加強企業(yè)合同管理的思考

馬海生

【摘 要】合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容。企業(yè)應通過采取建立合同制度體系、建立合同管理系統(tǒng)、實施環(huán)節(jié)控制、搭建共享交流平臺、加強監(jiān)督檢查等系列措施，實現(xiàn)企業(yè)職能部門互相配合、有效聯(lián)動，依法合規(guī)辦理合同業(yè)務，及時預判、防控業(yè)務風險。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；合同；管理

面臨日益嚴峻的經(jīng)濟形勢和日趨復雜的市場環(huán)境，如何通過加強企業(yè)合同管理，防范對外業(yè)務經(jīng)營風險，已成為企業(yè)管理的重要課題。雖然許多企業(yè)制定了合同管理制度，也明確合同管理部門，但因?qū)贤芾泶嬖谡J識上誤區(qū)，或?qū)贤芾砣狈ψ銐虻恼J知，致使企業(yè)職能部門缺乏協(xié)同，導致在簽訂履行合同過程中屢屢出現(xiàn)失誤甚至失職被騙，給企業(yè)造成不必要的損失。企業(yè)合同管理是企業(yè)職能部門通過合同簽訂、履行、評估、監(jiān)督、檢查等一系列行為實現(xiàn)企業(yè)目標的操作體系。加強企業(yè)合同管理應多措并舉，實現(xiàn)企業(yè)合同管理、承辦、審查等職能部門相互配合，依法合規(guī)辦理合同業(yè)務。

一、建立完善的、符合企業(yè)實際的合同制度體系

合同制度不是單一的合同管理制度，而是以合同管理制度為核心，合同業(yè)務制度為補充的制度體系，合同管理制度對合同簽訂流程、履行注意事項、合同檔案管理等方面進行宏觀指導、規(guī)范，合同業(yè)務制度則對具體業(yè)務是否應當簽訂合同、合同主要內(nèi)容、合同履行控制如采購設(shè)備如何驗收等進行詳細的規(guī)定，兩者相輔相成、缺一不可。加強企業(yè)合同管理首先要建立完善的、符合企業(yè)實際的合同制度體系，合同管理、承辦、審查等職能部門應及時制定、修訂完善合同制度，實現(xiàn)合同管理制度與合同業(yè)務制度有效銜接、融入，對合同業(yè)務人員進行工作指引，規(guī)范辦理合同業(yè)務。

二、構(gòu)建分工協(xié)作的合同管理系統(tǒng)

合同管理不是合同管理部門對合同進行管理，而是由合同領(lǐng)導機構(gòu)、相關(guān)職能部門構(gòu)成的合同管理系統(tǒng)對合同進行管理。在合同領(lǐng)導小組（或委員會）的領(lǐng)導下，合同管理部門、合同承辦部門、合同審查部門分工協(xié)作、密切配合，共同做好企業(yè)合同管理。

1.建立垂直的合同管理組織體系

根據(jù)本單位管理的實際情況，企業(yè)應組建合同管理領(lǐng)導機構(gòu)如合同領(lǐng)導小組或合同管理委員會，并根據(jù)合同性質(zhì)、標的大小，以及領(lǐng)導分工等因素，分別賦予領(lǐng)導機構(gòu)組成人員相應的合同審批決策權(quán)限，對重大復雜合同實行集體審議決策程序。企業(yè)應明確專門的合同管理部門，配備專門的合同管理人員，負責合同管理日常工作，指導業(yè)務部門按照流程辦理合同業(yè)務；明確銷售、采購、建設(shè)等重要合同業(yè)務部門為專項合同的管理部門，配備專（兼）職合同管理人員，負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)的合同管理工作。專門合同管理部門與專項合同管理部門對合同管理領(lǐng)導機構(gòu)負責。

2.建立協(xié)同的合同管理業(yè)務體系

合同管理業(yè)務體系由合同管理、承辦、審查等職能部門共同組成。企業(yè)應當合理界定、明確規(guī)定各職能部門的職責，實現(xiàn)部門間分工明確，有效協(xié)同。合同管理部門主要負責合同宏觀管理如制定修訂合同管理制度，并負責對合同文本登記編號、授權(quán)委托書制作管理、合同管理檔案的收集等日常管理，以及進行合同業(yè)務指導等；合同承辦部門是合同管理的主要責任部門，負責合同立項、簽訂、審批、履行、爭議處理、評估、履行檔案收集等工作；合同審查部門是輔助部門，從專業(yè)角度參與合同審查、爭議處理、評估等工作。

3.規(guī)范合同業(yè)務辦理流程

企業(yè)應不斷制定、完善合同業(yè)務辦理流程，讓職能部門知道在什么時點、什么條件、由誰負責啟動合同程序，如何簽訂履行合同、處理爭議，怎樣進行合同審批；各職能部門也要制定本部門業(yè)務工作流程，明確內(nèi)部科室職責分工、辦理合同業(yè)務需要履行的程序。企業(yè)通過規(guī)范合同業(yè)務辦理流程，有效提高合同效率。

三、實施環(huán)節(jié)控制，做好合同簽訂、履行、評估工作

合同管理不單是合同簽訂管理，而是對合同簽訂、履行、評估進行全程管理，合同簽訂是基礎(chǔ)，履行是關(guān)鍵，評估是保障，三者不可偏廢，不能只重視合同簽訂，輕視合同履行，忽視合同評估。

1.實施盡職調(diào)查，進行合同集體審查

合同簽訂前，合同承辦部門負責對合同對方（含股東、關(guān)聯(lián)企業(yè)）進行全面、系統(tǒng)調(diào)查，應通過網(wǎng)絡(luò)查詢、資料提供、現(xiàn)場走訪、客戶調(diào)查、委托中介等方式、途徑，核實其主體資質(zhì)情況，取得主體資格、資質(zhì)證書，如營業(yè)執(zhí)照、身份證、許可資質(zhì)證書等；落實其主體資信情況，如資產(chǎn)規(guī)模、財務狀況、企業(yè)信用、銀行信用、企業(yè)涉訴等，對重大事項應形成專項調(diào)查報告，以確保合同主體適格，具備履約能力。合同簽訂前，合同承辦部門應將合同文本提交合同管理部門，以及財務、技術(shù)、企管、法律等審查部門進行審查。各職能部門從專業(yè)角度，就合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度進行審查把關(guān)，對可預見的風險擬訂防范控制條款。

2.形成履行預案，持續(xù)開展資信監(jiān)控

合同履行前，合同承辦部門人員要充分了解合同簽訂背景，準確知悉我方合同目的、意圖，熟悉合同履行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在此基礎(chǔ)上形成履行預案。合同承辦部門要加強履行控制，要督導對方依約履行。合同履行中，合同承辦部門人員要持續(xù)對合同對方（含股東、關(guān)聯(lián)企業(yè)）主體資信情況進行實時監(jiān)控，動態(tài)掌握其資信情況。一旦發(fā)現(xiàn)合同對方出現(xiàn)喪失履約能力、惡意逃廢債務，或需變更解除合同等情形時，立即啟動履行應急預案，合同承辦部門與合同管理部門、合同審查部門配合，及時采取有效應對措施，避免損失擴大。

3.進行合同評估，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓

在合同履行完結(jié)，或發(fā)生履行爭議時，企業(yè)應對業(yè)務合同進行評估，合同承辦、管理、審查等職能部門共同對合同簽訂履行，合同文本、條款表述，履行預案、爭議處理等進行全面、系統(tǒng)評估，不斷分析總結(jié)，避免同樣問題重復出現(xiàn)、反復發(fā)生。

四、搭建共享交流平臺，提升合同業(yè)務能力

1.搭建法律法規(guī)學習交流平臺

合同業(yè)務部門人員除應掌握部門職責、企業(yè)業(yè)務規(guī)定外，還應持續(xù)關(guān)注、學習、研究、熟悉、掌握本業(yè)務領(lǐng)域內(nèi)的，國家、地方頒布的與合同業(yè)務相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策、文件。企業(yè)應將搜集、整理的法律法規(guī)的條文及解讀、理解與適用、法院相關(guān)判例等通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、微信群組等途徑進行發(fā)布，供合同業(yè)務人員進行學習、交流，實現(xiàn)合同業(yè)務人員知法、懂法、用法，不斷提升合同起草、審查、簽訂、履行、爭議處理能力。

2.搭建合同示范文本共享平臺

專項合同管理部門應加強對國家、外部企業(yè)頒布、制定、使用的合同文本的研究、借鑒，結(jié)合本單位實際情況，及時研究制定可重復使用的示范文本。企業(yè)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、印發(fā)文件等方式，將合同示范文本以及填寫說明進行發(fā)布，合同承辦人員可根據(jù)具體合同情況，對合同條款進行適當修訂，有效提高合同效率，防范業(yè)務風險。

3.搭建合同業(yè)務經(jīng)驗交流平臺

合同管理部門、專項合同管理部門應定期或不定期召開專業(yè)會議，針對不同業(yè)務類型的合同，逐一進行查找、分析、研究、解決合同簽訂、履行、日常管理中存在問題，不斷提升合同業(yè)務能力，辦好業(yè)務合同。

五、加強監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改

企業(yè)內(nèi)部審計部門應加強領(lǐng)導干部任期經(jīng)濟責任審計、重要合同業(yè)務以及合同管理的專項審計，必要時可聘請外審機構(gòu)進行審計；紀委監(jiān)察部門應對重要合同業(yè)務、合同管理等定期開展效能監(jiān)察，審計監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)業(yè)務合同簽訂、履行、管理存在問題的，要進行專項督導、限期整改。合同管理部門、合同承辦部門以及各業(yè)務職能部門，應定期或不定期對合同簽訂、履行、管理情況進行自查、檢查，不符合合同制度的要及時整改。

參考文獻：

[1]胡為民，齊凱歌.淺析國有企業(yè)合同管理法律風險的防范對策前沿 2012年第6期 .

[2]黃志勇，鐘南恩，國有企業(yè)合同管理中的法律風險及其防范企業(yè)家天地 2009.7.endprint