合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計

周慶++張吉++耿永君

摘 要隨著信息化的發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營等各個環(huán)節(jié)中，促進企業(yè)業(yè)務(wù)在管理和創(chuàng)新上的升級。其中合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計，可以改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字工作模式，解決找領(lǐng)導(dǎo)難，找哪個領(lǐng)導(dǎo)簽字難等問題，不僅大大提高工作效率，同時實現(xiàn)簽名的全程監(jiān)控，為審核提供可靠的一句。合同網(wǎng)簽系統(tǒng)對各功能及流程都做好詳細設(shè)計，滿足實際業(yè)務(wù)需求。

【關(guān)鍵詞】信息化 網(wǎng)簽 系統(tǒng)設(shè)計

隨著企業(yè)的發(fā)展、規(guī)模的擴大，一份合同需要很多上級領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準，業(yè)務(wù)員帶著紙質(zhì)合同往返于審核人之間，遇到出差等情況往往會嚴重滯后合同的審核工作。

基于計算機信息技術(shù)建立合同網(wǎng)簽系統(tǒng)，審核人在線批準，業(yè)務(wù)員網(wǎng)上全程監(jiān)控審核節(jié)點，流程完畢后打印出帶有手寫簽名的合同審核報告表進行歸檔。系統(tǒng)可以提高合同網(wǎng)簽效率，同時通過手機APP做到出差工作兩不誤。

1 合同網(wǎng)簽系統(tǒng)功能模塊

1.1 管理模塊

1.1.1 權(quán)限設(shè)置

設(shè)置起草權(quán)限，無權(quán)限人員不得起草合同，每份合同都可進行追溯，保證合同的真實、規(guī)范、嚴謹。

1.1.2 部門審核人、角色等設(shè)置

每個部門設(shè)置一位審核人，做到部門-審核人一一對應(yīng)；設(shè)置一個角色，定義管轄的部門范圍，系統(tǒng)根據(jù)合同審核報告表中的部門信息，自動流轉(zhuǎn)至對應(yīng)的審核人。

1.1.3 角色設(shè)置

設(shè)置一個角色，規(guī)定角色負責范圍，當合同流轉(zhuǎn)時候根據(jù)角色判斷流轉(zhuǎn)方向。

1.1.4 供應(yīng)商信息

維護供應(yīng)商信息，填寫真實的供應(yīng)商名稱、法人、注冊資金等，保證合同的有效性。

1.2 合同流轉(zhuǎn)模塊

系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)人員填寫的合同審核報告表中內(nèi)容，自動判斷流轉(zhuǎn)順序，減少審核過程中人員的操作，保證合同正常流轉(zhuǎn)；起草人可以全程監(jiān)控合同流轉(zhuǎn)狀態(tài)，流程圖如圖1所示。

1.2.1 流轉(zhuǎn)節(jié)點

根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況編寫流程路徑，通過節(jié)點的方式實現(xiàn)流轉(zhuǎn)，每個節(jié)點可以規(guī)定多種判斷條件，如定義為固定人員或按合同審核報告表中信息自動判斷審核人。當批準后根據(jù)節(jié)點出口條件自動流轉(zhuǎn)至下一個節(jié)點，所有節(jié)點都批準后流程結(jié)束。

1.2.2 合同退回

當合同內(nèi)容有誤時，當前審核人有權(quán)進行退回操作，選擇已通過流程中的任一節(jié)點進行退回操作；退回后，被退回節(jié)點修改合同審核報告表后重新提交，可以選擇重走流程或直接送至退回人處。

1.2.3 合同編號、打印

流轉(zhuǎn)結(jié)束后，歸檔人進行編號并打印出合同審核報告表，系統(tǒng)自動根據(jù)每個節(jié)點的審核人將對應(yīng)人員的手寫簽名填入相應(yīng)的打印模板中，系統(tǒng)規(guī)范編號規(guī)則，杜絕重復(fù)編號出現(xiàn)。

1.3 用戶使用模塊

管理員添加用戶后，用戶通過自身的用戶名及密碼登錄系統(tǒng)，根據(jù)頁面中的目錄導(dǎo)航進行相關(guān)業(yè)務(wù)的操作。具備合同起草權(quán)限的人員填寫合同審核報表表單內(nèi)容后提交，當合同流轉(zhuǎn)至某一審核人用戶時，該用戶點擊合同標題打開合同明細表單，查閱表單中內(nèi)容及附件后選擇批準或退回。

1.4 統(tǒng)計及查詢

系統(tǒng)統(tǒng)計各部門、各時間段內(nèi)的合同數(shù)量，通過關(guān)鍵詞對歷史合同進行查詢，流程圖直觀反映了當時的審核流程，表單內(nèi)容及附件真實反映了合同簽訂各項條款，避免發(fā)生爭議。

1.5 手機APP

登錄后簡易顯示合同審核報告中的內(nèi)容，可以查看相關(guān)附件，APP支持批準及退回功能，并有提醒功能，大幅縮短合同審核周期。

手機APP需設(shè)置權(quán)限，只有指定人員才允許登錄，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性及保密性。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)及語言

使用java為開發(fā)語言，采用BS三層架構(gòu)進行設(shè)計開發(fā)，包括Web顯示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。

2.1.1 Web顯示層

采用html+css結(jié)合開發(fā)，用戶通過網(wǎng)頁瀏覽器打開后登錄系統(tǒng)，根據(jù)目錄打開相應(yīng)的功能界面，完成相關(guān)操作。

2.1.2 業(yè)務(wù)邏輯層

主要處理用戶權(quán)限及流程邏輯等功能，根據(jù)用戶操作及填寫的表單內(nèi)容進行判斷，保證合同按照指定規(guī)則進行流轉(zhuǎn)

2.1.3 數(shù)據(jù)訪問層

通過連接字符串處理與數(shù)據(jù)庫的連接，返回SQL語句數(shù)據(jù)結(jié)果，位于最底層

2.2 數(shù)據(jù)庫及服務(wù)器

Linux服務(wù)器，保證系統(tǒng)更加穩(wěn)定，程序移植方便，便于管理；采用oracle11g作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，增強應(yīng)用程序的性能，設(shè)置定時備份，降低數(shù)據(jù)丟失的風險，同時支持數(shù)據(jù)庫回滾，進一步加強數(shù)據(jù)的安全性。

3 系統(tǒng)成果

3.1 極大的提高合同審批速度

線下審批時，合同申請人按照審批流程挨個部門報送，若部門相關(guān)審核人出差時，審核流程則無限期延后，線上審批后，可以通過APP或PC端遠程審核，極大的提高了審批速度，給生產(chǎn)經(jīng)營帶來便利。

3.2 優(yōu)化公司合同編號及歸檔工作

線下審批時，各部門合同都沒有統(tǒng)一合同編號規(guī)則，也沒有統(tǒng)一歸檔至檔案程序，這種情況下，有時會因負責人工作調(diào)動等原因，導(dǎo)致新接手人找不到原來履行完畢的合同。線上審批時，系統(tǒng)根據(jù)固定規(guī)則生成合同編號，優(yōu)化歸檔工作。

3.3 完善公司管理工作

線下審批時，合同申請人、合同審批人不固定，沒有明確的管理規(guī)則。線上審批時，根據(jù)企業(yè)制度及相關(guān)授權(quán)，確定合同領(lǐng)導(dǎo)審批名單及每個部門合同申請人的名單，做到具體可查到每個合同的申請人、執(zhí)行人、歸檔人的具體明細，權(quán)責明確，避免發(fā)生推諉扯皮的現(xiàn)象。

4 結(jié)語

合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計實現(xiàn)，是企業(yè)信息化整體提升的具體表現(xiàn)，系統(tǒng)根據(jù)既定規(guī)則進行流轉(zhuǎn)，降低了錯誤發(fā)生的概率；歷史數(shù)據(jù)及審核過程的追溯，避免發(fā)生爭議；對提高企業(yè)工作效率，加強企業(yè)管理具有重要意義。

作者簡介

周慶（1981-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。工程師職稱，計算機專業(yè)。研究方向為信息管理技術(shù)。

張吉（1989-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。助理工程師職稱，計算機專業(yè)。研究方向為軟件開發(fā)技術(shù)。

耿永君（1984-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。電子信息工程專業(yè)。研究方向為系統(tǒng)架構(gòu)。

作者單位

江陰興澄特種鋼鐵有限公司 江蘇省江陰市 214400