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      關(guān)于殯儀館檔案現(xiàn)代化管理工作中相關(guān)問題的探討

      2017-11-04 16:54:31朱峰
      魅力中國 2017年44期
      關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化管理殯儀館檔案

      朱峰

      摘要:殯葬業(yè)是我國的一個(gè)十分特殊的、具有公益性質(zhì)的行業(yè),與老百姓的生活息息相關(guān)。檔案管理是殯儀館日常工作的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展和人們消費(fèi)水平的提高,現(xiàn)代人對(duì)殯葬服務(wù)的要求越高。檔案工作是殯葬服務(wù)工作的基礎(chǔ),殯儀館要提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,就要與時(shí)俱進(jìn),不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平,充分發(fā)揮檔案在殯葬服務(wù)中的作用。本文對(duì)此進(jìn)行了探討,以期對(duì)從業(yè)人員有所借鑒意義。

      關(guān)鍵詞:殯儀館;檔案;現(xiàn)代化管理;方法

      一、檔案管理現(xiàn)代化的含義

      檔案管理現(xiàn)代化是在對(duì)檔案進(jìn)行管理工作中,無論是其檔案實(shí)體,還是理論及信息傳遞等方面,都隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷的發(fā)展到一個(gè)新的水平,而且具有較強(qiáng)的創(chuàng)新性。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化即是在檔案管理工作中充分的應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息化技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管量。殯儀館作為一個(gè)特殊的部門,其檔案管理工作也具有自身的特點(diǎn),不僅需要對(duì)死亡人員的時(shí)間、遺體運(yùn)送情況進(jìn)行客觀的反映,同時(shí)還需要對(duì)遺體保存信息、火化及骨灰存放等相關(guān)信息進(jìn)行管理。這就需要充分的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作,從而更好的推動(dòng)殯葬事業(yè)的發(fā)展,為殯儀館的發(fā)展和建設(shè)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)信息。

      二、殯儀館檔案工作中存在的問題

      殯儀館是民政工作的重要組成部分。國家關(guān)于殯葬的惠民政策大多是通過殯儀館來體現(xiàn)的。隨著時(shí)間的推移,殯儀館檔案管理工作的弊端開始顯現(xiàn),已經(jīng)滯后于殯葬服務(wù)的要求,具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):

      (一)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理缺乏重視

      長(zhǎng)期以來,殯儀館屬于國家事業(yè)單位,殯葬服務(wù)是政府壟斷性行業(yè),因此殯儀館的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏危機(jī)和創(chuàng)新意識(shí),對(duì)殯儀館檔案工作的重視程度不足,沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理在殯儀館發(fā)展中的地位和作用。檔案工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí),坐等用戶上門的思想根深蒂固,在重要檔案資源的收集和整理上缺乏積極性,一些重要的檔案資源沒有被及時(shí)歸檔,導(dǎo)致殯儀館檔案工作停滯不前。

      (二)檔案管理工作人員素質(zhì)和能力欠缺

      正是由于對(duì)檔案管理工作的不重視,殯儀館在用人方面存在很大的漏洞,很多工作人員都是從其他部門抽調(diào)來的,這部分人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)背景,不了解檔案管理的專業(yè)知識(shí)和工作方法,工作成效差強(qiáng)人意。甚至有的殯儀館將檔案管理部門當(dāng)作離退休職工和員工家屬的安置場(chǎng)所,很多員工連基本的電腦操作都不會(huì),更遑論檔案管理的信息化建設(shè)。盡管有的殯儀館招聘了一些學(xué)歷較高的專業(yè)人員,但由于檔案管理工作繁瑣、工作量大,員工沒有時(shí)間用來學(xué)習(xí)和提高,導(dǎo)致自身的技能和知識(shí)滯后于檔案工作的發(fā)展。

      (三)缺乏科學(xué)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

      近年來,現(xiàn)代人對(duì)殯葬服務(wù)的需求不斷增加,產(chǎn)生了大量的殯葬檔案資料,傳統(tǒng)的檔案管理制度和方法已經(jīng)跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。很多殯儀館管理混亂,大量的無名骨灰無人認(rèn)領(lǐng),占據(jù)了寶貴的資源。一些殯儀館寄存骨灰的手續(xù)十分簡(jiǎn)單,祭掃者憑借單一的寄存證就可以進(jìn)行祭掃活動(dòng),祭掃現(xiàn)場(chǎng)的架位編排也十分混亂,給陳盒查詢、寄存管理等工作帶來很多麻煩,直接導(dǎo)致檔案管理工作處于混沌狀態(tài)。很多殯葬的檔案資料都是紙質(zhì)的,由于時(shí)代久遠(yuǎn),很多資料上的字跡變得模糊不清,有些紙質(zhì)資料磨損嚴(yán)重,甚至丟失了。檔案資料中很多都是重復(fù)的文件,一些沒有存儲(chǔ)價(jià)值的資料被大量的收集。而一些重要的登記表和統(tǒng)計(jì)表等沒有進(jìn)行工作范疇,造成了文件的丟失

      (四)檔案現(xiàn)代化管理工作中信息化不足

      隨著現(xiàn)代社會(huì)殯葬意識(shí)的不斷提高,對(duì)殯葬服務(wù)的需求不斷增加,產(chǎn)生了大量的殯葬文件。然而,一些殯儀館依然沿襲傳統(tǒng)的檔案處理方法,主要依靠手工模式來處理檔案資料,檔案資源依然主要以紙質(zhì)形式存在,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案現(xiàn)代化管理的需要。隨著信息化手段在檔案管理工作的廣泛應(yīng)用,很多殯儀館都加大了檔案信息化建設(shè)的力度,來滿足收集、整理海量信息資源的需要。然而,在一些殯儀館對(duì)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,信息化成為一句口號(hào),僅僅配備了一些計(jì)算機(jī),檔案資料依然以紙質(zhì)為主,工作效率低下,更遑論利用信息網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案資料的搜索和查詢了。

      三、加強(qiáng)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理的具體方法

      (一)強(qiáng)化殯儀館檔案管理理念的創(chuàng)新

      隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,各學(xué)科在發(fā)展過程中得以交叉和綜合,形成了共生的關(guān)系,而殯儀館檔案管理工作也需要充分的依據(jù)這一規(guī)律,并在工作中加快創(chuàng)新和突破,加快對(duì)殯儀館檔案管理工作的定量化研究,使現(xiàn)代化技術(shù)在殯儀館檔案管理中得以更廣泛的應(yīng)用。

      (二)提高檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平

      1.信息的輸入

      使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)采取單個(gè)用戶和多個(gè)用戶輸入方法進(jìn)行輸入,在數(shù)據(jù)的輸入過程中,對(duì)每一份數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多次的輸入以保證數(shù)據(jù)的正確性。定期對(duì)本單位的所有資料進(jìn)行檢查,看是否有漏掉輸入數(shù)據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生,并將所有資料進(jìn)行保存。

      2.查詢和檢索

      在殯儀館檔案管理中針對(duì)死亡人員檔案資料的信息量不是很大,但是涉及的信息面卻是很廣的特點(diǎn)。在查詢和管理的過程中應(yīng)該做到不但能夠按照姓名和骨灰存放證的編號(hào)可以直接查詢死者的全部檔案資料,而且還可以利用死亡人員的死亡時(shí)間、遺體寄存時(shí)間和續(xù)存時(shí)間、死亡人員的年齡大小、生前的住址和工作單位、寄存人的住址和工作單位、骨灰的取走時(shí)間、相關(guān)經(jīng)辦人等單一方面的內(nèi)容或是多個(gè)方面的內(nèi)容組合進(jìn)行檢索。這樣在一定程度上提高了檢索的速度,提高了殯儀館的服務(wù)水平。

      3.匯總和統(tǒng)計(jì)

      將計(jì)算機(jī)輸入的檔案資料進(jìn)行全面的匯總并進(jìn)行分類處理,將相關(guān)資料根據(jù)需求打印成各類報(bào)表,滿足殯儀館日常管理的實(shí)際需求。并對(duì)殯儀館內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)信息的共享。

      四、結(jié)束語

      當(dāng)前我國殯葬行業(yè)也取得了較快的發(fā)展,但殯儀館的檔案管理工作還較為滯后,這在一定程度上給殯儀館的服務(wù)質(zhì)量帶來了較大的影響,所以在當(dāng)前殯儀館檔案管理工作中,需要增強(qiáng)科技力量的投入,加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程,這樣不僅能夠有效的提高殯儀館檔案管理的水平,而且對(duì)我國殯葬事業(yè)的發(fā)展也具有極為重要的意義。

      參考文獻(xiàn):

      [1]劉學(xué)瑤.淺談信息時(shí)代的檔案管理.中國科技信息.2009.(02).

      [2]鄭敏.檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對(duì)策.科學(xué)中國人.2014-02-25.endprint

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