如何成功實(shí)施審核風(fēng)險評估

編者按

本文發(fā)表于2017年2月的《質(zhì)量世界》雜志，作者安德魯?沃德是Get On With Business公司的獨(dú)立顧問，專門從事系統(tǒng)過程分析和風(fēng)險評估。本文介紹了英國保富集團(tuán)和橫貫鐵路公司定制的審核解決方案。該方案將審核流程分解成六個階段：生成適用的審核清單、識別評估因子、確定各因子的權(quán)重、設(shè)定評估因子評分標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用評分、設(shè)定重要邊界。

就核查質(zhì)量流程和產(chǎn)出而言，審核計(jì)劃是一項(xiàng)基本要求，它決定了在什么時候?qū)徍四男┓矫娴膬?nèi)容。然而，理解“哪些方面”和“什么時候”也是一個很大的挑戰(zhàn)。

英國保富集團(tuán)與橫貫鐵路公司在合同期內(nèi)產(chǎn)生了這一問題。為期三年的新伍爾維奇站建設(shè)項(xiàng)目在修建到一半時，發(fā)現(xiàn)盡管制訂了審核計(jì)劃，卻沒有現(xiàn)成的、可應(yīng)用于該項(xiàng)目的審核方法。質(zhì)量團(tuán)隊(duì)很快意識到，沒有可供參考的先例則意味著需要專門定制一個系統(tǒng)方法，來精準(zhǔn)地滿足該項(xiàng)目的審核需要。

當(dāng)他們開始這個項(xiàng)目的時候，他們希望技術(shù)方案包含幾個可交付成果，使其在合同期限內(nèi)得到有效應(yīng)用（并適用于其他工作或情況）。其中，風(fēng)險評分必須是可視化的，以便客戶進(jìn)行審查，數(shù)據(jù)必須以便于審核的方式進(jìn)行編排；項(xiàng)目的審核過程還必須有足夠的靈活性，可以增加額外指標(biāo)，以便在不必重新評定現(xiàn)有主題的情況下進(jìn)行評分；在對風(fēng)險進(jìn)行評估時，人們通常容易忽略許多可能導(dǎo)致事件發(fā)生和后果的風(fēng)險因子。這些因子被定義為子主題，并可基于交互作用進(jìn)行評分。

所采用的評分流程必須確?？赡軐?dǎo)致風(fēng)險發(fā)生和后果的因子是預(yù)先確定的，并且在每個主題中都是一致的。它應(yīng)是一個定量的系統(tǒng)，其結(jié)果以數(shù)字形式表現(xiàn)，可以用來比較。在風(fēng)險評估中采用數(shù)字形式會產(chǎn)生一個問題，即人們傾向于將數(shù)字絕對化，并避開對問題的解決。該團(tuán)隊(duì)通過設(shè)定一系列比對來克服這一困難。一旦要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)明確下來，他們就設(shè)計(jì)了一個實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的流程。整個審核流程被劃分為六個階段，可以被系統(tǒng)地應(yīng)用、添加或在后期加以更改。

表1

表2

一、生成適用的審核清單

遺憾的是，許多審核計(jì)劃根本沒有完成，而且不是利用系統(tǒng)方法生成的。這些審核計(jì)劃通常做得很漂亮，但它們?nèi)鄙偕蛇m用的審核清單的明確依據(jù)。

審核清單應(yīng)當(dāng)通過系統(tǒng)的方式來生成。針對橫貫鐵路公司的合同，他們審查了相關(guān)的文件，包括合同交付、說明書、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃和策略，以及橫貫鐵路公司自身的管理系統(tǒng)。他們必須要確保接受審核的主題是可管理的。經(jīng)驗(yàn)表明，如果主題超過40個，將會導(dǎo)致審核重復(fù)并耗費(fèi)大量的資源。

首先，他們會生成一個很長的審核主題清單，并注釋它們的來源、概述它們的范圍。然后，他們標(biāo)注出合同中要求執(zhí)行審核的地方，以確保它們能得到執(zhí)行。

表3

二、辨識評估因子

在第二階段，該團(tuán)隊(duì)需要識別評估流程中的重要因子。每個因子都適用于審核清單中的全部主題。這些評估因子是基于可能性和后果確定的。表1列出了已識別出的應(yīng)用于施工工作的評估因子。

三、確定各因子的權(quán)重

為了進(jìn)行成功的審核風(fēng)險評估，需要對已識別的評估因子進(jìn)行比較。該團(tuán)隊(duì)為各個因子制定了從1到5的權(quán)重，其中5為最高級。合同存續(xù)期間，在伍爾維奇項(xiàng)目的實(shí)踐應(yīng)用中，評級大部分保持在3或5（見表2）。

表4

表5

四、設(shè)置評估因子的評分標(biāo)準(zhǔn)

接下來，他們對每個評估因子進(jìn)行描述和分級，并對它們賦值。然后，他們制作了一個清單，對每個評估因子按照1～5設(shè)置評分，其中最高的評分意味著影響最大。

五、評分的應(yīng)用

設(shè)定好系統(tǒng)后，就可以將各因子應(yīng)用于評估。你需要對照所有審核主題逐一查看評估因子，以確定最適合的分值。以表4中“員工的培訓(xùn)和能力”為例，其下有兩個評估因子：對合同價值的影響分為2，對項(xiàng)目的影響分為3?？偡质峭ㄟ^評分乘以權(quán)重來計(jì)算的。通過電子表格的設(shè)置，可以很容易地計(jì)算出結(jié)果。因此，在該例子中，對于“員工的培訓(xùn)和能力”，剩余工期分?jǐn)?shù)4乘以權(quán)重3為12，然后將12加到總分中。對所有的評估因子重復(fù)這一算法，該列計(jì)算的總和就是總分。

六、設(shè)定重要邊界

如前所述，這個方案設(shè)計(jì)的目的是避免關(guān)于價值和數(shù)字的激烈爭論。通過以組別來計(jì)算總分，反映審核主題對項(xiàng)目整體交付的影響，這一問題得以解決。根據(jù)剩余18個月的合同工期，表5顯示了需要進(jìn)行主題審核的緊迫性。之后，針對一個連續(xù)流程的行業(yè)進(jìn)行了類似的實(shí)踐，采用了類似的評分方式，并引入了季度評審。

評估審核計(jì)劃

成功的實(shí)踐表明，應(yīng)當(dāng)對所有的審核計(jì)劃進(jìn)行定期評估，以反映工作場所和工作方法的變化。

這可以是簡單評估每個階段，以確認(rèn)流程的有效性。如果需要進(jìn)行變革，則對需要改進(jìn)的領(lǐng)域重新評分，以便輕松地與以前的審核評分進(jìn)行比較。通過這樣的方法，審核計(jì)劃得以進(jìn)步和發(fā)展，反映出企業(yè)或項(xiàng)目當(dāng)下關(guān)注的問題。

采用這一流程選擇審核的主題，意味著你可以從審核流程中獲得最大的經(jīng)營效益。通常來說，流程本身缺乏被審核的足夠證據(jù)，但是通過審核風(fēng)險評估，你可以確保獲得可供使用的證據(jù)。

通過分配數(shù)字，你可以清楚地了解決策背后的原因，并且方便客戶或他人（如認(rèn)證機(jī)構(gòu)）進(jìn)行審查。

即使情況發(fā)生變化，也很容易對整個過程進(jìn)行重新評估?？傊?，審核計(jì)劃是質(zhì)量檢測工具箱中的一個有用的技術(shù)。

（賈潤田 編譯）