度。通過將企業(yè)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備應(yīng)用到中小學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，可以促進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作有效性提高。

3 總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)階段我國(guó)中小學(xué)檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)電子化管理，雖然在應(yīng)用過程中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普遍性和應(yīng)用性，但仍然存在著諸多問題。中小學(xué)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行了提升，擺脫了傳統(tǒng)整卷查找檔案管理的工作弊端，有效提高了中小學(xué)檔案管理的工作效率，降低檔案管理人員的工作壓力，為加強(qiáng)檔案管理安全性，建設(shè)科學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)作出新的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]尉洪信.農(nóng)村中小學(xué)的電子檔案管理[J].科技資訊，2011，（25）：241.

[2]謝憶靜.學(xué)生電子學(xué)籍應(yīng)實(shí)行檔案化管理[J].浙江檔案，2009，（02）：41-42.

作者簡(jiǎn)介

余志勇（1978-）男，廣東臺(tái)山人，職稱：檔案系列館員，研究方向：中小學(xué)檔案管理。endprint